Warum die Arbeitsauftragsverwaltung in Papier- und Tabellenkalkulation eine Horrorshow ist

Bei Papier erfordert das Erstellen neuer Arbeitsaufträge viel Zeit und Mühe, sodass Sie gezwungen sind, das Nötigste einzubeziehen. Mit Tabellenkalkulationen können Sie Daten schnell generieren und teilen, aber sobald sie sich verbreiten, haben Sie keine Kontrolle mehr darüber.

Papier tötet Ihre Wartungsdaten und Tabellenkalkulationen verwandeln sie in Zombies. So oder so, Sie sind im Dunkeln gefangen.

Wenn Sie derzeit mit einem papier- oder tabellenbasierten Wartungsmanagement zu kämpfen haben, kennen Sie alle Probleme. Du lebst bereits in diesem Gruselfilm.

Aber es lohnt sich, sich diese alten Monster noch einmal anzusehen, um zu verstehen, warum sie so viele Kopfschmerzen verursachen. Denn sobald wir wissen, warum sie nicht funktionieren, können wir leichter eine moderne CMMS-Softwarelösung auswählen, die dies tut.

Arbeitsaufträge in Papierform vernichten Ihre Wartungsdaten

Es überrascht nicht, dass so viele Organisationen und Branchen versuchen, papierlos zu werden. Jeder, von Ihrer lokalen Bank bis hin zu internationalen Fluggesellschaften, hat vor langer Zeit umgestellt, weil es Probleme gab, einen modernen, datenintensiven Betrieb zu führen und sich dabei auf Papier zu verlassen.

Viele der Probleme laufen darauf hinaus, wie schwer es ist, Daten zu generieren und wie schwer es ist, sie nicht zu verlieren. Das Ergebnis? Ineffizienzen, die Sie Zeit und Geld kosten.

Handgemacht ist großartig für Essen und Anfassen ist die beste Art von Erfahrung

Aber alles, was „manuell“ ist, ist einfach schrecklich, wenn es um Daten geht, einschließlich Arbeitsaufträge, bei denen Sie zuverlässig Folgendes benötigen:

• Generieren
• Priorisieren
• Zuweisen
• Erfassen
• Hebelwirkung

Wenn Sie sich diese Liste ansehen, ist das im Grunde alles, was Sie jemals mit Ihren Daten tun müssten.

Wenn Sie alles von Hand kopieren, können Sie nur die minimale Menge an Informationen einfügen

Lassen Sie uns vergleichen, was Sie in Arbeitsaufträge aufnehmen möchten, mit dem, was Sie normalerweise können. Um Technikern dabei zu helfen, vorbereitet vor Ort zu sein, effizient zu arbeiten und frühzeitig zu schließen, sollten sie Folgendes haben:

• Umfassende Anlagenwartungs- und Reparaturhistorien
• Schritt-für-Schritt-Anleitung
• Anpassbare Checklisten
• Zugehörige Teile und Materialien
• Zugehörige Bilder, Schaltpläne, Betriebs- und Wartungshandbücher und Garantien
• Interaktive Lagepläne und Grundrisse

Wie viel könnten Sie vernünftigerweise in einen Arbeitsauftrag aufnehmen? Selbst wenn Sie bereit und in der Lage wären, jeden Morgen damit zu verschwenden, vor dem Kopierer im Büro zu stehen, wird es immer zu viel Zeit und zu viele Ressourcen in Anspruch nehmen, Arbeitsaufträge mit nur einem Bruchteil dieser Informationen zu erstellen.

Und selbst wenn Sie die Zeit hätten und eine Papierfabrik betreiben würden, in der Papier im Grunde kostenlos wäre, bräuchten Techniker Schubkarren, nur um die Arbeitsaufträge eines Tages herumzuschleppen.

Am Ende enthalten Arbeitsaufträge in Papierform immer nur die Mindestinformationen, sodass es den Technikern überlassen bleibt, viele Dinge selbst herauszufinden, Fehler zu beheben, wenn sie arbeiten könnten, und die Zeit aller damit zu verschwenden, dasselbe Rad neu zu erfinden.

Und wenn Techniker ihre Zeit verschwenden, verschwenden Sie Ihr Geld.

Diese wenigen Daten sind wahrscheinlich auch voller kleiner Fehler

Das ist die schlimmste Art von Fehler, denn nichts ist schlimmer, als „lautlos“ zu scheitern. Wenn Sie einen Fehler sofort sehen, können Sie ihn korrigieren. Aber wenn es leicht an Ihnen vorbeikommt, weil es klein ist, besteht später eine größere Chance auf eine große Katastrophe.

Hier ist ein kurzes Beispiel. Auf der Rückseite befinden sich zwei identische Gefrierschränke, und einer von ihnen muss überprüft werden, gefolgt von einigen schnellen vorbeugenden Wartungsarbeiten. Wenn Sie die Informationen auf den Papierarbeitsauftrag kopieren, schreiben Sie versehentlich die falsche Nummer auf, was dazu führt, dass die Techniker am falschen Gefrierschrank arbeiten. Derjenige, der die Arbeit brauchte, wird ignoriert – bis er an mangelnder Aufmerksamkeit zusammenbricht.

Und diese kleinen Fehler machen Ihre Wartungsberichte nicht nur frustrierend und zeitraubend, sondern auch ungenau

Wir verbringen viel Zeit damit, darüber zu sprechen, wie Papier die Arbeit mit Daten erschwert, aber es lohnt sich, ein wenig zurückzugehen und zu fragen:„Warum brauchen wir diese Daten überhaupt? Warum ist es für uns wichtig, gute Daten zu haben?“

Gute Frage. Und die Antwort ist, weil Wissen Macht ist. Und Wissen ist die halbe Miete. Und eine Reihe anderer beliebter Sprüche und berühmter Zitate, die die Bedeutung von Wissen hervorheben.

Wenn Sie die richtigen Zahlen haben, können Sie die richtigen Entscheidungen treffen.

Aber wenn Sie gezwungen sind, sich auf Papier zu verlassen, sind Ihre Zahlen wahrscheinlich immer etwas falsch. Erstens kann man leicht einen Zettel verlieren, und das bedeutet, dass viele Ihrer Daten einfach verschwinden. Wenn Sie wissen möchten, wie viel Sie im letzten Monat für die Wartung ausgegeben haben, müssen Sie in Schritt eins all diese kleinen Zettel aufspüren. Wie viele konnten Sie zuverlässig bekommen? Und dann gibt es diese kleinen Fehler in den Papieren, die Sie sammeln könnten, die sich verschlimmern, wenn Sie versuchen, Berichte zu schreiben.

Zurück zu diesem Beispiel der falschen Identität eines Gefrierschranks. Es gab einen kleinen, aber kritischen Fehler im ursprünglichen Arbeitsauftrag, der dazu führte, dass das Team an der falschen Anlage arbeitete. Von da an wird der Fehler schlimmer, wenn Sie dem Mix für den monatlichen Wartungsbericht die falschen Zahlen hinzufügen. Anstatt zu wissen, wohin Ihr Geld im Budget fließt, denken Sie, dass es woanders hinfließt.

Und wenn Sie versuchen, Ihre Berichte zu verwenden, um Ihren vorbeugenden Wartungsplan besser zu steuern, verbreiten Sie diesen Fehler und treiben ihn voran, wo er Ihnen und dem Wartungsteam noch mehr Ärger bereiten kann.

Sogar ein kurzer Blick auf Arbeitsaufträge in Papierform, und wir können sehen, warum fast alle begeistert waren, zu Arbeitsaufträgen in Tabellenkalkulationen zu wechseln. Aber sie haben nur neue Probleme eingeführt.

Tabellenarbeitsaufträge verwandeln Ihre Wartungsdaten in Zombies

Hier kämpfen Sie mit dem gegenteiligen Problem, das Sie mit Papier haben. Anstatt dass Daten knapp sind und leicht verloren gehen, haben Sie jetzt viele Daten, denen Sie jedoch nie wirklich vertrauen können.

Um das Hauptproblem mit Tabellenkalkulationen besser zu verstehen, sollten wir mit einem kurzen Überblick über den Unterschied zwischen einer Kopie und einer Version einer Datei beginnen.

Denken Sie an den Standard-Workflow für Arbeitsaufträge, der auf Tabellenkalkulationen basiert. Sie erhalten eine Wartungsanforderung und beschließen, einen Arbeitsauftrag zu erstellen. Die gute Nachricht ist, dass Sie an Ihrem Schreibtisch sitzen, sodass Sie den Desktop-Computer schnell hochfahren und auf Ihr Tabellenkalkulationsprogramm zugreifen können. Von dort aus können Sie einige Informationen eingeben, einige zugehörige Informationen aus Vorlagen oder älteren Arbeitsaufträgen kopieren und einfügen.

Was Sie haben, ist die Originaldatei des Arbeitsauftrags auf Ihrem Desktop.

Als Nächstes öffnen Sie Ihr E-Mail-Konto, hängen die Datei an eine E-Mail an und senden sie an einen Wartungstechniker. Aber sie bekommen diese Datei nie. Stattdessen erhalten sie eine Kopie davon. Jetzt gibt es also das Original auf Ihrem Desktop und die Kopie auf dem mobilen Gerät des Technikers.

Sobald dieser Techniker an seiner Kopie des Arbeitsauftrags arbeitet, etwas hinzufügt oder ändert, wird diese Datei von einer Kopie zu einer Version. Es ist ähnlich wie das Original, aber gerade anders genug, um Ihre Kopie veraltet zu machen. Denken Sie daran, nichts verbindet diese beiden Dateien. Jedes Mal, wenn Sie das eine ändern, wird das andere immer veralteter. Sie haben Ihre Datenmenge verdoppelt, aber nur die Hälfte davon ist aktuell. Und wenn das Team diese Dateien einige Male als E-Mail-Anhänge weitergibt, steigt die Menge veralteter Daten exponentiell an.

Es sind im Grunde Zombiedaten.

CMMS-Software ist die sichere Lösung für die Verwaltung von Wartungsaufträgen (auch präventive Wartungspläne)

Sehen wir uns für einen direkten Vergleich noch einmal diese Liste der Dinge an, die Sie mit Ihren Daten tun müssen:

• Generieren
• Priorisieren
• Zuweisen
• Erfassen
• Hebelwirkung

Wenn wir die Liste durchgehen und einige dieser Punkte genauer betrachten, können wir sehen, wie viel besser eine moderne CMMS-Lösung das Leben für alle machen kann.

Zentrale Datenbank hält alles einfach, sicher, aktuell und zugänglich

Das Herzstück eines guten CMMS ist die Datenbank, in der alle Ihre Daten sicher gespeichert sind. Dies ist der Schlüssel, um all den Problemen aus dem Weg zu gehen, die durch den Versuch entstehen, Papier oder Tabellenkalkulationen für die Ausführung von Wartungsarbeiten zu verwenden. Anstatt Ihre Daten gefährlich auf einer Million kleiner Zettel verteilt zu haben, wo sie leicht verloren gehen oder sich zufällig in endlosen Tabellenkalkulationszellen vervielfachen, haben Sie alles an einem Ort, wo das CMMS alles automatisch in Echtzeit auf dem neuesten Stand hält.

Erstellen Sie Arbeitsaufträge mit Vorlagen

Mit einer zentralen Datenbank ist es einfach, mit Daten gefüllte Arbeitsaufträge zu generieren, da bereits alles vorhanden ist, was Sie dem Arbeitsauftrag hinzufügen können. Ein gutes CMMS wird sogar mit Vorlagen geliefert, was bedeutet, dass Sie jetzt mit nur wenigen Klicks umfassende Schritt-für-Schritt-Anleitungen und anpassbare Checklisten hinzufügen können. Müssen Sie eine Reihe von vorbeugenden Wartungsaufträgen erstellen? Das CMMS macht es Ihnen leicht, indem es sie automatisch gemäß Ihrem benutzerdefinierten PM-Zeitplan generiert.

Priorisieren und weisen Sie Arbeitsaufträge mit Dashboards zu

Im Gegensatz zu Papier und Tabellenkalkulationen macht es ein gutes CMMS einfach, alle Arbeitsaufträge auf einmal zu sehen und gibt Ihnen ein leicht verständliches Gesamtbild Ihrer Abläufe. Mit sauberen, einfachen Dashboards haben Sie alles direkt vor sich, was es leicht zu verstehen und zu organisieren macht.

Mit Papier bräuchten Sie so viele Haftnotizen, dass Sie im Grunde Ihr Büro tapezieren würden. Und mit Tabellenkalkulationen müssten Sie fünf Bildschirme auf Ihrem Desktop einrichten.

Und dann, wenn Sie es organisiert haben, macht es eine moderne Arbeitsauftragsverwaltungssoftware einfach, Arbeit zuzuweisen. Benachrichtigen Sie sie per E-Mail oder Smartphone-Benachrichtigungen, und sobald sie auf die Software zugreifen, können sie genau sehen, was Sie ihnen zugewiesen haben, sowie alle zusätzlichen Informationen, die Sie in den Arbeitsauftrag gepackt haben, um ihnen zu helfen, effizient abzuschließen.

Erfassen und nutzen Sie Arbeitsauftragsdaten mit Berichten

Wartungstechniker verbrauchen zunächst Daten aus dem CMMS, aber sie fügen auch schnell weitere hinzu. Jedes Mal, wenn sie einen Arbeitsauftrag abschließen, ein Bild hochladen oder eine Aufgabe oder einen Arbeitsauftragskommentar hinzufügen, fügen sie Daten hinzu.

Das ist genau das, was Sie wollen. Mit Hilfe der zentralen Datenbank halten diese neuen Daten alles auf dem neuesten Stand. Anstatt einen Arbeitsauftrag zuzuweisen und nie zu wissen, was damit passiert, befinden Sie sich jetzt in der Datenschleife und können alles von überall aus verfolgen.

Solange Sie beim CMMS angemeldet sind, sind Sie mit allem verbunden.

Und Sie können diese Daten nicht nur jetzt sehen, sondern auch später verwenden. Da Sie wissen, dass es genau ist und in Echtzeit vom CMMS erfasst wird (nicht auf Papier gekritzelt oder millionenfach über getrennte Tabellenkalkulationen kopiert), können Sie es getrost verwenden, um Berichte zu erstellen, um alles von Ihren Arbeitsressourcen bis zu Ihrem Inventar zu verfolgen.

Welche Ihrer Assets haben Sie im letzten Monat am meisten gekostet?

Wie schnell können Sie diese Frage in Bezug auf Ihre Wartungsarbeiten jetzt beantworten? Wenn Sie versuchen, sich auf Papier oder Tabellenkalkulationen zu verlassen, müssen Sie zum Finden der richtigen Antwort viel Papierkram durchblättern oder zwischen Dateien hin und her klicken.

Mit dem richtigen CMMS wird Ihnen die ganze Zahlenverarbeitung abgenommen. Mit dem CMMS-Berichtsmodul können Sie sogar schnell leicht lesbare, leicht verständliche Grafiken und Diagramme erstellen. Endlich haben Sie das Gesamtbild der Wartung direkt vor Ihren Augen und verstecken sich nicht in Papierstapeln oder E-Mail-Dateianhängen.

Nächste Schritte

Sind Sie es leid, ständig zu versuchen, den drohenden Katastrophen von Arbeitsaufträgen in Papierform und Tabellenkalkulation einen Schritt voraus zu sein? Es könnte weniger dramatisch sein, und Sie haben die ständigen leichten Kopfschmerzen des altmodischen Arbeitsauftragsmanagements einfach satt.

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Arbeitsabläufe zu aktualisieren und Ihre Probleme zu verringern.

Wenden Sie sich zunächst an IPS-Anbieter, um mehr über Ihre Optionen zu erfahren.