Kollaborative Beschaffung essenzieller Güter in der Pandemie

Früh im Kampf gegen COVID-19, als Fälle und Bedarf an persönlicher Schutzausrüstung (PSA) stiegen, erkannten US-Krankenhäuser und Gesundheitssysteme schnell: Normale Beschaffungskanäle können den Bedarf nicht decken.

Just-in-Time an Grenzen

Viele Krankenhäuser setzen auf Just-in-Time (JIT)-Distribution von PSA und kritischen Gütern bei respiratorischen Pandemien. JIT-Lieferanten konnten nur einen Bruchteil des Bedarfs liefern, angesichts des massiven, weitverbreiteten Nachfrageanstiegs.

Zur Kompensation suchten Krankenhäuser weltweit eigenhändig nach Produkten, verfolgten jede Spur. Während Güter knapp blieben, fluteten Anfragen von unbekannten Organisationen und Individuen die Postfächer der Supply-Chain-Teams – jeder versprach PSA-Quellen. Verzweifelt, um Personal und Patienten zu schützen, verfolgten Sourcing-Profis jede Spur unermüdlich – oft nur um festzustellen: Lieferung nicht mehr verfügbar, oder schlimmer: Barvorauszahlung für minderwertige oder inexistente Ware. Mit steigender Nachfrage stiegen Preise, da einzelne Krankenhäuser, Systeme und Behörden in Bieterkriege um Produkte von unbekannten, teils fragwürdigen Quellen gerieten.

Kollaboration für das Gemeinwohl

Die American Hospital Association (AHA) erkannte früh die Notwendigkeit, die Herausforderung systemisch anzugehen – statt DIY-Modus aller. Zeitgleich erhielt Global Healthcare Exchange (GHX) Anrufe von Provider-Mitgliedern um Hilfe bei Vetting unbekannter Organisationen. So begannen GHX und Association for Health Care Resource & Materials Management (AHRMM), eine Fachgruppe der AHA, zusammenzuarbeiten. GHX bot Pro-Bono-Services, um Ressourcen für Supplier-Credentialing zu nutzen. Initiales Vetting durch GHX, AHRMM veröffentlichte geprüfte Anbieter auf öffentlicher Website. Ziel: Doppelte Arbeit der Krankenhaus-Supply-Chain-Teams minimieren, zentrale Anlaufstelle für Vetting-Ergebnisse schaffen.

Skalierung des Vetting-Prozesses

Ende März/Anfang April explodierte Anbietervolumen. Zur Bewältigung richtete GHX Self-Registration-Portal für Vendor ein. AHRMM erkannte: Manche Anbieter stellten überzogene Forderungen (hohe Mindestbestellmengen, Barvorauszahlung). AHRMM ergänzte Vetting um Fragen zu Produkten, Versandkosten, Preis, Terms & Conditions – veröffentlichte diese Infos neben geprüften Lieferanten, um Krankenhaus-Teams Arbeit weiter zu erleichtern. Fragen screeneten auch Anbieter aus, die nicht antworteten. Seither ermöglicht AHRMM Krankenhäusern, Erfahrungen mit geprüften Vendors zu bewerten – Peer-Organisationen identifizieren Qualitätsquellen, gewinnen Auswahlvertrauen.

Stand 17. Juli: GHX hatte 770+ Vendors geprüft, 315 genehmigt und auf AHRMM-Website gelistet. Keine Garantie für Legitimität, aber minimierte Eigen-Vetting-Belastung und potenzielle Täuschung durch unseriöse Akteure. Wichtig: Krankenhäuser sollten weiterhin eigene Vendor-Review- und Approval-Policies befolgen.

Weiterentwicklung der Vetting-Initiative

Die Kollaboration zog Aufmerksamkeit der National Governors Association (NGA) auf sich, die Arbeiten von GHX, AHRMM und weiteren Vetting-Organisationen konsolidieren will. Gouverneure übernahmen Führungsrollen in ihren Bundesstaaten für lebensrettende Ausrüstung, trotz begrenzter Vor-Pandemie-Erfahrung in komplexen globalen Lieferketten. Durch zentrale Ergebnis-Hosting auf einer Website: One-Stop-Shop für PPE-Suchende – Produktsuche, Vendor-Suche, Mehrfach-Screenings, Peer-Reviews.

Eine solche Initiative: Public Spend Forum (PSF), globale Marktintelligenzplattform für öffentlichen Sektor. Über GovShop (kostenlose Supplier- und Contract-Intelligence-Plattform) liefert PSF umfassende Supplier- und Contract-Daten aller Märkte. Als COVID-19-Reaktion kollaboriert PSF-Team mit Defense Joint Task Force, NGA, Healthcare-Orgs wie AHRMM zur Verifizierung von Lieferanten und Kompilierung des größten freien Supply-Chain-Datensets zu COVID-19-Produktinventar, Kapazität, Verfügbarkeit. Datenset aggregiert Supplier-Infos, hilft Healthcare-Agencies bei Bedarfsdeckung.

Fazit

COVID-19 bedrohte Gesundheit und Wohlergehen von Millionen. Positiv: Es brachte Organisationen – öffentlich und privat – zusammen, brachte legitime Ressourcen-Träger nach vorn. Supply Chain gedeiht per se durch Kollaboration. COVID-19 begann mit Aufzeigen der Brüchigkeit der Healthcare-Supply-Chain, endet mit Demonstration dessen, was möglich ist, wenn Stakeholder für gemeinsamen Zweck zusammenkommen.

Karen Conway ist VP Healthcare Value bei GHX. Mike Schiller ist Senior Director Supply Chain bei AHRMM.