4 bewährte Strategien zur Vereinfachung von Geschäftsprozessen und Risikominimierung

Jeden Tag interagieren wir mit neuen Technologien, die weit fortgeschrittener und komplexer sind, als wir es uns vor wenigen kurzen Jahren vorstellen konnten. Mit den meisten dieser Veränderungen sind unsere Erfahrungen effizienter, schneller und sicherer geworden.

Dasselbe kann man über Geschäftszahlungen nicht sagen. Da sich Lieferketten und Zahlungstechnologien weiterentwickelt haben, waren nicht alle Unternehmen in der Lage, ihre Prozesse zu vereinfachen und die größten Effizienzen zu gewinnen. Unternehmen haben oft Hunderte oder sogar Tausende von Lieferanten als Teil ihrer Lieferkette, die alle wahrscheinlich unterschiedliche bevorzugte Zahlungsmethoden und Zahlungsbedingungen haben. Unkontrolliert führt das im Laufe der Zeit zu erheblichem Waste und Ineffizienz in Zahlungsprozessen und kann Ihr Unternehmen in die riskante Position bringen, eine große Menge an Bankkontoinformationen dieser Lieferanten zu halten.

Es ist nicht mehr möglich, einfach mit dieser Komplexität zu leben. Die Notwendigkeit, eine Vielzahl von Business-to-Business- und Business-to-Consumer-Zahlungen zu tätigen, hat die durchschnittliche Lieferkette eher wie ein Liefernetzwerk gemacht. Diese Lieferanten und Verbraucher schnell und sicher zu bezahlen, besonders mitten in den laufenden Business-Continuity-Herausforderungen durch COVID-19, macht Schecks und manuelle Prozesse zum Albtraum.

Es gibt mehrere Wege, wie der aktuelle Moment klar gemacht hat, dass die Art, wie wir Supply-Chain-Zahlungen angehen, sich ändern muss. Schauen wir uns diese an, sowie die unkomplizierten (wenn auch nicht immer einfachen) Änderungen, die Ihr Unternehmen vornehmen kann, um einfachere, effizientere Tage zurückzubringen.

Betrug steigt, Effizienz nicht

Wir müssen bei Scheckzahlungen anfangen, weil die Association of Finance Professionals im vergangenen Jahr berichtete, dass nahe 50 % der Zahlungen noch per Scheck getätigt werden. Diese Zahlungen waren immer betrugsanfällig und relativ langsam, und das Jonglieren mit dem Scheck-Stuffing bedeutet, viele Stunden für Ihr Finance-Team zu verwenden, die besser für Projekte ausgegeben werden könnten, die zählen. Obwohl Schecks im Laufe der Zeit durch neuere Technologie sicherer geworden sind, bleiben sie langsam und betrugsanfällig.

Für Unternehmen mit globalen Zahlungsbedürfnissen ist das Verlassen auf Schecks完全 ausgeschlossen. Traditionelle Methoden internationaler Zahlungen sind langsam, kostspielig und haben nicht die Termintreue, die nötig ist, wenn man Geld um den Globus sendet – besonders im heutigen Klima.

Wenn das das einzige Problem mit Scheckzahlungen wäre, könnten Sie vielleicht die Zähne zusammenbeißen und eine Weile durchhalten. Leider hat die Pandemie sogar anspruchsvolle AP-Abteilungen mit Business-Continuity-Herausforderungen konfrontiert, die durch manuelle Prozesse und Papier verschärft werden. Zum Beispiel haben Hochschulen bereits mit einem Sommer zu kämpfen gehabt, in dem Mitarbeiter remote waren und es im Herbst oder Winter aufgrund von COVID-Ausbrüchen wieder sein könnten – was den Bedarf an Automatisierung und Remote-Zugriff evident macht.

Der weitverbreitete Wechsel zu Remote-Prozessen hat auch zu einem starken Anstieg von Betrug geführt, mit 13,4 Millionen Dollar US-Geschäftsverlusten durch COVID-19 in diesem Jahr, berichtet die Federal Trade Commission. Allein im ersten Quartal 2020, bevor die Pandemie Büros landesweit schloss, berichtete PYMNTS.com, dass Unternehmen 33 % mehr Ransomware-Zahlungen leisteten – eine Zahl, die sicherlich weiter gestiegen ist.

Zu den Problemen kommen US-Post-Verzögerungen, und sogar kleine Verzögerungen in der erwarteten Ankunft eines Schecks können erhebliche Auswirkungen auf Ihre Lieferantenpartner haben. Über die Zeit und mit mehreren Zahlungen kann das Reibung zwischen Ihrer Organisation und der ihren erzeugen und sich als ärgerlich für sowohl Ihre AP-Funktion als auch ihre AR-Abteilung erweisen.

Laut Ardent Partners sagen 60 % der AP-Abteilungen, dass die Zeit, die es braucht, um Genehmigungen für Rechnungen und Zahlungen zu sichern, die Top-Herausforderung ist, der sie 2020 und darüber hinaus gegenüberstehen – was eine weitere Schicht Komplexität und Frustration zum Prozess des Bezahlens von Lieferanten hinzufügt. Das ist besonders relevant für kleinere Unternehmen mit großen, komplexen Lieferketten, wie familiengeführte Hersteller oder Immobilienfirmen, die heute vielleicht nicht das Personal oder die Infrastruktur haben, um sich von langsamen, manuellen Prozessen zu befreien.

Wenn Sie Sicherheit, manuelle Prozesse und den Wechsel zu Remote-Arbeit zu bestehender Ineffizienz addieren, werden die Herausforderungen, Ihre Lieferkette effektiv zu bezahlen und Lieferanten glücklich zu halten, offensichtlich.

Wie Komplexität und Betrugsrisiko reduziert werden

Das ist der Umfang des Problems. Jetzt ist die Frage einfach, wie Sie es lösen.

Glücklicherweise ist das weniger einschüchternd, als es scheint. Für die meisten Unternehmen kann die Straffung von Supply-Chain-Zahlungen, während sie effizienter und sicherer gemacht werden, auf vier Wegen erreicht werden, die alle aufeinander aufbauen. Lassen Sie uns diese jetzt skizzieren.

• Kernfunktionen mit digitalen Prozessen straffen. Dies ist der perfekte Zeitpunkt, um rücksichtslos bei der Suche nach Effizienzen in Ihren Zahlungsprozessen zu sein. Wenn Sie auf digitale Zahlungen umsteigen und an Ihrer Zahlungssicherheit arbeiten, werden Sie Zeit für Ihr Personal freisetzen, um sich auf Big-Picture-Elemente zu konzentrieren. Eines dieser Big-Picture-Elemente kann die weitere Straffung Ihrer Zahlungen sein, da das bloße Entfernen von Schecks aus Ihrem Zahlungsmix ein Gamechanger ist – besonders für Hersteller, Gesundheitsdienstleister und andere Vertikale mit massiven Lieferketten.

Einer der besten Wege, dies zu tun, ist die Prüfung Ihres Lieferantenuniversums und die Sicherstellung, dass Sie wissen, wen Sie am häufigsten bezahlen, wie groß diese Zahlungen typischerweise sind und wie sie bezahlt werden. Das kann Ihnen helfen, zu priorisieren, wen Sie für Virtual Card und ACH onboarding sollten, wo Ihr Personal eingreifen sollte, um Lieferantenbeziehungen zu erhalten, und sogar, wo Sie Änderungen in Betracht ziehen könnten, welche Lieferanten Sie nutzen. Es braucht Zeit, eine große Lieferkette auf digitale Zahlungen umzustellen, aber es lohnt sich der Aufwand für sowohl Ihr Unternehmen als auch Ihre Lieferanten.

• Lieferantenbeziehungen priorisieren. Versetzen Sie sich in die Schuhe eines Lieferanten, der Ihnen eine Rechnung per E-Mail schickt, keine Transparenz hat, wann diese Rechnung genehmigt wird, und dann lange auf einen Scheck warten muss. In diesem Szenario ist Ihre AP-Abteilung mehr eine Belästigung, mit der sie umgehen müssen, als ein strategischer Partner, und Ihre Beziehung zu diesem Lieferanten kann leiden.

Einen Weg zu bieten, den Status ihrer Rechnung zu verfolgen – idealerweise über ein sicheres digitales Portal – kann Wunder wirken. Sichere, digitale Zahlungen mit erweiterten Remittance-Informationen und Zahlungshistorie-Details machen die Cash Application einfacher und verbessern Ihre Position beim Partner weiter. Bessere Zahlungserlebnisse gleich bessere Lieferantenbeziehungen – besonders für kleinere Unternehmen, die extrem darauf angewiesen sind, pünktlich bezahlt zu werden.

• Sicherheitsprozesse und -technologie verbessern. Wenn Sie Lieferanten-Bankkontodetails halten, ist Ihre potenzielle Betrugsexposition signifikant. Wenn Sie an Prozessen festhalten, die Ihnen jahrzehntelang gut gedient haben, aber für den Moment ungeeignet sind, umarmen Sie Risiko auf eine Weise, wie es kein Unternehmen sollte. Wenn Ihr Personal nicht ordnungsgemäß darauf trainiert ist, was zu tun ist, wenn sie eine verdächtige Zahlungsanforderung remote erhalten, ist das ein potenziell massives Problem.

Ein Zahlungsnetzwerk mit robuster Sicherheit zu finden, ist ein hervorragender erster Schritt, da es sowohl das Risiko, diese Bankkontodetails zu halten, als auch einige der Risiken, die mit Fehlern des Personals verbunden sind, entfernen kann. Der Wechsel zu digitalen Zahlungen, der hoffentlich damit einhergeht, wird einige der traditionellen Betrugsrisiken entfernen, die mit Scheckzahlungen assoziiert sind, aber Sie werden trotzdem Schutzmaßnahmen wie Multi-Factor Authentication auf Ihren Konten etablieren und Personal in Best Practices schulen wollen – einschließlich Googeln, um sicherzustellen, dass die Telefonnummer, die eine Bankkontoänderung anfordert, die Telefonnummer Ihres Lieferanten ist.

• Die richtige Lösung finden. Letztendlich, es sei denn, Sie haben die Ressourcen, Ihre eigene AP-Lösung von Grund auf zu bauen, werden Sie einen Partner brauchen, der diese Art von Änderungen für Sie ermöglichen kann. Suchen Sie nach einem, der sich auf Automatisierung durch digitale Zahlungen konzentriert, robuste Zahlungssicherheitsprotokolle und -technologie vorweisen kann und Ihnen klar und prägnant erklären kann, wie eine Partnerschaft mit ihnen es Ihnen ermöglichen wird, Ihre Supply-Chain-Zahlungen zu straffen und zu vereinfachen. Sie werden wollen, dass die Lösung nahtlos mit Ihrem ERP und bestehenden Bankbeziehungen integriert, um zusätzlichen Aufwand und Kopfschmerzen zu vermeiden.

Wir werden nie zurückkehren, Zahlungen hin und her an Lieferanten zu übergeben, aber die Komplexität, die Supply-Chain-Zahlungen jahrzehntelang definiert hat, kann trotzdem eliminiert werden. Bessere Automatisierung, bessere Sicherheit und bessere Transparenz können Sie dorthin bringen – und es gibt keinen besseren Zeitpunkt als jetzt, um eine Veränderung vorzunehmen.

Bill Wardwell ist Senior Vice President of Strategy, Product and Business Operations bei Bottomline Technologies.