Die Reise zum vollautomatisierten Unternehmen meistern

Es gibt eine Reise, die angetreten werden muss, um volle Automatisierung zu erreichen.

Der Start in die Automatisierung

Das Zeitalter der Automatisierung ist da. Unternehmen weltweit übergeben unbelohnte, regelbasierte Aufgaben an Software-Roboter, die mit Robotic Process Automation (RPA) erstellt wurden. Dies verbessert Effizienz und ermöglicht Mitarbeitern, sich auf die wertschöpfende Arbeit zu konzentrieren, die wirklich zählt. Viele Organisationen befinden sich jedoch noch am Anfang ihrer Reise und haben das Potenzial voller Automatisierung noch nicht freigesetzt – was als logische Konsequenz von RPA charakterisiert werden kann. Wenn sie dieses Ziel erreichen, werden Unternehmen eine optimale Balance zwischen dem erreicht haben, was RPA-Software-Roboter im Namen der Mitarbeiter leisten können, und dem, worin Mitarbeiter am besten sind. Alle Arbeit, die automatisiert werden kann, wird automatisiert sein, und Arbeiter werden vollständig von prozessgetriebenen Aufgaben befreit.

Volle Automatisierung ist das Endziel – und der Pfad dorthin variiert von Unternehmen zu Unternehmen je nach Bedarf. Es gibt kein ideales Szenario und keinen ‚One-Size-Fits-All‘-Ansatz für erfolgreiche unternehmensweite Automatisierung.

Einige Schlüsseleigenschaften prägen die Reise: die beteiligten Mitarbeiter, die Geschäftsziele und die Integration von Automatisierungen. Letztlich ist das Ziel ein Roboter für jede Person und ein Ökosystem von Automatisierungen, die zusammenarbeiten, um alle Mitarbeiter von datenintensiven Aufgaben zu befreien.

Automatisierung beginnen

Beim erstmaligen Start in die Automatisierung möchten viele Unternehmen ihre Optionen offen halten und die verfügbare Zeit nutzen, um zu erkunden, was Automatisierung für ihre Teams und ihr Business tun kann. Der erste Schritt auf der Reise zur vollen Automatisierung ist oft eine Testphase, die auf dem Nachweis eines ROI basiert und infolgedessen C-Suite, Abteilungsleiter und IT von den Vorteilen überzeugt.

Als Nächstes, sobald Automatisierung auf der Agenda steht, sollten Organisationen zur Unterstützung einer zentralisierten Sicht und Governance ein RPA Center of Excellence schaffen, das die Technologie vorantreibt. In dieser Phase werden ausgewählte Prozesse gewählt, oft isoliert, basierend auf hohem Potenzial, aber geringem Wert – Aufgaben, die schnell automatisiert werden können und sofortige Returns in Produktivität oder Kundenzufriedenheit zeigen. Dieser Top-Down-, Prozess-für-Prozess-Ansatz, implementiert von RPA-Experten, hilft Automatisierungsprogrammen, abzuheben.

NHS Shared Business Service (SBS) wählte beispielsweise die hochgradig personalintensive Aufgabe der Cashflow-Datei-Pflege als erste große Automatisierung. Ursprünglich benötigten 20 Mitarbeiter zwei Stunden pro Person für die tägliche Aufgabe. Ein Software-Roboter erledigt dies nun in unter fünf Stunden. Die Ergebnisse zogen die Aufmerksamkeit der Stakeholder auf sich, und seitdem hat NHS SBS ein ganzes Ökosystem von Robotern geschaffen, das über 250 Prozesse abwickelt.

Automatisierungsprojekt unternehmensweit skalieren

Der initiale Prozess-für-Prozess-Ansatz unter Leitung von RPA-Experten sollte durch Subject Matter Experts unterstützt werden, die über Jahre der Aufgabenerfahrung verfügen und am besten positioniert sind, zu wissen, wie diese verbessert werden kann. Unternehmen, die sich ausschließlich auf ein Center of Excellence verlassen, um Automatisierung zu identifizieren, zu erstellen und zu deployen, können möglicherweise nur 3-7% aller möglichen Automatisierungen erreichen.

RPA-Entwicklern fehlt das fundamentale Innenwissen, um individuelle Bedürfnisse zu verstehen und damit das volle Automatisierungspotenzial. Daher muss eine Demokratisierung der Automatisierung beginnen. Dies beinhaltet die Schulung der Mitarbeiter in der Technologie und die Ermutigung von Experten unternehmensweit, sich an den Bemühungen zu beteiligen.

Mit einem vollständigeren Blick auf abteilungsübergreifende Prozesse können Mitarbeiter, die RPA-Training absolviert haben oder ‚Citizen Developers‘ sind, die breiteren Möglichkeiten der Automatisierung freisetzen und deren Wirkung auf die Bottom Line erhöhen. Orange Spain, ein Mobilfunknetzbetreiber, begann diesen Prozess 2017 mit der Schulung von 13 Personen aus verschiedenen Geschäftsbereichen. Mittlerweile hat das Unternehmen RPA-Botschafter in jeder Abteilung, was die Entdeckung neuer Automatisierungsmöglichkeiten ermöglicht. Bis heute hat das Unternehmen 400 Roboter unternehmensweit deployt.

Um die nötige Skalierung für das Wachstum durch diese Phase zu erreichen, müssen Mitarbeiter mindestens ein gewisses Verständnis der Technologie haben. Eine Fluggesellschaft entschied sich für ein unternehmensweites Trainingsprogramm, offen für alle – von Technologieprofis bis zu Ticketing-Agents und Gepäckassistenten. Dies beinhaltete kostenlosen Softwarezugang, Experten und sogar Build-a-Bot-Sessions.

Je mehr Mitarbeiter in die Automatisierungsreise involviert werden und diese unterstützen – sei es durch generelles Verständnis oder tatsächlichen Bot-Bau –, desto mehr wird RPA zu einem integrierten Teil der Gesamtkultur der Organisation. Automatisierung kann sich von isolierten Aufgaben zu abteilungs- oder sogar abteilungsübergreifenden Prozessen transformieren.

Durch die Einbindung weiterer Mitarbeiter in die Automatisierungsreise kann ein Unternehmen seine Bemühungen skalieren und letztlich volle Automatisierung erreichen.

Endspiel: Volle Automatisierung

In einem vollautomatisierten Unternehmen regieren Roboter das Backoffice, während menschliche Mitarbeiter im Front Office Wert schaffen. Jeder Job hat ein Element repetitiver oder regelbasierter Arbeit – sowohl im großen Maßstab (Finanzteam verarbeitet tausende Rechnungen) als auch in weniger intensiven, aber dennoch repetitiven Aufgaben (wöchentlicher Versand einer spezifischen E-Mail).

Im Mater Hospital in Dublin übernahm die Organisation zu Beginn der Pandemie einen ‚Roboter für jede Krankenschwester‘-Ansatz. Durch Bereitstellung von Software-Robotern für jede Krankenschwester der Abteilung spart die Infection Prevention and Control Abteilung 3 Stunden Verwaltungszeit pro Tag, 18 Stunden pro Woche und 936 Stunden pro Jahr. Dies befreit wertvolle Zeit im Tagesablauf der Krankenschwestern, um auf COVID-19-Druck zu reagieren und mehr Zeit auf Patientenversorgung zu fokussieren.

IT-Teams können jedoch nicht erwarten, all diese Automatisierungen zu bauen – das würde zu lange dauern, um effektiv zu sein. Low-Code- oder No-Code-Plattformen ermöglichen es Mitarbeitern, Co-Produzenten mit IT zu werden und Roboter schnell und reaktiv zu bauen und zu deployen.

Um jeden Prozess zu automatisieren, müssen Automatisierungen auch intelligent sein. Die Einführung von KI ermöglicht kognitive Automatisierungen, die Urteil erfordern. Ein Software-Roboter kann strukturierte Daten scannen, extrahieren und verarbeiten, aber ein KI-gestützter Software-Roboter kann Daten aus strukturierten und unstrukturierten Quellen lesen und verstehen – wie handschriftliche Notizen – und sie verarbeiten.

Mit mehr automatisierten Prozessen können Systeme integriert werden. Nicht mehr basierend auf Abteilungsprojekten, kann sich der Fokus auf gesamte Workflows richten, die alle Automatisierungsprojekte in eine unternehmensweite Initiative verbinden, die alle Funktionen und Disziplinen spannt.

Für Unternehmen am Anfang ihrer Automatisierungsreise mag volle Automatisierung wie ein fernes Ziel erscheinen. Sicherlich ist sie nicht über Nacht erreichbar. Doch indem man eine Automatisierung nach der anderen angeht und zunehmend mehr Mitarbeiter und zusätzliche Workflows einbindet, können Unternehmen das Fundament legen, um eines Tages ein vollautomatisiertes Unternehmen zu erreichen.