5 bewährte Strategien für Versender zur Verfolgung und Senkung von UPS-Versandkosten

Nach monatelangen Vertragsverhandlungen zwischen United Parcel Service und der International Brotherhood of Teamsters gab der Chefverhandler der Gewerkschaft bekannt, dass eine vorläufige Einigung erzielt wurde.

Das UPS-Vertragsupdate bot einen Einstiegslohn von 13 Dollar pro Stunde, ohne zusätzliche Erhöhungen für derzeitige Teilzeitkräfte. Dies obwohl die überwältigend teilzeitbeschäftigten internen Arbeiter vor den Verhandlungen die größte Forderung nach einem Einstiegslohn von 15 Dollar mit Nachzahlungen für jahrelang unterbezahlte Kollegen stellten. Obwohl 54 Prozent der UPS-Arbeiter mit „Nein“ stimmten, um die vorläufige Vereinbarung zu verhindern, verkündete Denis Taylor, Director der Package Division der Teamsters, dass der UPS-Vertrag ratifiziert sei – was massive Verwirrung stiftete.

Während das UPS-Vertragsdebakel noch nicht vorbei ist, scheint UPS die Lohnerhöhungen von den Versendern zurückzufordern. Der Carrier kündigte eine allgemeine Tariferhöhung von 5,9 Prozent für 2019 an und erhöhte mehrere Zuschläge. Hier sind die Highlights der neuen UPS-Tarife:

• Over-Maximum-Limits-Gebühr um 200 Dollar erhöht für Pakete über 150 lbs (ca. 68 kg), länger als 108 Zoll (ca. 274 cm) oder mit Länge und Gurtmaß zusammen über 165 Zoll (ca. 419 cm).

• Zuschläge für zusätzliche Handhabung um fast 19 Prozent erhöht, je nach Art der zusätzlichen Handhabung (Länge, Breite oder Verpackungsbasiert).

• Third-Party-Billing-Gebühr von 2,5 auf 4,5 Prozent erhöht – eine Steigerung von 80 Prozent im Jahresvergleich.

• Large-Package-Zuschlag für gewerbliche Lieferadressen von 80 auf 95 Dollar erhöht (19 % Steigerung). Für Wohnzustellungen von 90 auf 115 Dollar (28 % Steigerung).

In einer Welt, in der kostenloser Versand darüber entscheidet, bei wem Verbraucher einkaufen, können diese neuen Tarife zu hohen Versandkosten und letztlich zu Warenkorbabbrüchen führen. Um Kunden zu halten und wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Sie Ihren UPS-Vertrag neu verhandeln. Da UPS-Verträge komplex und kompliziert sind, hier fünf Verhandlungstipps für die besten Konditionen:

Zuschläge prüfen

Zwar machen Zuschläge einen erheblichen Teil von UPS' Umsatz aus, doch das Gute ist: Sie sind verhandelbar. Der erste Schritt, um zu verhindern, dass Zuschläge Ihren Gewinn auffressen, ist, die verschiedenen Arten von UPS-Zuschlägen zu kennen und zu verstehen, wie diese Ihre Versandkosten beeinflussen.

Führen Sie ein Audit durch, um zu verstehen, wie viel Sie für Zuschläge zahlen, welche das sind und wann sie anfallen. Achten Sie auf Zuschläge mit der größten Kostenauswirkung und zielen Sie auf Befreiungen oder Reduzierungen ab. Wenn Zuschläge unklar sind, fordern Sie Klärung von Ihrem Carrier-Verantwortlichen.

UPS-Zuschläge werden oft erst nach dem Versand der Sendung der Rechnung hinzugefügt, weshalb sie schwer zu überwachen sind. Um den Überblick zu behalten, prüfen Sie Ihre Versandrechnung: Wie viele zusätzliche Komponenten enthält sie? Identifizieren Sie nicht anwendbare Zuschläge und filtern Sie diese bei der Vertragsverhandlung heraus. Da die Eigenüberwachung zeitaufwendig sein kann, erwägen Sie, diese Aufgabe an einen Third-Party-Logistics-Provider auszulagern.

Einen Benchmark haben

Zwar können Sie Carrier-Vertreter nicht daran hindern, über die Großartigkeit der UPS-Tarife zu sprechen, aber Sie können beurteilen, wie gut die Konditionen und die Struktur Ihres Vertrags sind, indem Sie benchmarken. Benchmarking erlaubt Ihnen, Ihre Vertragskomponenten mit denen von Peers zu vergleichen und gibt Ihnen eine Vorstellung davon, was ein fairer Tarif ist. So vermeiden Sie, Geld auf dem Tisch liegen zu lassen, und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, den niedrigsten möglichen Tarif auszuhandeln.

Obwohl UPS-Benchmarking-Informationen Versendern nicht ohne Weiteres zur Verfügung stehen, können Sie erfahren, welche Preise oder Rabatte andere ausgehandelt haben – durch Gespräche mit Branchenkollegen, Feedback von Carriern oder durch Kontaktaufnahme mit Third-Party-Logistics-Firmen, die Benchmarking-Informationen und Beratung anbieten.

Die Rabatte, die UPS gewährt, basieren weitgehend auf der Analyse des Versenderprofils durch den Carrier und anderen Faktoren, die direkt mit den Kostentreibern des Carriers verknüpft sind. Nutzen Sie Data Analytics, um Versender in Ihrer Branche mit ähnlichen Versandprofilen zu identifizieren, und leiten Sie daraus den richtigen Benchmark ab. Wählen Sie zudem spezifische Key Performance Indicators für den Benchmark, um sicherzustellen, dass die richtigen Fragen gestellt und die relevanten Messgrößen verwendet werden.

Ihr Versandprofil kennen

Um profitabel zu bleiben, nutzt UPS fortgeschrittene Analytics und Künstliche Intelligenz, um Ihr Versandprofil zu analysieren und zu bestimmen, welche Rabatte angeboten werden. Sie können den Carrier jedoch überlisten, indem Sie mehr über Ihr Versandprofil wissen als UPS, und Ihre Erkenntnisse nutzen, um Verhandlungschancen zu finden, die zu Ihrem Profil passen.

Beim Aufbau Ihres Versandprofils nutzen Sie fortschrittliche Analysetools, um Datenpunkte wie Gewichtsverteilung, Lieferdichte und Zuschlagsausgaben zu erfassen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten genau und vollständig sind, und tracken Sie Ihre Datenquellen in Echtzeit, um ein detailliertes Bild der Versandgewohnheiten Ihres Unternehmens zu erhalten. Um Datenpunkte in den Carrier-Rechnungen und Preisvereinbarungen auf granularer Ebene zu übersetzen, nutzen Sie fortschrittliche Analysetools. Dies ermöglicht Ihnen, Ihre Daten zu visualisieren, einen 360-Grad-Blick auf Ihren Versand zu erhalten und zu identifizieren, welche Aspekte Ihres Vertrags nicht für Ihr Geschäft funktionieren.

Sobald Sie ein klares Bild Ihres Versandprofils haben, ermitteln Sie, welche Faktoren UPS bei der Preisfindung berücksichtigt, und passen Sie Ihre Verhandlung so an, dass Sie UPS zeigen, dass Ihre Sendungen wertvoll sind. Beispielsweise spielt die Größe nicht immer die Hauptrolle für UPS. Der Carrier interessiert sich mehr dafür, wie Ihre Pakete durch sein Netzwerk laufen und wie kosteneffektiv er sie von A nach B befördern kann. Wenn Ihr Versandprofil zeigt, dass Ihr Standort Lieferrouten und kritische Verteilzentren trifft, können Sie über den Preis verhandeln.

Andere Carrier als Hebel nutzen

Carrier klassifizieren Preisanfragen in eine von drei Kundenkategorien:

• Retention: Der aktuelle Carrier behält den Großteil des verfügbaren Geschäfts.
• Penetration: Der Carrier hat bereits den Großteil des Geschäfts, aber die Chance, mehr Volumen zu gewinnen.
• Conversion: Ein Neukunde, bei dem der Carrier wenig bis gar keine Präsenz hat.

Da Loyalität in Carrier-Versender-Beziehungen oft unbelohnt bleibt, müssen Sie UPS dafür arbeiten lassen, Ihr Geschäft zu behalten. Das bedeutet, sich wie ein Conversion-Kunde zu verhalten. Da Conversion-Kunden bereit sind, ihr Volumen von einem Carrier zum anderen zu verlagern, gewähren Carrier ihnen große Rabatte, um sie zum Wechsel zu bewegen. Angesichts dessen nutzen Sie alternative Lieferanbieter wie den U.S. Postal Service und regionale Carrier als Hebel bei der Neuverhandlung Ihres UPS-Vertrags. Mehrere Carrier im Bieterverfahren geben Ihnen Verhandlungsmacht und erzeugen den nötigen Druck, UPS in den Akquisitionsmodus zu versetzen und Ihnen den besten Tarif für Ihre Sendungen zu sichern.

Sie können Angebote von Carriern anfordern oder Versandvergleichsseiten nutzen, um herauszufinden, was alternative Anbieter für Sendungen verlangen, und die Varianz nutzen, um einen stärkeren Deal von UPS auszuhandeln. Beispielsweise können Sie UPS auffordern, die Fuel Surcharges von FedEx zu matchen oder Ihre Third-Party-Billing-Gebühr zu erlassen. Zwar kann UPS möglicherweise nicht sofort einige Services oder Netzwerkalternativen anderer Carrier matchen, aber Sie können UPS zu Sonderkonditionen bewegen, um wahrgenommene Service-Nachteile auszugleichen. Beachten Sie bei dieser Strategie, dass ein Äpfel-mit-Äpfeln-Vergleich nicht immer möglich ist. Betrachten Sie das Gesamtbild jedes Vertrags und bewerten Sie, welcher für Ihr Geschäft am vorteilhaftesten ist.

Externe Hilfe holen

Während ein DIY-Ansatz für Handwerksarbeiten gut ist, ist er nicht die beste Strategie bei der Vertragsneuverhandlung. Carrier sind darauf trainiert, Versandvereinbarungen zu verkaufen, die den Gewinn maximieren und den Fokus auf Value-Added-Services lenken, die nicht auf Ihr Versandprofil zutreffen. Ein Mitarbeiter ohne fundierten Hintergrund in Vertragsverhandlungen wird kaum dabei helfen, Ihre Versandkosten zu senken.

Statt die Vertragsneuverhandlung Ihren Mitarbeitern zu überlassen, ziehen Sie einen Third-Party-Consultant hinzu. Mit Branchenverhandeln diese Dutzende Verträge pro Jahr und können Ihnen helfen, die besten Teile Ihrer Vereinbarung zu identifizieren, um gezielt bestimmte Zuschläge oder Preisuntergrenzen anzugehen. Elf Prozent der Top-Paketversender in den USA haben Supply-Chain-Consultants beauftragt, ihre FedEx-, UPS- und DHL-Verträge zu verhandeln. Diese Versender berichten, dass Parcel-Consultants die Versandkosten um bis zu 49 Prozent gegenüber dem senken konnten, was das Unternehmen selbst aushandeln konnte.

Bei der Auswahl eines Consultants achten Sie auf einen datenbasierten Ansatz bei der Analyse von Parcel-Vereinbarungen und Frachtausgaben. Ziehen Sie auch einen Consultant in Betracht, der Ihnen bei der Auswahl eines neuen Carriers, der Ausführung eines neuen Vertrags und der Validierung der Genauigkeit Ihres neuen Vertrags hilft, falls Sie den Carrier wechseln möchten.

Kein Geld auf dem Tisch lassen

Zusätzlich zu den obigen Tipps: Lesen Sie das Kleingedruckte, prüfen Sie Ihr maximales Spend und pflegen Sie eine starke Beziehung zu Ihrem Carrier-Vertreter. Bedenken Sie: Eine profitable Vertragsverhandlung ist erst der Anfang. Stellen Sie sicher, dass UPS die neuen Vertragsbedingungen einhält, indem Sie jede Rechnung prüfen, um zu bestätigen, dass Tarife und Gebühren korrekt sind und jede Sendung pünktlich zugestellt wird.

Hariesh Manaadiar ist beitragender Autor und Shipping- und Freight-Consultant bei Shipware.