Vier Möglichkeiten zur Optimierung von Geschäftsprozessen zur Risikominderung

Jeden Tag interagieren wir mit neuen Technologien, die weitaus fortschrittlicher und komplexer sind, als wir es uns vor einigen Jahren hätten vorstellen können. Mit den meisten dieser Änderungen sind unsere Erfahrungen effizienter, schneller und sicherer geworden.

Dasselbe gilt nicht für geschäftliche Zahlungen. Da sich Lieferketten und Zahlungstechnologien weiterentwickelt haben, waren nicht alle Unternehmen in der Lage, ihre Prozesse zu vereinfachen und die größtmögliche Effizienz zu erzielen. Unternehmen haben oft Hunderte oder sogar Tausende von Lieferanten als Teil ihrer Lieferkette, die alle wahrscheinlich unterschiedliche bevorzugte Zahlungsmethoden und Zahlungsbedingungen haben. Im Laufe der Zeit nicht überprüft, führt dies zu erheblicher Verschwendung und Ineffizienz bei Zahlungsprozessen und kann Ihr Unternehmen in die riskante Position bringen, eine große Menge an Bankkontoinformationen für diese Lieferanten zu speichern.

Es ist nicht mehr möglich, nur mit dieser Komplexität zu leben. Die Notwendigkeit, eine Reihe von Business-to-Business- und Business-to-Consumer-Zahlungen zu tätigen, hat die durchschnittliche Lieferkette eher zu einem Liefernetz gemacht. Die schnelle und sichere Bezahlung dieser Lieferanten und Verbraucher, insbesondere inmitten der anhaltenden Herausforderungen der Geschäftskontinuität durch COVID-19, macht Kontrollen und manuelle Prozesse zu einem Albtraum.

Der gegenwärtige Moment hat auf verschiedene Weise deutlich gemacht, dass sich unsere Herangehensweise an Zahlungen in der Lieferkette ändern muss. Werfen wir einen Blick auf diese und die unkomplizierten (wenn auch nicht immer einfachen) Änderungen, die Ihr Unternehmen vornehmen kann, um einfachere und effizientere Tage zurückzubringen.

Der Betrug nimmt zu, die Effizienz nicht

Wir müssen mit Scheckzahlungen beginnen, da der Verband der Finanzfachleute im vergangenen Jahr berichtete, dass noch immer fast 50% der Zahlungen per Scheck erfolgen. Diese Zahlungen waren schon immer anfällig für Betrug und relativ langsam, und das Jonglieren mit der Scheckfüllung bedeutet, dass Ihr Finanzteam viele Stunden aufwendet, die besser für wichtige Projekte verwendet werden könnten. Obwohl Schecks im Laufe der Zeit mit neueren Technologien sicherer geworden sind, bleiben sie langsam und anfällig für Betrug.

Für Unternehmen mit globalem Zahlungsbedarf ist es völlig ausgeschlossen, sich auf Schecks zu verlassen. Herkömmliche Methoden für internationale Zahlungen sind langsam, kostspielig und verfügen nicht über die erforderliche Aktualität, um Geld rund um den Globus zu senden, insbesondere im heutigen Klima.

Wenn das das einzige Problem bei Scheckzahlungen war, könnten Sie vielleicht die Zähne zusammenbeißen und es noch eine Weile durchhalten. Leider hat die Pandemie selbst anspruchsvolle Kreditorenbuchhaltungsabteilungen dazu gebracht, mit Herausforderungen der Geschäftskontinuität zu rechnen, die durch manuelle Prozesse und Papier noch verschlimmert werden. Hochschuleinrichtungen haben beispielsweise bereits mit einem Sommer zu kämpfen, in dem Mitarbeiter aus der Ferne waren und aufgrund von COVID-Ausbrüchen im Herbst oder Winter möglicherweise wieder anwesend sein müssen, was den Bedarf an Automatisierung und Fernzugriff deutlich macht.

Die weit verbreitete Verlagerung auf Remote-Prozesse hat auch zu einem starken Anstieg der Betrugsfälle geführt, wobei die Federal Trade Commission in diesem Jahr US-Geschäftsverluste in Höhe von 13,4 Millionen US-Dollar aufgrund von COVID-19 meldete. Allein im ersten Quartal 2020, bevor die Pandemie landesweit Büros schloss, berichtete PYMNTS.com, dass Unternehmen 33 % mehr Ransomware-Zahlungen getätigt haben, eine Zahl, die sicherlich weiter gestiegen ist.

Zu den Problemen kommt hinzu, dass die US-Post durch Verlangsamungen beeinträchtigt wurde, und selbst kleine Verzögerungen bei der erwarteten Ankunft eines Schecks können erhebliche Auswirkungen auf Ihre Lieferantenpartner haben. Im Laufe der Zeit und bei mehreren Zahlungen kann dies zu Reibungen zwischen Ihrer und ihrer Organisation führen und sich sowohl für Ihre AP-Funktion als auch für ihre AR-Abteilung als ärgerlich erweisen.

Laut Ardent Partners geben 60 % der Kreditorenbuchhaltungsabteilungen an, dass die Dauer der Genehmigungen für Rechnungen und Zahlungen die größte Herausforderung im Jahr 2020 und darüber hinaus ist, was den Prozess der Zahlung von Lieferanten noch komplexer und frustrierender macht . Das ist besonders relevant für kleinere Unternehmen mit großen, komplexen Lieferketten, wie familiengeführte Hersteller oder Immobilienunternehmen, die heute möglicherweise nicht über das Personal oder die Infrastruktur verfügen, um sich von langsamen, manuellen Prozessen zu befreien.

Wenn Sie bestehende Ineffizienzen durch Sicherheit, manuelle Prozesse und die Verlagerung auf Remote-Arbeit ergänzen, werden die Herausforderungen für die effektive Bezahlung Ihrer Lieferkette und die Zufriedenheit der Lieferanten offensichtlich. Lieferanten

Wie man Komplexität und Betrugsrisiko reduziert

Das ist der Umfang des Problems. Jetzt stellt sich nur noch die Frage, wie man es löst.

Glücklicherweise ist das weniger entmutigend, als es scheint. Für die meisten Unternehmen gibt es vier Möglichkeiten, die Zahlungen in der Lieferkette zu rationalisieren und gleichzeitig effizienter und sicherer zu machen, die alle aufeinander aufbauen. Lassen Sie uns diese jetzt skizzieren.

• Optimieren Sie wichtige Funktionen mit digitalen Prozessen. Dies ist der perfekte Zeitpunkt, um rücksichtslos zu sein, wenn es darum geht, Effizienz in Ihren Zahlungsprozessen zu finden. Wenn Sie auf digitale Zahlungen umsteigen und an Ihrer Zahlungssicherheit arbeiten, gewinnen Ihre Mitarbeiter Zeit, sich auf das große Ganze zu konzentrieren. Einer dieser großen Aspekte kann Ihre Zahlungen weiter rationalisieren, da das einfache Erhalten von Schecks aus Ihrem Zahlungsmix ein entscheidender Faktor ist, insbesondere für Hersteller, Gesundheitsdienstleister und andere Branchen mit massiven Lieferketten.

Eine der besten Möglichkeiten, dies zu tun, besteht darin, Ihr Lieferantenuniversum zu prüfen und sicherzustellen, dass Sie wissen, an wen Sie am häufigsten Zahlungen leisten, wie hoch diese Zahlungen normalerweise sind und wie sie sind. wieder bezahlt wird. Dies kann Ihnen helfen, Prioritäten zu setzen, wen Sie für virtuelle Karten und ACH an Bord nehmen sollten, wo Ihre Mitarbeiter eingreifen sollten, um die Lieferantenbeziehungen zu wahren, und sogar wo Sie erwägen könnten, Änderungen an den Lieferanten vorzunehmen, die Sie verwenden. Es braucht Zeit, eine große Lieferkette auf digitale Zahlungen umzustellen, aber es lohnt sich sowohl für Ihr Unternehmen als auch für Ihre Lieferanten.

• Priorisieren Sie Lieferantenbeziehungen. Versetzen Sie sich in die Lage eines Lieferanten, der Ihnen eine Rechnung per E-Mail zusendet, nicht einsehen kann, wann diese Rechnung genehmigt wird, und dann lange auf einen Scheck wartet. In diesem Szenario ist Ihre Kreditorenbuchhaltung eher ein Ärgernis als ein strategischer Partner, und Ihre Beziehung zu diesem Lieferanten kann darunter leiden.

Eine Möglichkeit zur Nachverfolgung des Rechnungsstatus, idealerweise über ein sicheres digitales Portal, kann Wunder bewirken. Die Bereitstellung sicherer, digitaler Zahlungen mit erweiterten Überweisungsinformationen und Details zum Zahlungsverlauf erleichtert die Bargeldbeantragung und verbessert Ihr Ansehen bei Ihrem Partner weiter. Bessere Zahlungserfahrungen bedeuten bessere Lieferantenbeziehungen, insbesondere für kleinere Unternehmen, die wahrscheinlich extrem darauf angewiesen sind, pünktlich bezahlt zu werden.

• Sicherheitsprozesse und -technologie verbessern. Wenn Sie Bankkontodaten eines Lieferanten besitzen, ist Ihr potenzielles Betrugsrisiko erheblich. Wenn Sie an Prozessen festhalten, die Ihnen jahrzehntelang gute Dienste geleistet haben, aber im Moment nicht geeignet sind, gehen Sie Risiken in einer Weise ein, die kein Geschäft sein sollte. Wenn Ihre Mitarbeiter nicht richtig darin geschult sind, was zu tun ist, wenn sie aus der Ferne eine verdächtige Zahlungsaufforderung erhalten, ist dies ein potenziell massives Problem.

Die Suche nach einem Zahlungsnetzwerk mit robuster Sicherheit ist ein ausgezeichneter erster Schritt, da dadurch sowohl das Risiko, diese Bankkontodaten zu speichern, als auch das Risiko von Fehlern durch Mitarbeiter beseitigt werden kann. Der hoffentlich damit verbundene Wechsel zu digitalen Zahlungen beseitigt einige der traditionellen Betrugsrisiken, die mit Scheckzahlungen verbunden sind, aber Sie sollten dennoch Schutzmaßnahmen wie die Multi-Faktor-Authentifizierung für Ihre Konten einführen und die Mitarbeiter in Best Practices, einschließlich Google, schulen um sicherzustellen, dass die Telefonnummer, mit der eine Bankkontoänderung beantragt wird, die Telefonnummer Ihres Lieferanten ist.

• Finden Sie die richtige Lösung. Wenn Sie nicht über die Ressourcen verfügen, um Ihre eigene AP-Lösung von Grund auf neu zu erstellen, müssen Sie letztendlich einen Partner finden, der diese Art von Änderungen für Sie durchführen kann. Suchen Sie nach einer Person, die sich auf die Automatisierung durch digitale Zahlungen konzentriert, über robuste Zahlungssicherheitsprotokolle und -technologie verfügt und Ihnen klar und prägnant erklären kann, wie eine Partnerschaft mit ihnen es Ihnen ermöglicht, Ihre Lieferkettenzahlungen zu rationalisieren und zu vereinfachen. Sie sollten sicherstellen, dass sich die Lösung nahtlos in Ihr ERP und Ihre bestehenden Bankbeziehungen integriert, um zusätzliche Arbeit und Kopfschmerzen zu vermeiden.

Wir werden nie wieder Zahlungen an Lieferanten hin- und hergeben, aber die Komplexität, die die Zahlungen in der Lieferkette seit Jahrzehnten definiert, kann immer noch beseitigt werden. Bessere Automatisierung, bessere Sicherheit und bessere Transparenz können Sie ans Ziel bringen, und es gibt keine bessere Zeit, um etwas zu ändern.

Bill Wardwell ist Senior Vice President of Strategy, Product and Business Operations bei Bottomline Technologies.