Müssen für Lean Six Sigma-Anwender mit RPA vertraut sein

Menschen neigen bei monotoner Arbeit zu Erschöpfung und Fehlern.

Die Automatisierung solcher Aufgaben befreit die Mitarbeiter von der Plackerei sich wiederholender Aufgaben und sie können in ihrer zurückgewonnenen Zeit kreativere und strategischere Verantwortlichkeiten übernehmen.

RPA macht dies möglich. Unternehmen versuchen, RPA aggressiv in ihren Middle- und Backoffices zu implementieren.

Was ist RPA?

AssistEdge RPA ist eine Software, die künstliche Intelligenz (KI) verwendet, um Aufgaben, die von Menschen ausgeführt werden, teilweise oder vollständig zu automatisieren. Die meisten dieser Aufgaben sind regelbasiert und wiederholen sich. RPA ist eine benutzerfreundliche Technologie.

Beispielsweise kann es Informationen aus E-Mails sammeln und daraus Excel-Tabellen erstellen. Es kann Berechnungen anstellen und Ihnen solche Berichte jeden Tag zusenden.

RPA ist in der Lage, Menschen nachzuahmen, um komplexe Prozesse auszuführen. Es kann rund um die Uhr funktionieren und bietet eine hohe Genauigkeitsrate. Einige der Fälle, in denen RPA verwendet werden kann, sind das Onboarding von Anbietern oder Mitarbeitern, die Gehaltsabrechnung usw.

RPA-Tools können jedoch keinen guten Prozess oder Workflow entwerfen. RPA-Lösungen sind in diesen Fällen zwecklos.

Es gibt einige Risiken, wenn die RPA-Technologie ohne angemessene Planung implementiert wird. Wir benötigen LSS zur Optimierung des Prozesses, um solche Fallstricke zu vermeiden.

Was ist Lean Six Sigma (LSS)?

Lean Six Sigma ist eine Methode, um die Leistung des Prozesses zu verbessern, indem unnötige Schritte oder Aktivitäten in diesem Prozess eliminiert werden.

Es reduziert auch die Zeit zwischen Aufgaben, was erhöhte Zyklen des Prozesses gewährleistet, die innerhalb des gleichen Zeitintervalls auftreten. Die LSS-Methode zielt darauf ab, durch Qualitätsverbesserung ein besseres Kundenerlebnis zu bieten.

Kombination aus RPA und LSS

Eine der häufigsten Ursachen für das Scheitern von RPA-Projekten ist die Automatisierung fehlerhafter Prozesse. Die Automatisierung eines fehlerhaften Prozesses führt nicht zum gewünschten Ergebnis, da dadurch auch bestehende Prozessprobleme automatisiert werden.

Die Automatisierung fehlgeschlagener Prozesse ist Zeit- und Ressourcenverschwendung. Es kann unnötige Schritte oder Aktivitäten enthalten. Es kann sein, dass es überhaupt nicht funktioniert. Rückverfolgung und Anpassungen verursachen weitere Verzögerungen.

Daher ist die Prozessumgestaltung ein obligatorischer Schritt vor der RPA-Implementierung. LSS kann den Prozess optimieren, um Prozessexzellenz zu erreichen und RPA-Lösungen effizient zu gestalten.

LSS beseitigt Verschwendung und reduziert Abweichungen, um einen Prozess schlank und agil zu machen.

Im Folgenden sind die acht Arten von Verschwendung aufgeführt, die für das effiziente Funktionieren der RPA-Technologie eliminiert werden müssen:

1. Mängel
Wenn der Prozess nicht funktioniert, ist es zeitaufwändig, Fehler zu beheben und zu wiederholen. Automatisierung mit einem fehlerhaften Prozess hat keinen Wert.

2. Überproduktion
Prozesse werden nach Bedarf durchgeführt. Wenn sie im Übermaß ausgeführt werden, ist dies eine Verschwendung von Zeit und Ressourcen. Beispielsweise ist das Erstellen eines Berichts, den ein Kunde nicht angefordert hat, Zeit- und Ressourcenverschwendung.

3. Warten
Ein Prozess kann aufgrund eines unvollständigen vorherigen Prozesses, des Fehlens bestimmter Informationen oder von Autorisierungsproblemen hängen bleiben. Ein solches Warten verursacht lange Wartezeiten und verursacht weitere Verzögerungen. Prozesse müssen vor der Implementierung von RPA neu gestaltet werden.

4. Nichtnutzung von Talenten
Die Verschwendung von menschlichem Potenzial ist ein großer Verlust für die Organisation. Wenn Mitarbeiter dem Management kein Feedback und keine Empfehlungen zur Verbesserung von Prozessen geben dürfen, werden Verzögerungen nicht gestoppt. Unter Anerkennung der Mitarbeiter ist auch Verschwendung.

5. Transport
Durch ein klares Verständnis und die Implementierung eines effizienten Workflow-Designs können redundante Hin- und Herbewegungen in einem Prozess vermieden werden. Die Optimierung von Ressourcen und Arbeitsabläufen ist wichtig.

6. Inventar
Eine zentralisierte Datenbank ist notwendig, um eine unnötige Anhäufung von Lagerbeständen, ungenutzte Ressourcen im Lager usw. zu vermeiden.

7. Bewegung
Ineffiziente Ladenlayouts, die einen physischen Eingriff erfordern, die zusätzliche Bewegung, die erforderlich ist, um Ressourcen, Produkte oder Werkzeuge zu erreichen, ist Zeitverschwendung, wenn sie so angeordnet werden können, dass Zeit gespart wird.

8. Zusätzliche Verarbeitung
Unnötige Verarbeitung fügt einem Prozess keinen weiteren Wert hinzu, sondern verbraucht Zeit und Ressourcen.

Diese Verschwendungsnamen bilden ein Akrostichon DOWNTIME.

Alle Prozesse sind kein Kandidat für die RPA-Automatisierung. Nachdem Verschwendungen entfernt wurden, werden Prozesse durch LSS stabilisiert.

LSS wird geeignetere Kandidaten für RPA-Lösungen verarbeiten. LSS setzt auch Lizenzressourcen und Hardware frei, erhöht die Robustheit und reduziert Fehler.

• Einfache und komplexe Prozesse werden identifiziert.
• Prozesse mit mehr Wiederholungen werden identifiziert.
• Automatisierung wird nach LSS durch RPA-Softwaretools für Prozesse bereitgestellt.
• Es steigert die Effizienz und liefert maximalen ROI (Return on Investment) für die RPA-Automatisierungsinitiative.
• Regelmäßig genutzte Prozesse müssen von Zeit zu Zeit analysiert werden, um zu prüfen, ob es Verbesserungspotenzial gibt.

Umfangreiche Technologiekenntnisse sind erforderlich, um ein RPA-Projekt auf Knopfdruck zu starten. Das Verständnis der RPA-Technologie und LSS kann bei der Umgestaltung der Prozesse nach Bedarf helfen.

Alle Prozesse müssen standardisiert, optimiert und gut dokumentiert werden. Eine angemessene und korrekte Dokumentation hilft dem Entwicklungsteam, ein optimales Ergebnis zu erzielen.

Fazit

RPA ist keine vollständige Lösung für alle Arten von menschlicher Unzulänglichkeit. Aber neben den RPA-Tools sind im Back-End eine gute Verfahrenstechnik und menschliche Anstrengungen erforderlich.

LSS-Praktiker, die sich Kenntnisse in RPA aneignen, bringen ihre Fähigkeiten auf die nächste Stufe. Unternehmen setzen RPA-Technologie ein, um im Wettbewerb die Nase vorn zu haben und ein nahtloses Kundenerlebnis zu bieten.