Process Insights:Was nach der Prozessanalyse zu tun ist

Anmerkung der Redaktion :Neu bei Process Mining? Wir empfehlen, mit der einleitenden Lektüre zu beginnen Was ist Process Mining? .

Angenommen, Sie befinden sich in der folgenden Situation:Sie leiten eine Abteilung, die alle Schritte der Prozessanalyse durchgeführt und ihren tatsächlichen Prozess mithilfe von Process Mining entdeckt hat. Jetzt haben Sie die Prozesseinblicke.

Schließlich haben Sie ein schönes Prozessmodell, das darlegt, wie Ihre Mitarbeiter arbeiten und welche Schritte sie im Allgemeinen unternehmen. Sie haben alle Daten validiert und alle sind sich einig, dass sie in diesem Prozessmodell tatsächlich ein echtes Spiegelbild ihrer Arbeit sehen.

Die nächste logische Frage lautet natürlich:„Was kommt als Nächstes?“

Was tun mit den Erkenntnissen?

Ein Prozessmodell ist genau das, ein Modell. Leider wird nur das Wissen über Ihren Prozess keinen Mehrwert aus Ihrem Process Mining schaffen.

Sie müssen das Wissen, das Sie als Prozessverantwortlicher/-praktiker in Ihrem Unternehmen haben, mit dem Wissen verbinden, das Sie aus dem Prozessmodell gewonnen haben.

Auf diese Weise können Sie wirklich feststellen, welche Teile Ihres Prozesses verbessert werden müssen und welche Änderungen Sie in Ihrer Organisation vornehmen können.

Sie können aktiv werden und den wirklichen Unterschied machen.

Erfahren Sie, wie Erkenntnisse aus Process Mining andere Unternehmen verändert haben.

Geschäftskonzepte, die den Unterschied machen

Natürlich ist jeder Prozess anders und jedes Unternehmen führt ihn anders aus, aber viele Process-Mining-Projekte haben ähnliche Ziele, die von ähnlichen Geschäftskonzepten profitieren.

Hier finden Sie fünf Konzepte, denen wir häufig begegnen, wenn es darum geht, Process-Mining-Projekte von einem reinen Konzept zu tatsächlichen Veränderungen auf der Grundlage von Prozesserkenntnissen zu führen.

1. Kontext verarbeiten

Jeder Prozess hat einen Kontext.

Eines der wichtigsten Ziele bei der Vorbereitung Ihres Prozessprojekts ist es, diesen Kontext so vollständig wie möglich zu erfassen. Die Kontextinformationen in Ihrem Prozessmodell ermöglichen eine viel nützlichere Sicht auf Ihre Daten.

Mit Kontextinformationen können Sie Prozessabläufe oder Zeitabläufe, die auf den ersten Blick unnatürlich erscheinen mögen, mit den vollständigen Bedingungen des Falls in Beziehung setzen.

Diese Art von Einblick ist von unschätzbarem Wert, um die richtige nächste Aktion in Ihrer Prozessverbesserung zu formulieren und sicherzustellen, dass die Änderungen, die Sie vornehmen möchten, korrekt sind.

Worauf sollten Sie also in Bezug auf den Kontext achten?

Im Allgemeinen möchten Sie alle Variablen erfassen, die den Prozess beeinflussen können. In Anbetracht dessen hängen diese Variablen vom Prozess ab, aber lassen Sie mich Ihnen ein Beispiel dafür geben, wonach Sie in der Praxis suchen könnten.

In einem Projekt halfen einfache Lieferanteninformationen, Process Mining zu einem wirkungsvollen Kommunikationsmittel gegenüber genau diesen Lieferanten zu machen.

Als Ergebnis der Demonstration der Unterschiede im Prozessablauf für Lieferanten, die eine Standard-Rechnungsstellungs-App verwenden, und für diejenigen, die diese App nicht verwenden, wurde der Vorteil der App sofort deutlich.

Ein enormer Rückgang der Nacharbeit aufgrund fehlender Informationen auf der Rechnung und damit viel kürzere Zahlungszeiten, viel weniger manuelle Arbeit und ein viel rationalisierterer Procure-to-Pay-Prozess.

2 . Prozessablaufvereinbarungen

Jeder Prozessverantwortliche hat eine Vorstellung davon, wie sein Prozess ablaufen soll

Diese Idee kann eine ausdrückliche Vereinbarung über eine bestimmte Anzahl von Prüfungen sein, die ein Team durchführen muss. Natürlich kann es auch nur eine Ahnung sein, welche Abteilungen welche Schritte im zu untersuchenden Prozess bearbeiten sollen.

Das Hinzufügen dieses Wissens zu Ihrem Process-Mining-Toolkit ist nicht nur für jede Form der Konformitätsprüfung unerlässlich, sondern kann Ihre Analyse auch mit vielen Erkenntnissen der tatsächlichen Prozesspraktiker bereichern.

Die Konformitätsprüfung ist eine der leistungsstärksten Anwendungen, die Process Mining ermöglicht. Durch den tatsächlichen Vergleich Ihres erwarteten Prozesses mit Ihrem ausgeführten Prozess kann ein Prozessverantwortlicher sehen, wo seine Erwartungen nicht erfüllt werden, und auf diese Unterschiede reagieren.

Ein viel tiefergehender Einblick in die Konformitätsprüfung und ihre Vorteile wurde bereits von einem meiner Kollegen geschrieben, und ich kann Ihnen wärmstens empfehlen, das zu lesen, wenn Sie interessiert sind.

Manchmal muss der Prozesseinblick Ihrer Flow-Analyse nicht einmal extrem komplex sein, um einen geschäftlichen Nutzen zu haben.

Nur zu wissen, wer einen bestimmten Schritt ausgeführt hat, kann bereits wertvolles Feedback zu den Erwartungen des Managements an die Prozessausführung und die tatsächliche Leistung der Mitarbeiter liefern.

3 . Zeitvereinbarungen

Neben Prozessablauf, Timing ist eines der am häufigsten diskutierten Themen in Process-Mining-Projekten.

Jeder Prozessverantwortliche möchte, dass sein Prozess so effizient wie möglich ausgeführt wird, ohne Abstriche zu machen. Obwohl es unmöglich ist, mit nur einem Prozessmodell zu definieren, was dies bedeutet.

Um effektiv zu analysieren, welche Teile Ihres Prozesses mehr Zeit in Anspruch nehmen als sie sollten, ist das Wissen darüber, wie viel Zeit jeder Prozessschritt dauern sollte, wesentlich.

Wenn wir sehen, wie viel Zeit jeder Schritt in Anspruch nimmt, und dies mit unseren Erwartungen bezüglich des Timings vergleichen, können wir Engpässe erkennen , unterscheiden, wo es einen Ressourcenmangel gibt , analysieren Sie dort externe Abhängigkeiten den Prozess verlangsamen und vieles mehr.

Die Einbeziehung der Bedingungen aus Verträgen mit Lieferanten oder Kunden ermöglicht einen noch genaueren Einblick in die Durchführung Ihres Prozesses.

Durch den Vergleich des Fälligkeitsdatums beispielsweise einer Zahlung mit dem tatsächlichen Zahlungsdatum auf einer vollständigen Skala im Kreditorenprozess können wir uns konkret einen Überblick darüber verschaffen, welche Art von Rabatten uns entgehen. Es kann sein, dass wir zu spät zahlen oder es negative Auswirkungen hat, wenn Sie Ihre Rechnungen zu früh bezahlen.

Ein weiteres sehr natürliches Beispiel sind Service Level Agreements (SLAs) für Ticketsysteme.

Fast jeder Helpdesk hat eine Vereinbarung über Zeitvorgaben wie Erstreaktionszeit und Lösungszeit getroffen. Indem wir ermitteln, was die Fälle verursacht, die Überstunden machen, können wir unsere Leistungskennzahlen (KPIs) zu diesen Zeitpunkten verbessern und die Kundenzufriedenheit steigern.

4 . Benutzerbasierte Informationen

Einige der interessantesten Ergebnisse von Process Mining werden Sie gewinnen, wenn Sie sich ansehen, wie Menschen zusammenarbeiten.

In vielen Prozessen, an denen mehr als ein Team beteiligt ist, können wir einen Trend zu unnötigen Verschiebungen der Fallverantwortung erkennen. Dies kann nicht nur zu Verzögerungen in der Prozessausführung, sondern auch zu Ärger im Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter führen.

Indem wir das Team hinzufügen, das Prozessschritte in UiPath Process Mining ausgeführt hat, können wir überprüfen, ob nicht nur unser Prozessablauf unseren Erwartungen entspricht, sondern auch, wie unsere Fälle durch verschiedene Teams fließen.

Durch das Erkennen der Unterschiede zwischen dem erwarteten und dem tatsächlichen Teamablauf können wir erkennen, wo möglicherweise Informationen fehlen und wo wir mehr Struktur bereitstellen müssen.

Natürlich sind Teams in diesem Zusammenhang beliebige Gruppen von Personen, egal ob es sich um ein Land, eine Abteilung oder eine Einrichtung handelt. Es kann sehr interessant sein, die Interaktion zwischen verschiedenen Personengruppen zu erkennen, zu untersuchen und darauf zu reagieren.

5 . Überwachung Ihres Fortschritts

Natürlich scheinen für viele Unternehmen, die mit Process Mining beginnen, Prozessanalyse und -erkennung die interessantesten Funktionen zu sein, die die Technologie ihren Benutzern bietet.

Die Prozesserkennung ermöglicht jedoch nur einen ersten Benchmark darüber, wie Ihr Prozess in der Vergangenheit durchgeführt wurde. Der Benchmark ermöglicht möglicherweise einige umsetzbare Erkenntnisse, aber ohne nachfolgende Aktionen bleiben diese Erkenntnisse leer.

Nachdem Sie Ihren Prozess in irgendeiner Weise, Form oder Gestalt geändert haben, besteht die logische nächste Verwendung von Process Mining darin, zu verfolgen, welche Auswirkungen diese Änderung auf Ihre Prozessleistung hat.

Erreichen Sie tatsächlich mehr Fälle, die auf Anhieb richtig sind?

Verbessern sich Ihre KPIs aufgrund Ihrer Änderung oder sind zusätzliche Maßnahmen erforderlich?

Ohne einen aktuellen Blick auf Ihren aktuellen Prozess ist es unmöglich zu sagen, welche Auswirkungen Ihre Änderungen hatten.

Aus diesem Grund ist der nächste Punkt auf Ihrer Tagesordnung, nachdem Sie ein erfolgreiches Prozessanalyse-Projekt durchgeführt haben, wie wir einen besseren Prozess erreichen und wie wir diese Leistung messen werden.

Tauchen Sie tiefer ein:Process Analytics:5 Ways to Get Business Value from Process Mining Results

Welche KPIs zeigen wirklich einen gut funktionierenden Prozess und wie werden wir unsere Änderungen regelmäßig anhand dieser KPIs bewerten?

Wenn diese Fragen beantwortet sind, kommen Sie einem kontinuierlichen Verbesserungszyklus viel näher und können sich einem idealen Prozess nähern!

6 . Fazit

Process Discovery ist nur der Anfang Ihrer spannenden Reise zur Geschäftsverbesserung.

Der wirkliche Unterschied liegt in den Änderungen, die Sie in Ihrer Organisation implementieren, den Maßnahmen, die Sie ergreifen, um die Risiken zu vermeiden, deren Sie sich jetzt bewusst sind, dem zusätzlichen Budget und den Strategiewechseln, die gemäß den Erkenntnissen aus den Prozessen durchgeführt werden müssen.

Denken Sie daran, dass Ihre Organisation für Process Mining bereit ist, wenn sie für große Veränderungen bereit ist.

Aber dies ist Ihre Chance, zu wachsen und einen nachhaltigen, effizienten Punkt des geschäftlichen Wohlbefindens zu erreichen.

Viel Spaß beim Schürfen!