Was Lieferketten in Krisenzeiten von Militärplanern lernen können

Das Supply-Chain-Management ändert sich ständig, auch wenn es wie gewohnt läuft. Eine Naturkatastrophe kann Schwächen in der Lieferkette eines Unternehmens aufdecken oder hervorheben. Heute sind wir mit einer globalen Pandemie konfrontiert, die viele Unternehmen in die Knie gezwungen hat. Unternehmen müssen mehr denn je ihre Anstrengungen zur Abwehr von Bedrohungen in ihren eigenen Lieferketten stabilisieren und maximieren.

Die Dynamik der aktuellen COVID-19-Situation weist Ähnlichkeiten mit militärischen Kampfeinsätzen auf, da die Notwendigkeit einer effektiven Kommunikation, einer schnellen Entscheidungsfindung und einer Redundanzplanung der Schlüssel dazu ist, jede Organisation agil zu halten. Die Collaborative Planning Exercise (CPE) ist ein dreistufiger Prozess, mit dem Bedrohungen für ein Unternehmen identifiziert, analysiert und eingedämmt werden können. Es ist eine Adaption eines Planungstools der US-Streitkräfte, das Teambildung und Führungskräfteentwicklung fördert und eine Operation gut aufgestellt hält, um auf eine ungewisse Zukunft und einen volatilen Markt zu reagieren.

Die globale Lieferkette ist in einen historischen Umbruch gedrängt, der noch längere Zeit andauern kann. Kollaborative Planung ist kein neues Konzept, aber je näher wir uns den unsicheren Wochen und Monaten nähern, desto größer wird die Notwendigkeit, Entscheidungen mit begrenzten Informationen zu treffen.

Die wahre Stärke dieser Übung liegt in einer einstündigen Brainstorming-Sitzung mit einer Gruppe von Mitarbeitern, die an den Prozessen beteiligt sind, mit einem erfahrenen Moderator, der das Gespräch fördert und steuert. Es ist wichtig zu beachten, dass die Beschränkung der Beteiligung des Managements oder der Führungsebene an dieser Brainstorming-Sitzung es den Mitarbeitern ermöglicht, Bedrohungen anzugehen, die ansonsten übersehen oder diskutiert würden.

Eine Brainstorming-Sitzung mit einem Supply-Chain-Team kann aus fünf Mitgliedern bestehen. Idealerweise möchte ein Moderator die Diskussion über zwei Bedrohungen, zwei Analysen pro Bedrohung und zwei Abwehrstrategien pro Analyse innerhalb jedes jeweiligen Prozessschritts pro Teammitglied fördern. Das Ziel einer einstündigen Sitzung und eines fünfköpfigen Teams wäre es, nicht weniger als 10 direkte Bedrohungen, 20 Analysen und 40 Abwehrstrategien zu identifizieren.

Schritt 1:Bedrohungserkennung. Die Gruppe wird ein Brainstorming durchführen und alles identifizieren, von dem angenommen wird, dass es eine direkte Bedrohung für die Lieferkette darstellt. Der Moderator sollte schnelle, reaktionsschnelle Antworten ermuntern, während er alles auf einer trocken abwischbaren Tafel aufzeichnet. Ein Beispiel könnte die Lieferantenstabilität sein.

Schritt 2:Bedrohungsanalyse. Nachdem direkte Bedrohungen identifiziert wurden, leitet der Moderator die Gruppe an, um zu bewerten, wie sich jede Bedrohung auf die Lieferkette auswirken kann. Sowohl kurz- als auch langfristige Auswirkungen sollten berücksichtigt werden. Ein Beispiel könnte sein, wie sich die Lieferantenstabilität in den nächsten sechs Monaten, im nächsten Jahr und in den nächsten fünf Jahren auf die Lieferkette des Unternehmens auswirken kann.

Schritt 3:Strategien zur Schadensbegrenzung. In diesem letzten Schritt wird der Moderator die Gruppe ermutigen, Strategien zur Minderung zu entwickeln. Der Moderator wird diese dokumentieren, damit sie als Ergebnisse bereitgestellt werden können. Beispiele hierfür sind Lieferantendiversifizierung, Lieferkettenabbildung und Lieferantenredundanz.

Denken Sie daran, dass der Moderator für jeden Schritt mindestens zwei bis fünf Antworten pro Mitglied anregen und alle relevanten Informationen aufzeichnen sollte.

Der Moderator sollte alle besprochenen hochrangigen Daten und Informationen zusammenstellen, um das erste Ergebnis, die so genannte Bedrohungszusammenfassung, zu erstellen. Dieses Dokument wird kopiert und an das obere Management oder die Geschäftsleitung verteilt, wobei eine Originalkopie als historische Referenz aufbewahrt wird.

Der Moderator überprüft dann, was erreicht wurde, detailliert die identifizierten direkten Bedrohungen, bewertet die möglichen Auswirkungen jeder einzelnen und erstellt Abwehrstrategien. Sobald dies arrangiert und organisiert ist, wird der Moderator das zweite Ergebnis für das obere Management oder die Geschäftsleitung bereitstellen, die detaillierte Bedrohungsanalyse. Darin werden die vorgeschlagenen Maßnahmen zur Risikominderung aus der Sicht der Brainstorming-Gruppe oder des Brainstorming-Teams skizziert.

Der Nutzen für eine Organisation, die eine CPE einsetzt, lässt sich in der Qualität der Analyse aus Sicht der Mitarbeiter vor Ort definieren, die die Arbeit täglich ausführen. Die Einbeziehung von Mitarbeitern, deren Hauptrollen von Bedrohungen in der Lieferkette betroffen sind, bietet wertvolle Erkenntnisse, die auf Führungsebene oft übersehen werden. Dieser Prozess eignet sich auch für eine proaktive, lösungsbasierte Problemlösung und bietet einer Organisation eine längere Entscheidungszeit von der Führung, da sie die erforderlichen Daten vor dem Auftreten von Bedrohungen bereitgestellt hat.

Organisationen können auch bei den beteiligten Parteien ein neues Maß an Vertrauen gewinnen, nachdem sie direkte Bedrohungen identifiziert haben, was zu einer klaren und prägnanten Kommunikation zur Abwehr führt. Dies reduziert auch die Panik unter den Organisationen, wenn die Bedingungen unerwartete Veränderungen mit sich bringen, und bietet der Führung zahlreiche Minderungsstrategien für die Umsetzung.

Durch die Unterstützung der Nutzung dieser einstündigen Übung kann jedes Unternehmen eine wichtige und relevante Datenquelle für die weitere Entscheidungsfindung gewinnen, was zu einem verbesserten Service für den Kunden führt. Wenn Sie Ihr Unternehmen darauf vorbereiten, auf das Unbekannte zu reagieren, kann dies die Fähigkeit Ihres Unternehmens verbessern, auf den Punkt zu kommen, während Ihre Konkurrenten reagieren müssen.

In der Wirtschaft wird Zeit an Geld gemessen. Bei US-Streitkräften in Kampfgebieten kann es daran gemessen werden, wie viele Soldaten nach Hause kommen. Wenn sich Truppen in einer feindlichen Umgebung befinden, ist es entscheidend, dass alle Parteien informiert sind und den Plan verstehen, um die Panik, Unsicherheit und Angst zu verringern, die mit unvorhergesehenen Ereignissen einhergehen. Schnelle Entscheidungen werden normalerweise mit begrenzten Informationen getroffen und basieren auf einem Planungsprozess, der direkte Bedrohungen identifiziert und diskutiert, wodurch die Ausführungszeit und die Erfolgsraten verbessert werden. Die Fähigkeit, bei der Identifizierung, Analyse und Eindämmung direkter Bedrohungen agil und proaktiv zu sein, ermöglicht es dem Militär, Leben zu retten und Unternehmen Geld zu sparen. Unternehmen müssen heute mehr denn je ihre Anstrengungen zur Abwehr von Bedrohungen in ihren Lieferketten stabilisieren und maximieren.

Chris Olejnik ist ein Senior Supply Chain Manager der US-Armee. Shellie Jacobucci ist Analystin für die Produktionslieferkette.