CMMS-Expertenserie, Teil 6:3 Schritte zu einem perfekten Zeitplan nach dem Kauf

Auch nachdem Sie Ihre neue Software erfolgreich eingeführt haben (weitere Informationen finden Sie in Teil 5:9 Tipps zur Optimierung Ihrer Einführung) , gibt es noch einiges zu tun, um die kontinuierliche Unterstützung Ihres Systems sicherzustellen. Nach dem Kauf können Funktionen, Schulung und Einrichtung verfeinert und gemessen werden. Durch einen kritischen Blick auf Ihr System können Sie über die anfänglich erlernten Grundfunktionen hinausgehen und sich tiefer mit fortgeschritteneren Funktionen befassen. In diesem Abschnitt werden die Folgeschritte erläutert, die 1 bis 2 Monate nach der Einführung Ihres Systems durchgeführt werden müssen, um dessen kontinuierliche Optimierung sicherzustellen.

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3 Schritte zu einem perfekten Zeitplan nach dem Kauf

Kurzfristig (3 Wochen bis 1 Monat)

Bewerten Sie Ihre neu erstellte Datenbank und ermitteln Sie ihre aktuellen Stärken und Schwächen. Stellen Sie sicher, dass alle grundlegenden Funktionen ordnungsgemäß funktionieren, dass alle Benutzer die richtigen Arbeitsauftragsbenachrichtigungen und Statusaktualisierungen erhalten und dass Ihr Team den Dreh raus hat, dieses neue System in seinen Arbeitsalltag zu integrieren. Sprechen Sie mit verschiedenen Benutzern, um mögliche Herausforderungen zu verstehen, mit denen sie möglicherweise konfrontiert sind, und wenden Sie sich an ein Mitglied des Schulungspersonals Ihrer Anbieter, um Rat einzuholen oder weitere Schulungen zu erhalten, um diese Probleme zu mindern. Wenn ein Prozess wirklich gut funktioniert oder Sie großen Nutzen aus einer bestimmten Funktion ziehen, würde vielleicht auch jemand anderes in Ihrer Organisation von der Nutzung des Tools profitieren. Fügen Sie den Benutzern während dieses Zeitraums langsam neue Berechtigungen hinzu und finden Sie gleichzeitig ein Gleichgewicht zwischen robuster Funktionalität und Software-Einfachheit. Diese kleinen Änderungen und Optimierungen am System werden dazu beitragen, Benutzerbedenken auszuräumen und gleichzeitig das Beste aus Ihrer Software herauszuholen

Mittelfristig (1 bis 2 Monate)

Nach etwa einem Monat konsequenter Softwarenutzung haben Sie genügend Wartungsverlaufsdaten gesammelt, um mit der Berichterstattung über diese Aktivitäten zu beginnen. Die Berichterstellung ist eine der robustesten und vorteilhaftesten Funktionen, die ein CMMS bieten kann. Sie können detaillierte Daten analysieren, um Muster zu erkennen und bessere Entscheidungen zu treffen. Von Personalentscheidungen über Reparatur- und Austauschentscheidungen bis hin zur Nachbestellung von Ersatzteilen können Sie Berichte zu einer Vielzahl von Artikeln erstellen oder Ihren Fokus auf die Anzeige von Mikrodaten eingrenzen. Sie werden wahrscheinlich ein oder zwei Schulungssitzungen benötigen, um sich angemessen mit Ihren Software-Berichterstellungstools vertraut zu machen. Da der Umfang der Berichterstattung so vielfältig sein kann, können auch andere Mitglieder Ihres Teams von dieser Funktion profitieren. Wenden Sie sich an Ihren Anbieter, um eine reine Berichterstellungsschulung für Ihr Team zu buchen. Der Anbieter kann verschiedene Arten der Berichterstattung erläutern, die für die Beteiligten in Ihrem Team hilfreich sein können, oder jedes Mitglied kann an der Sitzung mit einem bestimmten Berichtsziel teilnehmen.

Langfristig (3 Monate+):

Machen Sie sich zusätzlich zu den Berichtsschulungen besser mit allen Funktionen Ihrer Software vertraut, indem Sie Sitzungen mit dem Support-Team Ihres Anbieters buchen. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Sitzungen kurz halten – beschränken Sie sie auf jeweils eine Stunde – aber häufig. Sobald Sie sich der vielen Vor- und Nachteile bewusst sind, die Ihr System zu bieten hat, werden Sie in der Lage sein, Ihre Software wirklich zu beherrschen. Denken Sie daran, dass Softwareanbieter das ganze Jahr über neue Updates herausbringen. Je nachdem, ob Ihr System über das Internet bereitgestellt wird oder eine installierte Lösung ist, werden diese Upgrades unterschiedlich empfangen und Ihrem Team mitgeteilt. Bei webbasierten Lösungen werden kleine Änderungen, die sich für den Benutzer als sehr vorteilhaft erweisen können, nicht immer direkt mitgeteilt. Aus diesem Grund ist es wichtig, auf dem Laufenden zu bleiben, indem Sie die kostenlosen Ressourcen nutzen, die Ihr Anbieter höchstwahrscheinlich bereitstellt. Diese fortlaufenden Ressourcen umfassen neue CMMS-Inhalte wie Videos, Artikel, Social-Media-Messaging und Blog-Posts. Abonnieren Sie den E-Newsletter Ihres Anbieters, folgen Sie ihm auf Linked In und lesen Sie seinen neuesten Artikel. Sie können sich auch bei Ihrem Kundenbetreuer erkundigen, was es Neues gibt und was auf seiner Softwareentwicklungs-Roadmap steht (auch bekannt als Zeitleiste, wann neue Funktionen veröffentlicht werden). Indem Sie auf dem Laufenden bleiben, erhalten Sie als Erster neue Informationen und können höchstwahrscheinlich Ihre Meinung zu diesen Änderungen mitteilen, während sie sich noch im Betatest befinden.

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Lesen Sie weiter für unseren letzten Teil der 7-teiligen CMMS Expert Series, wenn wir Sie durch die 6 häufigsten CMMS-Fallstricke führen und wie Sie sie vermeiden können!