Wie Sie auf dem Weg zum vollautomatisierten Unternehmen erfolgreich sind

Um eine vollständige Automatisierung zu erreichen, muss noch viel unternommen werden.

Das Zeitalter der Automatisierung ist da. Unternehmen auf der ganzen Welt übergeben unbelohnte, regelbasierte Aufgaben an Software-Roboter, die mit einer Technologie namens Robotic Process Automation (RPA) gebaut wurden. Das steigert die Effizienz und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf die wertschöpfende Arbeit zu konzentrieren, die wirklich zählt. Viele Organisationen stehen jedoch noch am Anfang ihrer Reise und müssen noch das Potenzial der Vollautomatisierung erschließen, was als logische Schlussfolgerung von RPA bezeichnet werden kann. Wenn sie an diesem Ziel ankommen, haben Unternehmen ein optimales Gleichgewicht zwischen dem, was RPA-Softwareroboter für ihre Mitarbeiter leisten können, und dem, was Mitarbeiter am besten können. Alle Arbeiten, die automatisiert werden können, werden automatisiert, und die Mitarbeiter sind somit vollständig frei von prozessgesteuerten Aufgaben.

Vollständige Automatisierung ist das Endziel – und der Weg dorthin ist je nach Bedarf von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Es gibt kein ideales Szenario und keinen einheitlichen Ansatz, um mit der Implementierung einer unternehmensweiten Automatisierung erfolgreich zu sein.

Einige Schlüsselmerkmale werden die Fahrt prägen:die beteiligten Mitarbeiter, die Unternehmensziele und die Integration von Automatisierungen. Letztendlich ist das Ziel ein Roboter für jeden Menschen und ein Ökosystem von Automatisierungen, die zusammenarbeiten, um alle Mitarbeiter von datenintensiven Aufgaben zu entlasten.

Mit Automatisierung beginnen

Beim ersten Einstieg in die Automatisierung haben viele Unternehmen das Gefühl, dass sie sich alle Optionen offen halten und die verfügbare Zeit nutzen möchten, um zu erkunden, was die Automatisierung für ihre Teams und ihr Unternehmen tun kann. Der erste Schritt auf dem Weg zur Vollautomatisierung ist oft eine Testphase, die darauf angewiesen ist, den Return on Investment nachzuweisen und die C-Suite, die Abteilungsleiter und die IT von den Vorteilen zu überzeugen.

Sobald die Automatisierung auf die Agenda gesetzt wurde, sollten Organisationen als Nächstes ein RPA-Kompetenzzentrum einrichten, um die Nutzung der Technologie voranzutreiben und voranzutreiben, um die Bereitstellung einer zentralisierten Ansicht und Governance zu unterstützen. In dieser Phase werden ausgewählte Prozesse ausgewählt, oft isoliert, basierend auf der Tatsache, dass sie ein hohes Potenzial haben, aber Aufgaben mit geringem Wert sind, die schnell automatisiert werden können und sich sofort in Form von erhöhter Produktivität oder Kundenzufriedenheit auszahlen. Dieser Top-down-Prozess-für-Prozess-Ansatz, der von RPA-Experten implementiert wird, wird Automatisierungsprogrammen helfen, auf den Weg zu kommen.

NHS Shared Business Service (SBS) wählte beispielsweise die sehr arbeitsintensive Aufgabe der Verwaltung von Cashflow-Dateien als erste groß angelegte Automatisierung. Ursprünglich brauchten 20 Mitarbeiter und zwei Stunden pro Person, um die tägliche Aufgabe zu erledigen. Ein Software-Roboter schafft das jetzt in weniger als fünf Stunden. Die Ergebnisse erregten die Aufmerksamkeit der Interessengruppen und seitdem hat NHS SBS ein ganzes Ökosystem von Robotern geschaffen, die über 250 Prozesse handhaben.

Skalieren Sie Ihr Automatisierungsprojekt unternehmensweit

Der anfängliche Prozess-für-Prozess-Ansatz, der von RPA-Experten geleitet wird, sollte von Fachexperten unterstützt werden, die das über viele Jahre bei der Durchführung einer Aufgabe oder eines Prozesses erworbene Fachwissen einbringen können und am besten wissen, wie dies verbessert werden kann . Unternehmen, die sich ausschließlich auf ein Kompetenzzentrum verlassen, um Automatisierungen zu identifizieren, zu erstellen und einzusetzen, können möglicherweise nur 3 bis 7 % aller möglichen Automatisierungen erreichen.

RPA-Entwicklern fehlt das grundlegende Insiderwissen, um die individuellen Bedürfnisse und damit die volle Breite des Automatisierungspotenzials zu verstehen. Daher muss eine Demokratisierung der Automatisierung beginnen. Dazu gehört die Schulung der Mitarbeiter über die Funktionsweise der Technologie und die Ermutigung von Experten im gesamten Unternehmen, sich an den Bemühungen zu beteiligen.

Mit einem umfassenderen Überblick über Abteilungsprozesse können Mitarbeiter, die eine RPA-Schulung abgeschlossen haben, oder „Citizen Developers“ die breiteren Möglichkeiten der Automatisierung erschließen und ihre Wirkung auf das Endergebnis steigern. Orange Spanien, ein Mobilfunknetzbetreiber, begann diesen Prozess 2017 mit der Schulung von 13 Mitarbeitern aus verschiedenen Geschäftsbereichen. Es hat jetzt RPA-Botschafter in jeder Abteilung, die es ihnen ermöglichen, neue Möglichkeiten für die Automatisierung aufzudecken. Bis heute hat das Unternehmen unternehmensweit 400 Roboter eingesetzt.

Um die für das Wachstum in dieser Phase erforderliche Größenordnung zu erreichen, müssen die Mitarbeiter zumindest ein gewisses Verständnis der Technologie haben. Eine Fluggesellschaft entschied sich für die Einführung eines unternehmensweiten Schulungsprogramms, das allen offen steht, von Technologieexperten bis hin zu Ticketverkäufern und Gepäckassistenten. Dazu gehörte, Mitarbeitern Zugang zu kostenloser Software, Experten und sogar Build-a-Bot-Sitzungen zu gewähren.

Je mehr Mitarbeiter sich engagieren und die Automatisierungsreise des Unternehmens unterstützen, sei es durch ein allgemeines Verständnis oder den tatsächlichen Aufbau der Bots selbst, kann RPA zu einem integrierten Bestandteil der Gesamtkultur der Organisation werden. Die Automatisierung kann sich von der Übernahme eigenständiger Aufgaben in abteilungsbezogene oder sogar abteilungsübergreifende Prozesse verwandeln.

Durch die Einbeziehung von mehr Mitarbeitern in den Automatisierungsprozess kann ein Unternehmen seine Bemühungen steigern und letztendlich eine vollständige Automatisierung als Ergebnis erreichen.

Das Endspiel:Vollautomatisierung

In einem vollautomatisierten Unternehmen werden Roboter das Backoffice beherrschen, während menschliche Mitarbeiter im Frontbereich Mehrwert schaffen. Jeder Job hat ein Element sich wiederholender oder regelbasierter Arbeit. Dies zeigt sich sowohl im großen Maßstab, z. B. wenn ein Finanzteam Tausende von Rechnungen bearbeitet, als auch bei weniger intensiven, aber sich wiederholenden Aufgaben, z. B. dem Versenden einer bestimmten E-Mail pro Woche.

Im Mater Hospital in Dublin verfolgte die Organisation zu Beginn der Pandemie den Ansatz „ein Roboter für jede Krankenschwester“. Indem jeder Pflegekraft in der Abteilung Zugang zu Software-Robotern gewährt wird, spart die Abteilung für Infektionsprävention und -kontrolle 3 Stunden Verwaltungszeit pro Tag, 18 Stunden pro Woche und 936 Stunden pro Jahr. Dies gibt den Pflegekräften wertvolle Zeit, um auf den Druck von COVID-19 zu reagieren und sich mehr auf die Patientenversorgung zu konzentrieren.

Von IT-Teams kann jedoch nicht erwartet werden, dass sie all diese Automatisierungen erstellen. Dies würde einfach zu lange dauern, um wirksam zu sein. Low-Code- oder No-Code-Plattformen ermöglichen es Mitarbeitern, Co-Produzenten mit der IT zu werden und so Roboter schnell und reaktiv zu bauen und einzusetzen.

Um jeden Prozess zu automatisieren, müssen auch Automatisierungen intelligent sein. Die Einführung von KI ermöglicht kognitive Automatisierungen, die Urteilsvermögen erfordern. Beispielsweise kann ein Software-Roboter Daten aus strukturierten Quellen scannen, extrahieren und verarbeiten, aber ein KI-gestützter Software-Roboter kann Daten sowohl aus strukturierten als auch aus unstrukturierten Quellen wie handschriftlichen Notizen lesen und verstehen und sie nach Bedarf verarbeiten.
Mit stärker automatisierten Prozessen können Systeme integriert werden. Die Bemühungen basieren nicht mehr auf Abteilungsprojekten, sondern können sich auf ganze Workflows konzentrieren, die alle Automatisierungsprojekte zu einer unternehmensweiten Initiative verbinden, die alle Funktionen und Disziplinen umfasst.

Für Unternehmen, die kurz vor dem Beginn ihrer Automatisierungsreise stehen, scheint die vollständige Automatisierung ein weit entferntes Ziel zu sein. Sicherlich ist es nicht möglich, es über Nacht zu erreichen. Indem Unternehmen jedoch jeweils nur eine Automatisierung übernehmen und zunehmend mehr Mitarbeiter und zusätzliche Workflows einbeziehen, können Unternehmen die Grundlage dafür legen, eines Tages ein vollständig automatisiertes Unternehmen zu erreichen.