Drei Säulen für die Skalierung intelligenter Automatisierung:Prozesse, Technologie, Menschen

Die drei Säulen der Skalierung intelligenter Automatisierung

Die Skalierung intelligenter Automatisierung erweist sich als schwieriger als erwartet, sagt Chris Huff, drei Säulen, die Prozesse, Technologie und Menschen einbeziehen, sind der Schlüssel.

Laut einer aktuellen Deloitte-Umfrage werden bis 2020 mehr als 70 % der Unternehmen Robotic Process Automation (RPA) eingeführt haben. Diese Unternehmen setzen auf Automatisierungstechnologie, um die Belastung ihrer Mitarbeiter zu verringern und gleichzeitig Vorteile wie verbesserte Compliance, höhere Produktivität und geringere Kosten zu erzielen. Doch trotz der Begeisterung erweist sich die Skalierung von RPA und intelligenter Automatisierung als schwieriger als erwartet. Tatsächlich hat Deloitte herausgefunden, dass nur 3 % der Unternehmen angeben, dass sie ihre digitale RPA-Belegschaft skaliert haben.

Wie können Unternehmen diesen Sprung wagen und nahtlos von einem praktikablen RPA-Proof-of-Concept zu einem unternehmensweiten intelligenten Automatisierungsprogramm übergehen? Es ist sinnvoll, zunächst über die Skalierung innerhalb eines strukturierten Rahmens nachzudenken, der aus drei Säulen besteht – Prozess, Technologie und Menschen. Das Durcharbeiten der Details jeder Säule hilft Unternehmen, die großen Fragen zur Skalierung zu beantworten und gleichzeitig eine praktikable Strategie zu entwickeln, um ihren anfänglichen Erfolg mit RPA zu wiederholen.

Säule 1:Ein klar definierter Prozess

Der Kern jedes Projekts ist ein Plan, und die Skalierung intelligenter Automatisierung ist da keine Ausnahme. Die folgenden Schritte helfen Ihnen, Anforderungen zu definieren und Hindernisse oder Probleme frühzeitig aufzudecken.

• Schritt 1: Führen Sie eine Bewertung des Reifegradmodells durch. Bewerten Sie die Bereitschaft Ihres Unternehmens zur Automatisierung aus Technologie- und Prozessperspektive. Es ist entscheidend, dass Ihr IT-Team von Anfang an involviert ist. Sie beraten Sie, wie Automatisierungstechnologien in Ihren Unternehmens-IT-Stack passen und wie Sie die Einhaltung von Sicherheitsprotokollen sicherstellen können. Nach der Implementierung ist das IT-Team für die Verwaltung der Software verantwortlich – ein weiterer Grund, sich frühzeitig an sie zu wenden. Eine bewährte Methode besteht darin, die Geschäftsbereiche zu evaluieren, in denen Sie die Automatisierung anwenden möchten, und die betrieblichen Prozesse vor der Automatisierung zu optimieren.
• Schritt 2: Erstellen Sie eine Implementierungs-Journey-Map. Der Blueprint definiert den Veränderungsprozess. In diesem Schritt identifizieren Sie die Geschäftsbereiche, die für die Automatisierung reif sind. Sie möchten mit „schnellen Erfolgen“ beginnen, um die Zustimmung der Führungskräfte und der breiteren Belegschaft zu gewinnen. Parallel dazu beginnen Sie mit der Gestaltung Ihres Enterprise Automation-Programmbüros und des Betriebsmodells, das zur Unterstützung Ihres Programms in großem Umfang erforderlich ist.
• Schritt 3: Skalieren und innovativ sein. Die Skalierung Ihres Automatisierungsprogramms erfordert eine bewusste Überlegung und Planung eines zentralisierten, dezentralisierten oder föderierten Modells. Die meisten Programme beginnen zentralisiert, um Richtlinien und Governance festzulegen, und reifen zu einem föderierten Modell heran, sobald die Richtlinien vorhanden sind und die Geschäftsbereiche ein gewisses Maß an Kompetenz zum Entwerfen und Erstellen ihrer Automatisierungen erlangt haben. Behalten Sie beim Skalieren die Innovation im Auge, damit Sie die Gelegenheit nicht verpassen, neue Technologien einzuführen, die möglicherweise ideal für Ihre Geschäftsanforderungen sind.

Säule 2:Eine skalierbare Plattform für intelligente Automatisierung (IA) mit starken Technologien

Um zu skalieren, benötigen Unternehmen eine Reihe von Technologien, die die Automatisierung auf verschiedene Anwendungsfälle anwenden. Hier greift die typische reine RPA-Lösung zu kurz. Die meisten Unternehmen haben komplexe Abläufe, die Front- und Backoffice umfassen, und finden oft unstrukturierte Daten in Dokumenten oder E-Mails, die vor der Verarbeitung durch RPA in strukturierte Daten umgewandelt werden müssen. Diese Funktion wird in der Regel als Cognitive Capture bezeichnet und umfasst eine Technologie, die intelligente optische Zeichenerkennung und maschinelles Lernen verwendet.

Das bedeutet, dass Unternehmen laut Everest Group mehrere Technologien kombinieren müssen, um Automatisierung zu erreichen. Da die Integration von Lösungen mehrerer Anbieter jedoch umständlich ist, wird ein intelligenter Automatisierungsplattformansatz empfohlen, um die Mehrfachbeschaffung, das Anbietermanagement und das Zusammenfügen der Technologien zu minimieren. Daher ist es wichtig, Anbieter im Hinblick auf ihr gesamtes Technologieportfolio zu bewerten. Eine integrierte, einheitliche Plattform mit einem vollständigen Mix an Technologien sollte in der Lage sein, Dokumente intelligent zu verarbeiten und gleichzeitig nachgelagerte Aktivitäten zu automatisieren. Darüber hinaus sollten Organisationen IA-Plattformen hinsichtlich der folgenden Fähigkeiten evaluieren:

• Anwendungsemulation:Verwalten Sie Aufgaben in Webanwendungen, Excel-Dateien, PDFs und mehr ohne einen Desktop-Computer.
• Minimaler Desktop-Footprint:Automatisierung zur Laufzeit ohne separate Installation bereitstellen.
• Flexible Architektur:Unterstützung für Cloud-, On-Premise- und Hybrid-Bereitstellung und einfache Integration mit Anwendungen von Drittanbietern.
• Anbieterunabhängige Plattformanalysen:Analysieren und messen Sie die Ergebnisse der Automatisierung, um Effizienz, Compliance und Risiken zu ermitteln.
• Mobiler Support:Überwachen und verwalten Sie die Automatisierung von jedem Ort aus.

Säule 3:Die richtigen Leute, die bei der Skalierung intelligenter Automatisierung führend sind

Das Herzstück der Digital Workforce sind die Mitarbeiter. Ein Sechs-Kompetenz-Modell ist eine Best Practice, die entwickelt wurde, um sicherzustellen, dass Organisationen die richtigen Personen befähigen, ein Automatisierungsprogramm zu unterstützen. Das Ressourcenniveau hängt von der Größe Ihres IA-Programms ab, aber es sollte sorgfältig über die Verwaltung jedes der folgenden Bereiche nachgedacht werden:

Governance:Dieses Team beaufsichtigt das gesamte Automatisierungsprogramm und stellt sicher, dass die Mitarbeiter über bevorstehende Änderungen im Zuge der Skalierung informiert sind.

Technologie:Die Mitglieder dieses Teams sind für die Verwaltung der externen Beziehung zum Automatisierungsanbieter sowie für interne Technologieüberlegungen wie Server- und Infrastrukturanforderungen verantwortlich.

Tools und Schulung:Ressourcen sollten der Erstellung von Tools und Dokumenten für Schulung und Einführung gewidmet werden.

• Änderungsmanagement: Auch positive Veränderungen können für Mitarbeiter entmutigend sein. Organisationen brauchen Ressourcen, die sich dem Change Management widmen. Diese Gruppe identifiziert, wie sich die Automatisierung auf die Belegschaft auswirkt, und findet Wege, um die Mitarbeiter während des Übergangs zu befähigen.
• Berichte: Die Expansion wird durch eine nachgewiesene Erfolgsbilanz vorangetrieben. Leistungsziele sollten im Voraus klar definiert werden, damit sie im gesamten Unternehmen nachverfolgt, gemessen und geteilt werden können, insbesondere mit Führungskräften, die Entscheidungsbefugnisse über Automatisierungsinitiativen haben.
• Wissensaustausch: Für jeden Anwendungsfall, in dem IA implementiert wird, gibt es Lektionen zu lernen. Eine dedizierte Gruppe von Personen sollte diese Informationen erfassen, dokumentieren und teilen, damit sie zur Verbesserung der nächsten Implementierung oder Iteration verwendet werden können.

Die Replikation von Proof-of-Concept-Ergebnissen kann für jede Organisation eine Herausforderung darstellen, aber ein methodischer Ansatz, der auf einem klar definierten Prozess, starken Technologien und kompetenten Mitarbeitern in den richtigen Rollen aufbaut, bietet die richtige Struktur, um Veränderungen zu fördern und Skalierung zu erreichen.

Chris Huff ist der Chief Strategy Officer von Kofax. Er entwickelt und treibt die strategischen Initiativen des Unternehmens als Anbieter von intelligenter Automatisierung (IA) und der nächsten Generation von robotergesteuerter Prozessautomatisierung (RPA) voran.