Wie Lieferketten militärische Planungslektionen in der Krise anwenden können

Supply-Chain-Management verändert sich ständig, selbst wenn es „Business as usual“ ist. Eine Naturkatastrophe kann Schwächen in der Lieferkette einer Organisation aufdecken oder betonen. Heute stehen wir vor einer globalen Pandemie, die viele Unternehmen auf die Knie gezwungen hat. Mehr denn je müssen Organisationen ihre Anstrengungen stabilisieren und maximieren, um Bedrohungen in ihren eigenen Lieferketten abzumildern.

Parallelen zu Militäreinsätzen

Die Dynamik der aktuellen COVID-19-Situation weist Ähnlichkeiten zu militärischen Kampfeinsätzen auf, da die Notwendigkeit effektiver Kommunikation, schneller Entscheidungsfindung und Redundanzplanung der Schlüssel ist, um jede Organisation agil zu halten. Die Collaborative Planning Exercise (CPE) ist ein dreistufiger Prozess, der Bedrohungen für eine Organisation identifizieren, analysieren und mindern kann. Es ist eine Anpassung eines Planungstools, das von den US-Streitkräften verwendet wird, das Teambuilding und Führungsentwicklung fördert und einen Betrieb gut positioniert, um auf eine ungewisse Zukunft und einen volatilen Markt zu reagieren.

Die globale Lieferkette wurde in einen historischen Wandel gezwungen, der noch einige Zeit andauern mag. Kollaborative Planung ist kein neues Konzept, aber je näher wir den ungewissen Wochen und Monaten kommen, desto größer wird die Notwendigkeit, Entscheidungen mit begrenzten Informationen zu treffen.

Der CPE-Prozess: Drei Schritte

Die eigentliche Stärke dieser Übung kommt aus einer einstündigen Brainstorming-Sitzung mit einer Gruppe, die Mitarbeiter umfasst, die innerhalb der Prozesse arbeiten, wobei ein geschulter Moderator das Gespräch anregt und lenkt. Es ist wichtig zu beachten, dass die Begrenzung der Beteiligung von Management oder Führungsebene in dieser Brainstorming-Sitzung es dem Personal ermöglicht, Bedrohungen anzusprechen, die sonst übersehen oder nicht diskutiert würden.

Eine Brainstorming-Sitzung mit einem Supply-Chain-Team kann aus fünf Mitgliedern bestehen. Idealerweise würde ein Moderator darauf abzielen, die Diskussion von zwei Bedrohungen, zwei Analysen pro Bedrohung und zwei Minderungsstrategien pro Analyse innerhalb jedes jeweiligen Prozessschritts pro Teammitglied zu fördern. Das Ziel einer einstündigen Sitzung und eines Fünf-Mitglieder-Teams wäre, nicht weniger als 10 direkte Bedrohungen, 20 Analysen und 40 Minderungsstrategien zu identifizieren.

Schritt 1: Bedrohungsidentifikation

Die Gruppe wird brainstormen und alles identifizieren, was als direkte Bedrohung für die Lieferkette angesehen wird. Der Moderator sollte schnelle, reaktionsschnelle Antworten fördern und alles auf einem Whiteboard festhalten. Ein Beispiel könnte Lieferantenstabilität sein.

Schritt 2: Bedrohungsanalyse

Nachdem direkte Bedrohungen identifiziert wurden, wird der Moderator die Gruppe anleiten, die möglichen Arten zu bewerten, in denen jede Bedrohung die Lieferkette beeinflussen kann. Sowohl kurz- als auch langfristige Auswirkungen sollten berücksichtigt werden. Ein Beispiel könnte sein, wie Lieferantenstabilität die Lieferkette des Unternehmens in den nächsten sechs Monaten, nächstem Jahr und in den nächsten fünf Jahren beeinflussen kann.

Schritt 3: Minderungsstrategien

In diesem finalen Schritt wird der Moderator die Gruppe ermutigen, Minderungsstrategien zu entwickeln. Der Moderator wird diese dokumentieren, damit sie als Deliverables bereitgestellt werden können. Beispiele könnten Lieferantendiversifizierung, Lieferketten-Mapping und Lieferantenredundanz sein.

Denken Sie daran, dass der Moderator mindestens zwei bis fünf Antworten pro Mitglied für jeden Schritt fördern und alle relevanten Informationen entlang des Weges aufzeichnen sollte.

Ergebnisse: Zwei Deliverables für das Management

Der Moderator sollte alle hochrangigen Daten und Informationen, die besprochen wurden, ordnen, um das erste Deliverable zu erstellen, die Threat Summary (Bedrohungszusammenfassung). Dieses Dokument wird kopiert und an das obere Management oder die Geschäftsführung verteilt, während ein Originalexemplar für historische Referenz aufbewahrt wird.

Der Moderator wird dann überprüfen, was erreicht wurde, die identifizierten direkten Bedrohungen detaillieren, die möglichen Auswirkungen jedes einzelnen bewerten und Minderungsstrategien erstellen. Einmal geordnet und organisiert, wird der Moderator das zweite Deliverable an das obere Management oder die Geschäftsführung liefern, die Detailed Threat Analysis (Detaillierte Bedrohungsanalyse). Dies wird die vorgeschlagenen Minderungsschritte aus der Perspektive der Brainstorming-Gruppe oder des Teams darlegen.

Vorteile für die Organisation

Die Vorteile für eine Organisation, die eine CPE einsetzt, lassen sich in der Qualität der Analyse aus der Sicht von „Boots-on-the-ground“-Mitarbeitern definieren, die die Arbeit täglich ausführen. Die Einbeziehung von Mitarbeitern, deren Hauptrollen von Bedrohungen in der Lieferkette betroffen sind, liefert wertvolle Einblicke, die auf Führungsebene oft übersehen werden. Dieser Prozess eignet sich auch für proaktives, lösungsorientiertes Problemlösen und versorgt eine Organisation mit einem erweiterten Entscheidungszeitraum für die Führung, da die benötigten Daten vor dem Eintreten von Bedrohungen bereitgestellt wurden.

Organisationen können auch ein neues Maß an Vertrauen unter den Beteiligten gewinnen, nachdem direkte Bedrohungen identifiziert wurden, was zu klarer und präziser Kommunikation bezüglich der Minderung führt. Dies reduziert auch Panik in Organisationen, wenn Bedingungen unerwartete Veränderungen bringen, und versorgt die Führung mit zahlreichen Minderungsstrategien zur Implementierung.

Indem sie diese einstündige Übung unterstützen, kann jedes Unternehmen eine wichtige und relevante Datenquelle für weitere Entscheidungsfindung gewinnen, was zu verbesserter Kundenservice führt. Ihre Organisation darauf vorzubereiten, auf das Unbekannte zu reagieren, kann die Fähigkeit Ihres Unternehmens verbessern, auf einen Cent umzudrehen, während Wettbewerber nur reagieren.

In der Wirtschaft wird Zeit an Geld gemessen. Für US-Streitkräfte in Kampfzonen kann sie daran gemessen werden, wie viele Soldaten nach Hause kommen. Wenn Kräfte in feindlichen Umgebungen sind, ist es entscheidend, dass alle Parteien informiert sind und den Plan verstehen, was Panik, Unsicherheit und Angst verringert, die mit unvorhergesehenen Ereignissen einhergehen. Schnelle Entscheidungen werden typischerweise mit begrenzten Informationen getroffen und ziehen einen Planungsprozess heran, der direkte Bedrohungen identifiziert und diskutiert, was die Ausführungszeit verbessert und die Erfolgsraten erhöht. Die Fähigkeit, agil und proaktiv in der direkten Bedrohungsidentifikation, Analyse und Minderungsplanung zu sein, ermöglicht dem Militär, Leben zu retten, und Unternehmen, Geld zu sparen. Jetzt mehr denn je müssen Organisationen ihre Anstrengungen stabilisieren und maximieren, um Bedrohungen in ihren Lieferketten abzumildern.

Chris Olejnik ist ein pensionierter Senior Supply Chain Manager der US Army. Shellie Jacobucci ist Manufacturing Supply Chain Analyst.