Vier Möglichkeiten, wie Live-Felddaten das Projektmanagement optimieren können

Die Rolle des Bauprojektleiters ist nichts für schwache Nerven. Sie sind die Augen und Ohren für alles, was auf einer Baustelle passiert, und sind dafür verantwortlich, das Büropersonal und andere wichtige Interessengruppen auf dem Laufenden zu halten. Darüber hinaus verbringen sie ihre Zeit damit, Zeit und Risiken zu planen, zu vergleichen und zu verwalten sowie Ressourcen zu verteilen und das Projektbudget zu verwalten.

Bis vor kurzem erforderte die Tätigkeit als Projektmanager eine umfangreiche Anzahl manueller Dokumentationsprozesse, die Papier, Tabellenkalkulationen und verschiedene Arten von Technologielösungen umfassen, was ihre Effektivität stark eingeschränkt hat. Glücklicherweise ändert sich all dies durch die Möglichkeit, Live-Felddaten zu haben und zu teilen. Live-Felddaten geben Projektmanagern die Möglichkeit, ihre Arbeitsbelastung für das Datenmanagement zu verringern und sich mehr auf die menschlichen Elemente ihrer Projekte zu konzentrieren, ihre geografische Präsenz zu erweitern und ihre Gesamtprojektproduktivität zu steigern.

Hier sind vier Schlüsselbereiche, in denen Live-Felddaten Risiken aufdecken, Informationen austauschen und die Projekteffizienz verbessern können.

Echtzeitwissen

Projektmanager, die darauf angewiesen sind, Informationen auf Papier oder persönlich auszutauschen, haben Probleme. Vor COVID-19 kam es bei Projektmanagern häufig zu Verzögerungen bei der Übertragung von Felddaten an das Büro. Jetzt, da so viele Büromitarbeiter remote arbeiten, hat sich die Verzögerungszeit erhöht, da Unternehmen keinen zentralen Standort haben, an den die Daten geliefert werden können. Diese Verzögerung ist ein Grund dafür, dass Unternehmen unbedingt Maßnahmen ergreifen müssen, um sicherzustellen, dass Daten mit einem Klick gesammelt und verteilt werden können.

Live-Felddatenlösungen bieten Unterstützung wie Cloud-basierte Zeiterfassung, Geräteverfolgung, mobile Formulare mit Foto- oder Videoanhängen, Fortschrittsverfolgung und Integration in Unternehmens- und Gehaltsabrechnungssysteme. Ausgestattet mit diesen Tools können Projektmanager immer am Puls des Geschehens vor Ort sein und bei Bedarf Korrekturmaßnahmen ergreifen, ohne physisch auf der Baustelle zu sein. Durch das Entfernen von Verzögerungen bei Arbeitszeiten und Fortschrittsberichten können Projektmanager schnell Anpassungen an Mitarbeitern und Ausrüstungsstandorten vornehmen, um Lücken zu schließen, unabhängig davon, ob sie sich auf der Baustelle befinden oder nicht. Alle Mitarbeiter können bequem über Smartphones, Tablets und andere Geräte auf Cloud-basierte Lösungen zugreifen. Selbst wenn Außendienstmitarbeiter ohne Service an entfernten Standorten arbeiten, werden Live-Felddaten während der Arbeit weiterhin offline erfasst, damit die Daten später geteilt und mit der Cloud-Plattform-Lösung synchronisiert werden können, sobald das Gerät wieder in Betrieb ist.

Live-Felddatenplattformen erhöhen die Genauigkeit der gesammelten Felddaten dramatisch, da sie in Echtzeit gesammelt und dann wieder in die anderen Softwaresysteme des Unternehmens integriert werden. Dadurch werden manuelle Dateneingaben, Eingabefehler und Neuzuweisungen von Auftragskosten vermieden und der Projektleiter mit dem Fortschritt der Mitarbeiter verbunden. Mit der optimierten und vollständig digitalisierten Datenerfassung ist die Endergebnisberichterstattung im ERP genau. Mit Live-Felddaten können sich Projektmanager auf ihre Projektstatusberichte verlassen und mehr Zeit damit verbringen, das Projekt zur Rentabilität zu analysieren, anstatt ihre ganze Zeit mit der manuellen, nachträglichen Datenerfassung und -eingabe zu verbringen.

Arbeitsmanagement

Arbeitskosten sind in der Regel die größte Kategorie variabler Kosten für ein Bauprojekt, was sie oft zu einem der größten Risiken für Kostenüberschreitungen macht. Da der Fachkräftemangel auch 2020 für die Bauwirtschaft eines der Top-Themen ist, sind diese Ressourcen kostbar und müssen voll ausgeschöpft werden.

Wenn ein Projektmanager nicht physisch auf der Baustelle ist, kann er nicht zuverlässig sicherstellen, dass die Mitarbeiter tatsächlich auf der Baustelle waren und ihre Arbeit verrichteten oder auf der Straße frühstückten. Sie wüssten auch nicht sicher, ob Mitarbeiter einen ganzen Tag Arbeit auf ihren Zeitkarten oder für ihre Kumpels in der Crew angeben, wenn sie die Baustelle früher für den Tag verlassen. Dies kann ein erheblicher Risikofaktor sein, wenn gemeldete Arbeitsstunden ohne realen Output wie in den obigen Beispielen angegeben werden. Dies kann auch zu künstlichen Überstunden bei einem Projekt führen und die Gesamtarbeitskosten drastisch in die Höhe treiben.

Projektmanager haben oft Schwierigkeiten, Arbeitszeiten und Aufgaben nachzuverfolgen, insbesondere wenn die Zahl der Baustellen zunimmt. Produktivitätsverluste können, wenn sie nicht verfolgt und abgemildert werden, bei jedem Projekt leicht außer Kontrolle geraten, Gewinne vernichten und die Kundenzufriedenheit untergraben.

Die Technik in die Hände jedes Arbeiters, Vorarbeiters und Vorgesetzten zu legen, ist nicht kompliziert. Tatsächlich ist es so einfach, dass sie eine App auf ihrem Smartphone verwenden. Gesichtserkennung und GPS-Tracking mit Geofencing lassen Projektmanager wissen, wo sich der Mitarbeiter befindet und dass der richtige Mitarbeiter ein- und ausstempelt. Projektmanager und Vorgesetzte im Außendienst können benachrichtigt werden, wenn Mitarbeiter ein- oder ausstempeln, wenn die Stempelfotos nicht mit ihrem Profilfoto übereinstimmen oder wenn sie sich außerhalb des Geofence der Baustelle befinden. Mit Live-Felddaten kann ein Projektmanager regelmäßige Arbeitsstundenberichte zu jedem Kostencode erhalten, sodass er die Zeit und Produktivität der Mitarbeiter leicht verfolgen und Verzögerungen vermeiden kann, die auf ungenaue oder blockierte Daten zurückzuführen sind.

Live-Felddaten automatisieren auch die Integration der erfassten Daten in und aus dem ERP, wodurch sichergestellt wird, dass neue Kostencodes, Projekte oder neue Mitarbeiter automatisch mit der Datenerfassungs-App synchronisiert werden. Dies ermöglicht den Außendienstmitarbeitern, ihre Zeit genau einzugeben und sie in Echtzeit für den Projektleiter dem richtigen Kostencode oder Projekt zuzuordnen, ohne dass der Projektleiter zusätzlichen Aufwand hat.

Ausrüstungszuweisung

Bauprojekte sind auf die Optimierung der Betriebsausstattung angewiesen. Ohne Live-Felddaten, die wissen, wer welche Ausrüstung hat und welchem ​​Projekt sie zugewiesen ist, kann es schwierig sein, den Mitarbeitern die richtige Ausrüstung zur Verfügung zu stellen, um ihre Arbeit sicher und effizient auszuführen. Mitarbeiter im Außendienst und Vorgesetzte verschwenden Zeit mit unnötigen Telefonaten, dem Versenden von Textnachrichten und zusätzlichen E-Mails, um die richtige Ausrüstung zu finden, oder manchmal mieten Projektmanager unnötige Gegenstände, wenn sie nicht in der Lage sind, die entsprechende Ausrüstung zu finden.

Diese Ineffizienzen mögen klein erscheinen, aber systematische Ressourcenprobleme summieren sich zu hohen Kosten über die Lebensdauer eines Projekts. Live-Felddaten geben Projektmanagern einen genauen Echtzeit-Einblick in den Gerätebestand, die Zuordnung und die Nutzung. Projektmanager können proaktiv den Kauf oder die Miete neuer Geräte basierend auf der tatsächlichen Nutzung der Anlagen planen oder Reparaturen basierend auf Wartungsanfragen über die mobile App planen. Sie sehen auch, welche Geräte nicht oder überlastet sind.

Der Produktionsfortschritt der Arbeiter kann in Echtzeit verfolgt werden und bietet Flexibilität, um Mitarbeiter an die Standorte zu verlagern, die ihre Stärken am besten nutzen können. Diese Arten von Erkenntnissen ermöglichen es ihnen, Maßnahmen zu ergreifen, z. B. die Nutzung der Ausrüstung auszugleichen, um den Nutzungszyklus der Anlage zu verlängern und die Kosten für den Anlagenersatz zu senken. Oder die Mitarbeiter richtig managen, um unnötige Überstunden zu vermeiden. Die richtige Verteilung stellt sicher, dass das richtige Werkzeug zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist, damit die Mitarbeiter ohne Verzögerungen weiterarbeiten können.

Kommunikation mit Interessengruppen

Die Kommunikation vom Außendienst zum Büro kann genauso schwierig, wenn nicht sogar schwieriger sein als auf der Baustelle. Auf hoher Ebene wollen interne und externe Stakeholder wissen, ob das Projekt im Zeitplan und im Budget liegt und ob mögliche zukünftige Risiken bestehen. Damit ein Projektmanager diese Art von Transparenz hat, benötigt er Zugriff auf Live-Felddaten mit täglichen Protokollberichten, Arbeitsstunden, abgeschlossenen Mengen nach Kostencode und abgeschlossenen Sicherheitsberichten. Für Projektmanager mit manueller Datenerfassung und -verarbeitung ist es eine Herausforderung, diese Transparenz zu erreichen.

Aus Sicht des Projektmanagements haben Live-Felddaten das Spiel komplett verändert. Außendienstleiter kommunizieren den Projekttagesstand über mobile Formulare mit angehängten Fotos mit Markups anschaulich und senden diese automatisch an die Projektleiter. Projektmanager müssen nicht mehr die täglichen Protokollberichte aus mehreren Papierformularen zusammenstellen und auch verschiedene E-Mails mit Fotoanhängen durchwühlen, um sicherzustellen, dass sie mit den richtigen Fotos den aktuellen Status des Projekts in Projektstatusmeetings genau kommunizieren. Interne und externe Stakeholder erhalten wiederum tägliche Protokollberichte in Echtzeit, ohne die Arbeitsbelastung des Projektmanagers zu erhöhen. Der Projektmanager kann dann den täglichen Protokollbericht in Projektstatusbesprechungen mit Eigentümern und Entwicklern oder wichtigen internen Projektbeteiligten basierend auf genauen Live-Felddaten besprechen.

Bei kleineren Projekten können mobile Formulare mit Live-Felddaten und eingebetteten Fotos mit Markups und Anmerkungen zusätzliche Projektmanager überflüssig machen, da die automatisierten täglichen Protokollberichte den Projektstatus vollständiger und genauer kommunizieren. Ein Beispiel aus der Praxis:Ein Elektrounternehmen aus North Carolina, das digitale Live-Formulare mit Foto- und Videointegration verwendet, stellte fest, dass medienreiche mobile Formulare in Echtzeit Projektstatusinformationen genauer, effektiver und effizienter übermittelten, als zusätzliche Projektmanager einzustellen. Live-Felddaten erhöhten die Effektivität jedes Projektmanagers und hielten das Endergebnis des Unternehmens aufrecht.

Bauprojekte erfordern eine umfassende Planung und Verwaltung, um vom Angebot bis zur Fertigstellung ordnungsgemäß ausgeführt zu werden. Zu sagen, dass Projektmanager alle Hände voll zu tun haben, wäre eine Untertreibung. Live-Felddaten haben den Fokus von Projektmanagern vom Sammeln und Aufzeichnen von Daten hin zu deren Überprüfung und Analyse verändert. Die Tage des Blindflugs oder auf Daten, die Wochen oder Monate alt sind, gehören der Vergangenheit an. Wenn die Daten nach Abschluss der Aufgaben sofort verfügbar sind, kann ein Projekt von einem völlig unhandlichen zu einem effektiven Management werden. Live-Felddatenlösungen bieten Projektmanagern die Tools, die sie benötigen, um die Verfolgung kritischer Daten, die Berichterstattung und die Produktivität zu verbessern.

Mike Merrill ist Mitbegründer und Chief Operating Officer von WorkMax.