Wie Live-Felddaten das Baumanagement straffen: 4 Schlüsselwege

Die Rolle des Bauprojektmanagers ist nichts für schwache Nerven. Sie sind Augen und Ohren von allem, was auf einer Baustelle passiert, und verantwortlich dafür, das Büropersonal und andere wichtige Stakeholder auf dem Laufenden zu halten. Darüber hinaus verbringen sie ihre Zeit mit Planung, Benchmarking und Management von Zeit und Risiko sowie der Verteilung von Ressourcen und der Verwaltung des Projektbudgets.

Bis vor Kurzem erforderte die Rolle des Projektmanagers eine umfangreiche Anzahl manueller Dokumentationsprozesse, die Papier, Tabellenkalkulationen und mehrere Arten von Technologielösungen umfassten, was ihre Effektivität stark einschränkte. Glücklicherweise ändert die Fähigkeit, Live-Felddaten zu haben und zu teilen, all das. Live-Felddaten geben Projektmanagern die Möglichkeit, ihre Datenmanagement-Arbeitslast zu verringern und sich mehr auf die menschlichen Elemente ihrer Projekte zu konzentrieren, ihren geografischen Fußabdruck zu erweitern und ihnen die Fähigkeit zu geben, ihre gesamte Projektproduktivität zu steigern.

Vier Schlüsselbereiche, wo Live-Felddaten Risiken aufdecken, Informationen teilen und Projekteffizienz verbessern

1. Echtzeit-Wissen

Projektmanager, die darauf angewiesen sind, Informationen auf Papier oder persönlich zu teilen, kämpfen. Vor COVID-19 bekamen Projektmanager oft verzögert Felddaten ins Büro. Jetzt, da so viele Büromitarbeiter remote arbeiten, hat sich die Verzögerung erhöht, da Firmen keinen zentralen Bürostandort mehr haben, an den die Daten geliefert werden können. Diese Verzögerung ist ein Grund, warum es so imperativ ist, dass Unternehmen Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass Daten per Knopfdruck gesammelt und verteilt werden können.

Live-Felddaten-Lösungen bieten Unterstützung wie cloud-basierte Zeiterfassung, Geräteverfolgung, mobile Formulare mit Foto- oder Videoanhängen, Fortschrittsverfolgung und Integration mit Enterprise- und Payroll-Systemen. Ausgestattet mit diesen Werkzeugen können Projektmanager den Puls dessen, was auf der Baustelle passiert, fühlen und bei Bedarf Korrekturmaßnahmen ergreifen, ohne physisch auf der Baustelle zu sein. Durch das Entfernen von Verzögerungen bei Arbeitsstunden und Fortschrittsberichterstattung können Projektmanager schnell Anpassungen an Mitarbeiter- und Gerätestandorten vornehmen, um Lücken zu füllen, egal ob sie auf der Baustelle sind oder nicht. Alle Mitarbeiter können bequem über Smartphones, Tablets und andere Geräte auf cloud-basierte Lösungen zugreifen. Selbst wenn Außendienstmitarbeiter in abgelegenen Gebieten ohne Service arbeiten, werden Live-Felddaten offline weiter gesammelt, während die Arbeit passiert, sodass die Daten später geteilt und mit der Cloud-Plattformlösung synchronisiert werden können, sobald das Gerät wieder im Dienst ist.

Live-Felddaten-Plattformen erhöhen die Genauigkeit der gesammelten Felddaten dramatisch, weil sie in Echtzeit erfasst und dann in die anderen Softwaresysteme des Unternehmens zurückintegriert werden. Dies eliminiert manuelle Dateneingabe, Tippfehler und Neuzuordnung von Jobkosten und verbindet den Projektmanager mit dem Mitarbeiterfortschritt. Mit der gestrafften und vollständig digitalisierten Datenerfassung ist das Endergebnis-Reporting im ERP genau. Mit Live-Felddaten können Projektmanager Vertrauen in ihre Projektstatusberichterstattung haben und mehr Zeit damit verbringen, zu analysieren, wie man das Projekt zur Rentabilität managt, anstatt ihre ganze Zeit mit manueller, nachträglicher Datenerfassung und -eingabe zu verbringen.

2. Arbeitskräfte-Management

Lohnkosten sind typischerweise die größte variable Kostenkategorie für ein Bauprojekt, was sie oft zu einem der signifikantesten Risiken für Kostenüberschreitungen macht. Da der Mangel an qualifizierten Arbeitskräften 2020 weiterhin eines der Top-Probleme in der Bauindustrie ist, sind diese Ressourcen wertvoll und müssen voll ausgeschöpft werden.

Wenn man nicht physisch auf der Baustelle ist, hat ein Projektmanager keine zuverlässige Möglichkeit sicherzustellen, dass Mitarbeiter tatsächlich auf der Baustelle arbeiteten oder die Straße runter frühstückten. Sie würden auch nicht sicher wissen, ob Mitarbeiter einen vollen Arbeitstag auf ihren Zeiterfassungskarten eintragen oder sogar für ihre Kumpels in der Crew, an Tagen, an denen sie die Baustelle früh verlassen. Dies kann ein erheblicher Risikofaktor sein, wenn gemeldete Arbeitsstunden ohne echte Ausgabe vorliegen – wie in den obigen Beispielen. Dies kann auch zu künstlicher Überstunden auf einem Projekt führen und die gesamten Lohnkosten drastisch in die Höhe treiben.

Projektmanager kämpfen oft damit, Arbeitsstunden und Aufgaben zu verfolgen, besonders wenn die Anzahl der Baustellen zunimmt. Produktivitätsverlust, wenn er nicht verfolgt und gemildert wird, kann auf jedem Projekt leicht außer Kontrolle geraten, Gewinne zerstören und Kundenzufriedenheit erodieren.

Technologie in die Hände jedes Arbeiters, Vorarbeiters und Supervisors zu legen, ist nicht kompliziert. Tatsächlich ist es so einfach, wie sie eine App auf ihrem Smartphone nutzen zu lassen. Gesichtserkennung und GPS-Tracking mit Geofencing lassen Projektmanager wissen, wo der Mitarbeiter ist und dass der richtige Mitarbeiter ein- und ausstempelt. Projektmanager und Supervisoren im Feld können alarmiert werden, wenn Mitarbeiter ein- oder ausstempeln, wenn die Stempelfotos nicht mit ihrem Profilfoto übereinstimmen oder wenn sie außerhalb des Baustellen-Geofence sind – während es passiert. Mit Live-Felddaten kann ein Projektmanager regelmäßige Mannstundenberichte für jeden Kostenkode erhalten, was es ihnen ermöglicht, Mitarbeiterzeit und Produktivität leicht zu verfolgen und Verzögerungen, die von ungenauen oder zurückgehaltenen Daten herrühren, abzuwenden.

Live-Felddaten automatisieren auch die Integration der gesammelten Daten in und aus dem ERP, was sicherstellt, dass neue Kostenkodes, Projekte oder neue Mitarbeiter automatisch mit der Datenerfassungs-App synchronisiert werden. Dies ermöglicht es Außendienstmitarbeitern, ihre Zeit präzise einzutragen und sie in Echtzeit dem richtigen Kostenkode oder Projekt zuzuordnen – ohne zusätzliche Arbeit für den Projektmanager.

3. Geräteallokation

Bauprojekte basieren auf der Optimierung von Unternehmensausrüstung. Ohne Live-Felddaten zu wissen, wer welches Stück Ausrüstung hat und welchem Projekt es zugewiesen ist, kann es schwierig sein, Mitarbeitern die richtige Ausrüstung zu geben, um ihre Arbeit sicher und effizient auszuführen. Mitarbeiter im Feld und Supervisoren verschwenden Zeit mit unnötigen Anrufen, Textnachrichten und zusätzlichen E-Mails, um die richtige Ausrüstung zu lokalisieren, oder manchmal mieten Projektmanager unnötige Artikel, wenn sie die passende eigene Ausrüstung nicht lokalisieren können.

Diese Ineffizienzen mögen klein erscheinen, aber systematische Ressourcenprobleme addieren sich über die Lebensdauer eines Projekts zu großen Kosten. Live-Felddaten geben Projektmanagern genaue Echtzeit-Transparenz in Ausrüstungsinventar, Zuweisung und Nutzung. Projektmanager können proaktiv neue Ausrüstungskäufe oder -mieten basierend auf tatsächlicher Asset-Nutzung planen oder Reparaturen basierend auf Wartungsanfragen über die mobile App planen. Sie werden auch sehen, welche Ausrüstung unter- oder überausgelastet ist.

Produktionsfortschritt, den Arbeiter machen, kann in Echtzeit eingesehen werden, was Flexibilität gibt, Personal an Standorte umzuverteilen, die ihre Stärken am besten nutzen können. Diese Art von Einblicken ermöglicht es ihnen, Maßnahmen zu ergreifen – wie die Auslastung der Ausrüstung auszugleichen, um die Nutzungsdauer des Assets zu verlängern und Asset-Ersatzkosten zu reduzieren. Oder die Belegschaft ordnungsgemäß zu managen, um unnötige Überstunden zu vermeiden. Richtige Verteilung stellt sicher, dass das richtige Werkzeug zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort ist, damit Arbeiter ohne Verzögerungen fortschreiten können.

4. Stakeholder-Kommunikation

Kommunikation vom Feld ins Büro kann genauso schwierig sein, wenn nicht schwieriger als über die Baustelle hinweg. Auf hoher Ebene wollen interne und externe Stakeholder wissen, ob das Projekt im Zeitplan liegt, im Budget bleibt und ob es potenzielle zukünftige Risiken gibt. Für einen Projektmanager, um diese Art von Transparenz zu haben, braucht er Zugriff auf Live-Felddaten, die tägliche Logberichte, Arbeitsstunden, fertiggestellte Mengen nach Kostenkode und abgeschlossene Sicherheitsberichte zeigen. Es ist eine Herausforderung für Projektmanager mit manueller Datenerfassung und -verarbeitung, dieses Maß an Transparenz zu haben.

Aus Projektmanagement-Perspektive hat Live-Felddaten das Spiel komplett verändert. Feldsupervisoren kommunizieren den täglichen Projektstatus klar über mobile Formulare mit angehängten Fotos mit Markierungen und senden sie automatisch an die Projektmanager. Projektmanager müssen nicht mehr tägliche Logberichte aus mehreren Papierformularen kompilieren, während sie auch durch verschiedene E-Mails mit Fotoanhängen wühlen müssen, um sicherzustellen, dass sie die richtigen Fotos verwenden, um den aktuellen Projektstatus in Projektstatus-Meetings genau zu kommunizieren. Interne und externe Stakeholder erhalten im Gegenzug tägliche Logberichte in Echtzeit, ohne die Arbeitslast des Projektmanagers zu erhöhen. Der Projektmanager kann dann den täglichen Logbericht in Projektstatus-Meetings mit Eigentümern und Entwicklern oder wichtigen internen Projekt-Stakeholdern basierend auf genauen Live-Felddaten besprechen.

Bei kleineren Projekten können mobile Formulare mit Live-Felddaten und eingebetteten Fotos mit Markierungen und Annotationen die Notwendigkeit zusätzlicher Projektmanager beseitigen, weil die automatisierten täglichen Logberichte den Projektstatus vollständiger und genauer kommunizieren. Als reales Beispiel: Ein Elektrokontraktor aus North Carolina, der Live-Digitalformulare mit Foto- und Videointegrationen nutzte, stellte fest, dass Echtzeit-medienreiche mobile Formulare Projektstatusinformationen genauer, effektiver und effizienter übertrugen als die Einstellung zusätzlicher Projektmanager. Live-Felddaten erweiterten die Effektivität jedes Projektmanagers und hielten die Bilanz des Unternehmens.

Bauprojekte erfordern umfangreiche Planung und Management, um von der Ausschreibung bis zum Abschluss ordnungsgemäß ausgeführt zu werden. Zu sagen, Projektmanager hätten die Hände voll, wäre eine Untertreibung. Live-Felddaten haben den Fokus der Projektmanager von Datenerfassung und -aufzeichnung auf Überprüfung und Analyse verlagert. Die Zeiten des Blindfliegens oder auf Daten, die Wochen oder Monate alt sind, sind vorbei. Daten sofort verfügbar zu haben, während Aufgaben abgeschlossen werden, kann ein Projekt von完全 unkontrollierbar zu effektiv gemanagt transformieren. Live-Felddaten-Lösungen geben Projektmanagern die Werkzeuge, die sie brauchen, um kritisches Datentracking, Reporting und Produktivität zu steigern.

Mike Merrill ist Mitgründer und Chief Operating Officer von WorkMax.