Drei Schritte zur Abstimmung der Beschaffungstechnologie mit der Geschäftsstrategie

Beschaffungsteams, die Legacy-Tools verwenden, haben oft Schwierigkeiten, ihr volles Potenzial auszuschöpfen und ihre geschäftlichen Auswirkungen zu maximieren. Sie können unwissentlich hinter Konkurrenten zurückbleiben, die Prozesse automatisieren und Innovationen mit modernen Software-as-a-Service (SaaS)-E-Sourcing-Strategien vorantreiben.

Die Vorteile moderner Lösungen hören nicht bei der Benutzerfreundlichkeit auf. Laut einer Umfrage von Deloitte erzielten 61 Prozent der Einkaufsleiter im Vergleich zum Vorjahr bessere Einsparungen, nachdem sie Legacy-Systeme abgeschafft und neuere Tools implementiert hatten.

Vorausdenkende Chief Procurement Officers (CPOs) wenden sich modernen Technologien zu, um Einblicke in die Auswirkungen und Einsparungen bei der Beschaffung zu gewinnen. Dabei werden sie zum Treiber der unternehmensweiten Transformation. Aber mit zahlreichen Optionen auf dem heutigen Markt kann es eine Herausforderung sein, die richtige Sourcing-Lösung zu finden, um diese Transformation zu erreichen.

Hier sind drei Lektionen, die Einkaufsleiter berücksichtigen sollten, wenn sie auf eine moderne Beschaffungslösung umrüsten möchten, die auf die allgemeine Geschäftsstrategie abgestimmt ist.

Vereinfachen Sie den Zusammenarbeitsprozess

Die Geschäftslandschaft entwickelt sich schneller denn je, was bedeutet, dass versierte CPOs ihre Teams proaktiv umgestalten müssen, um an der Spitze zu bleiben. Beschaffungsteams konzentrieren sich oft auf Kosteneinsparungen, aber in der heutigen Wettbewerbslandschaft muss die Beschaffung den Fokus verlagern, um mehr als nur ein Büro für Kostensenkungen zu werden. CPOs müssen echte geschäftliche Auswirkungen erzielen und zusammenarbeiten, um strategische Ergebnisse zu erzielen.

Laut einer Studie von McKinsey &Company steigert die Implementierung kollaborativer Prozesse und Tools die Produktivität in globalen Softwareentwicklungsteams um 20-30 Prozent. Wenn Einkaufsleiter sich für benutzerfreundliche Tools einsetzen, die Zusammenarbeit und Innovation fördern, können sie die Wahrscheinlichkeit positiver Ergebnisse für ihre Teams erhöhen.

Das Sourcing-Team von VMWare, einem weltweit führenden Anbieter von Cloud-Infrastruktur und digitaler Arbeitsplatztechnologie, verwaltet jährliche Ausgaben von 2 Milliarden US-Dollar. Bei so viel Geld, das auf dem Spiel steht, kommt eine schwache Einführung eines Sourcing-Tools nicht in Frage. Nach Jahren der Verwendung eines Legacy-Tools – und der Erkenntnis, dass der ROI praktisch nicht vorhanden war – wusste das Team, dass es zu einem einfacheren und benutzerfreundlicheren E-Sourcing-Tool wechseln musste.

Im Evaluierungsprozess priorisierte VMWare eine Lösung, die für Sourcing-Teams und Stakeholder gleichermaßen intuitiv war. Nachdem das Team ein modernes Sourcing-Tool implementiert hatte, wurde die Zusammenarbeit schnell zu einem Brennpunkt für die Interaktion zwischen Stakeholdern, Lieferanten und dem Beschaffungsteam, wodurch interne und externe Schwachstellen gelindert wurden.

Befürworter einer besseren Einbindung von Stakeholdern

Die Einbindung von Stakeholdern ist ein offensichtlicher und entscheidender nächster Schritt. Der Erfolg von Sourcing-Teams basiert auf Vertrauen und Zusammenarbeit. Da der Wissensaustausch eine bessere Ausrichtung und einen direkten Einblick in strategische Geschäftsziele ermöglicht, können Stakeholder bei der Beschaffung helfen, Projekte zu priorisieren und Ergebnisse zu liefern, die den Erfolg steigern.

Nachdem VMWare ein modernes SaaS-E-Sourcing-Tool implementiert hatte, sprangen die Stakeholder schnell an Bord. Kelle Garcia, Center of Excellence Manager für Global Strategic Sourcing:„Unsere Stakeholder sind angenehm überrascht. Zuvor darauf konditioniert, verwirrende und mühsame Werkzeuge zu verwenden, sind sie von der Einfachheit des Werkzeugs begeistert.“ Stakeholder können jetzt einfach Anfragen senden und haben sofortigen Zugriff auf Projekte und Informationen. Darüber hinaus ermöglichte das moderne SaaS-E-Sourcing-Tool den internen Stakeholdern von VMWare, in Zusammenarbeit mit dem Sourcing-Team schnell und effizient Lösungen zu finden.

Datenbewusstsein kultivieren

Kontinuierliche geschäftliche Auswirkungen sind ohne eine Kultur des Datenbewusstseins nicht möglich. Durch die Schaffung eines zentralen Repositorys für Sourcing-Truth, aus dem das gesamte Unternehmen auf Informationen zugreifen kann, können CPOs Erkenntnisse in Echtzeit austauschen und wertvolle Lernberichte liefern. Die gesammelten Daten und Erkenntnisse können wiederum die strategische Bedeutung der Beschaffung hervorheben und es der Beschaffung ermöglichen, eine einflussreiche Stimme im Unternehmen zu gewinnen.

Nach der Implementierung des SaaS-E-Sourcing-Tools verzeichnete VMWare einen deutlichen Anstieg der abgeschlossenen Projekte. „Aufgrund der Möglichkeit, Felder individuell anzupassen und aktuelle Berichte in Echtzeit zu erhalten, haben wir die Anzahl der auf den Markt gebrachten Projekte verdoppelt“, sagt Garcia.

Zusammenarbeit, Einbindung von Stakeholdern und Datenbewusstsein mögen für ein Beschaffungsteam mit umständlichen Legacy-Lösungen unerreichbar erscheinen, aber wenn die richtige Technologie auf diese Strategien abgestimmt ist, bietet sie einen klaren Weg zum Geschäftserfolg.

„Die flexible und zugängliche Schnittstelle unseres modernen SaaS-E-Sourcing-Tools hilft unserem gesamten Team, schnell auf den Markt zu gehen und mit Stakeholdern zusammenzuarbeiten“, sagt Garcia. „Wir beeinflussen positiv, wie einfach und flexibel automatisierte Ausschreibungen wahrgenommen werden. Noch besser ist, dass wir aufgrund mangelnder Akzeptanz durch Anbieter und Interessengruppen kein Geld mehr auf dem Tisch lassen.“

Durch den Einsatz moderner SaaS-E-Sourcing-Tools können CPOs die Beziehungen ihrer Teams zu Stakeholdern stärken und von hochwertigen Dateneinblicken profitieren, um Veränderungen im gesamten Unternehmen zu bewirken.

Stan Garber ist Präsident und Mitbegründer von Scout-RFP , ein Anbieter von Beschaffungs- und Beschaffungssoftware.