Könnte Ihre gemeinnützige Organisation von CMMS-Software profitieren?

Wenn jeder Dollar gespendet wird, gibt es immer Druck, die Kosten zu senken. Infolgedessen nehmen gemeinnützige Organisationen häufig Kürzungen in Bereichen vor, die keine Kundenarbeit an vorderster Front sind – Bereiche wie Wartung. Leider kann dies die Kosten in die Höhe treiben, da ständige reaktive Wartungsreparaturen und Desorganisation wertvolle Zeit von Freiwilligen oder Mitarbeitern in Anspruch nehmen. Bei ständigen Ausfällen und ohne die Ressourcen, diese zu beheben, ist Ihre gemeinnützige Organisation weniger effektiv und kann den Fokus auf ihre Gesamtaufgabe verlieren.

Ein computergestütztes Wartungsmanagementsystem (CMMS) kann Unternehmen jeder Größe dabei helfen, ihre Wartungsaufgaben zu rationalisieren und gleichzeitig Geld zu sparen. CMMS-Systeme können die Gesamtkosten in vielerlei Hinsicht senken, von der Verlängerung der Lebensdauer Ihrer Anlagen durch proaktive Wartungsreparaturen bis hin zur Reduzierung von Überstunden durch die Rationalisierung redundanter Verwaltungsarbeiten auf ein digitales System. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, dass CMMS-Software für gemeinnützige Organisationen in jeder Hinsicht hilfreich sein kann.

Das Geschäft einer gemeinnützigen Organisation

Einrichtungen instand zu halten und gleichzeitig die Kosten niedrig zu halten, stellt viele Organisationen vor Herausforderungen, aber die Art der gemeinnützigen Arbeit macht es noch schwieriger. Kleine gemeinnützige Organisationen haben möglicherweise keinen Vollzeit-Wartungsmanager, und diejenigen, die dies tun, haben oft Freiwillige, die den Großteil der Wartungs- und Reparaturarbeiten erledigen. Die Anwesenheit kann unvorhersehbar sein, und es gibt nicht immer genug Leute, um Wartungsaufgaben zu erledigen – ganz zu schweigen von der Schwierigkeit, Freiwillige mit den richtigen Fähigkeiten für Reparaturen zu finden.

Es ist auch schwierig zu kommunizieren, was getan werden muss, da jemand, der ein- oder zweimal pro Woche vorbeikommt, nicht alle Ihre Wartungsanforderungen versteht. Und wenn etwas kaputt geht und Sie nur ein oder zwei Freiwillige haben, die wissen, wie man es repariert, ist vielleicht niemand verfügbar; Sie müssten entweder bis zum nächsten Freiwilligentag warten oder nach einem externen Auftragnehmer suchen, der die Arbeit erledigen kann.

Viele gemeinnützige Organisationen verwenden alte, gespendete Geräte, die häufiger kaputt gehen, und ihre Einrichtungen sind möglicherweise nicht in besonders gutem Zustand und erfordern mehr Wartung als neuere Gebäude. Aber bei unvorhersehbaren Budgetbeschränkungen besteht immer die Versuchung, Wartungsaufgaben so lange wie möglich aufzuschieben.

Obwohl Zuschüsse und Spendenkampagnen bei der Finanzierung wichtiger gemeinnütziger Programme hilfreich sind, werden diese Mittel in der Regel einem Projekt zugewiesen und können nicht für die Reparatur oder Wartung von Einrichtungen verwendet werden. Kurz gesagt, Sie sind auf unerfahrene (und manchmal unzuverlässige) Freiwillige angewiesen, um veraltete Geräte und Einrichtungen mit einem knappen Budget zu warten.

Was ist IPS-Software?

Ein Computerized Maintenance Management System oder CMMS ist eine Software, die alle Aspekte Ihrer Wartungsaufgaben rationalisiert. Es erleichtert Folgendes:

• Planen und automatisieren Sie Wartungsaufgaben in einem computergestützten Kalender
• Ein einfaches Portal für Arbeitsauftragsanfragen für Kunden, Mitarbeiter und Freiwillige bereitstellen
• Verfolgen Sie Arbeitsaufträge und erstellen Sie sie unterwegs über eine mobile CMMS-App
• Generieren Sie geplante Arbeitsaufträge für externe Anbieter
• Überwachen Sie die Leistung von Ausrüstung und Arbeitern und erstellen Sie Berichte.

„Ohne Software ist das Wartungspersonal gezwungen, mit manuellen Methoden wie Arbeitsaufträgen oder Tabellenkalkulationen und Kalendern zurechtzukommen“, sagt Taylor Short, CMMS-Marktforscher bei Software Advice, einer Website, die CMMS-Software und andere Unternehmenssoftware vergleicht und bewertet.

CMMS wird von kleinen Unternehmen bis hin zu multinationalen Konzernen verwendet, aber die Komplexität einiger Wartungsmanagement-Software kann es für die meisten gemeinnützigen Organisationen unpraktisch machen. Hippo CMMS ist benutzerfreundlich genug für die kleinsten gemeinnützigen Organisationen, aber funktionsreich genug für große Organisationen mit komplexen Anforderungen.

Veranstalten Sie Spendenaktionen oder Presseveranstaltungen in Ihrer Einrichtung?

Egal wie chaotisch die Dinge hinter den Kulissen ablaufen, Ihre Organisation muss während einer Spendenaktion oder Medienveranstaltung perfekt aussehen. Das Gebäude muss blitzblank sein, die Klimaanlage kontrolliert und alle unansehnlichen Schäden an den Einrichtungen müssen behoben werden.

Darüber hinaus müssen Sie möglicherweise ein AV-System oder andere selten verwendete Geräte einrichten, um Ihre Gäste zu unterhalten und zu informieren. Ein fehlendes Mikrofonkabel oder eine durchgebrannte interne Sicherung können den Unterschied ausmachen zwischen einer effektiven Grundsatzrede, die die Spender beeindruckt, und einem Fiasko, das sie dazu bringt, zweimal darüber nachzudenken, Ihre Organisation zu unterstützen.

Die On-Demand-Arbeitsauftragsverwaltungssoftware von Hippo kann Ihnen dabei helfen, sicherzustellen, dass alle Reparatur- und Einrichtungsaufgaben vor dem großen Ereignis abgeschlossen sind. Sie können das Tool verwenden, um Mitarbeiter, Freiwillige, Wartungsmanager und externe Techniker miteinander zu verbinden. Jeder, den Sie hinzufügen, kann bei Bedarf Wartungsanfragen stellen und den Wartungsmanager sofort benachrichtigen.

Der Manager kann dann jede Aufgabe einem Freiwilligen oder externen Auftragnehmer zuweisen, sie kategorisieren, ihre Priorität markieren und andere relevante Details hinzufügen. Manager können auch auf detaillierte Berichte zugreifen, um abgeschlossene Arbeitsaufträge zu verfolgen oder überfällige Projekte zu entdecken.

Da Hippo CMMS von jedem Gerät aus funktioniert, kann jeder mit Zugriff auf das System in Ihrer Organisation Arbeitsaufträge aktualisieren. Das bedeutet, dass Sie wissen, dass die PA eingerichtet und der Besprechungsraum gereinigt wurde, anstatt zu bemerken, dass sich das Mikrofon nicht einschaltet, wenn es zu spät ist, etwas dagegen zu unternehmen.

Verwalten Sie mehrere Unterkünfte?

Kleine gemeinnützige Organisationen können auf eine gute Führung und ein paar engagierte Freiwillige zurückgreifen. Liegenschaftsübergreifendes Arbeiten erhöht jedoch die Komplexität des Facility Managements und der Gebäudeinstandhaltung drastisch.

Die Logistik wird kniffliger. Sie können sich nicht auf Mundpropaganda oder die Verwaltung von Arbeitsaufträgen auf Papier verlassen, da Informationen nicht zuverlässig von einem Gebäude zum anderen fließen. Werkzeuge, die Sie in einem Gebäude ablegen, landen im anderen, da Mitarbeiter oder Freiwillige sie ausleihen, um notwendige Reparaturen durchzuführen. Ohne ein zentralisiertes System wird die Berichterstattung über den Wartungsfortschritt in allen Einrichtungen zeitaufwändiger.

Dieser Mangel an Organisation bleibt oft unbemerkt, bis ein Notfall eintritt. Im Neubau brechen die Leitungen oder der Strom fällt aus und Sie wissen nicht, welche Teile vorhanden sind. Sie können entweder hoffen, dass Ihre Werkzeuge dort sind, wo Sie sie zuletzt gesehen haben, oder Geld für einen Notfall-Hardwarelauf ausgeben.

Die Hippo CMMS-Software eliminiert den Stress der Verwaltung mehrerer Standorte. Unser Anlagen- und Gerätewartungsmanagementsystem ermöglicht es Ihnen, alle Ihre Geräte auf einem Grundriss anzuzeigen und Bilder, Betriebs- und Wartungshandbücher und andere wichtige Informationen zu speichern, sodass Freiwillige, Mitarbeiter und externe Auftragnehmer wichtige Dokumente immer zur Hand haben. Sie können sogar Bestandswarnungen einrichten, um den Lagerbestand aufzufüllen, wenn die Teile zur Neige gehen, und regelmäßige Wartungsarbeiten für HLK, Warmwasserbereiter und alles andere planen, das regelmäßig gewartet werden muss.

Bieten Sie Gesundheitsdienstleistungen an?

Wenn es um das Gesundheitswesen geht, können kleine Fehler drastische Folgen haben. Ob Sie in einem großen gemeinnützigen Krankenhaus oder einer kleinen, freien Klinik arbeiten, die Sauberkeit der Einrichtungen und die einwandfreie Funktion der Geräte machen einen großen Unterschied in der Qualität der Patientenversorgung durch Ihre Mitarbeiter.

Außerdem sind Wartungsverfahren im Gesundheitswesen komplizierter. Es gibt spezifische Regeln dafür, wie und wann Einrichtungen gereinigt werden müssen, und strenge Zugangskontrollrichtlinien, die die Wartungsplanung erschweren können. Spezialgeräte wie MRT-Geräte müssen regelmäßig gewartet werden, was externe Techniker erfordert. Und zu allem Überfluss müssen Sie noch alle regelmäßigen Gebäude- und Anlagenwartungen durchführen.

Hippo CMMS-Software bietet Wartungsmanagementlösungen für das Gesundheitswesen und Krankenhäuser für Unternehmen jeder Größe. Es ist skalierbar und bietet eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern, sodass Sie allen, die es benötigen, den richtigen Zugriff gewähren können, vom Hauptadministrator bis hin zu Technikern, die nur eingreifen, wenn eine spezielle Reparatur erforderlich ist.

Ärzte, Krankenschwestern und andere Mitarbeiter können Arbeitsanfragen an den Wartungsmanager senden, der sie priorisieren und in Echtzeit Reinigungspersonal, Auftragnehmern oder externen Technikern zuweisen kann. Manager können die Software auch so einstellen, dass automatisch Aufgabenlisten mit vorbeugenden Wartungsaktivitäten erstellt werden, die Mitarbeiter auf tragbaren Geräten empfangen und aktualisieren können.

Da die Software Auftragnehmerinformationen organisiert und speichert, ist es auch einfach, den Überblick über die spezialisierte vorbeugende Wartung zu behalten. Ob morgen die Böden geschrubbt oder das Röntgengerät in 6 Monaten von einem externen Techniker gewartet werden muss, Hippo CMMS versendet und verfolgt automatisch den Arbeitsauftrag.

Sind die Vermögenswerte in Ihrer Einrichtung unersetzlich?

Die ruhige, besinnliche Atmosphäre einer Galerie oder eines Museums mag wie das genaue Gegenteil einer geschäftigen Gesundheitseinrichtung erscheinen, aber beide erfordern sorgfältige Pflege durch das Wartungspersonal. Vernachlässigen Sie die erforderliche Wartung des Klimatisierungssystems, und Sie könnten ein unbezahlbares Gemälde oder Kulturgut beschädigen. Verwenden Sie die falsche Reinigungschemikalie, und Sie könnten eine einzigartige Antiquität zerstören.

Hippo CMMS-Software reduziert die Möglichkeit menschlicher Fehler. Arbeitsaufträge werden nicht mündlich weitergegeben oder auf Papier niedergeschrieben – sie werden in der Software mit so vielen Details wie nötig protokolliert und verfolgt. Arbeitsaufträge für die vorbeugende Wartung enthalten Schritt-für-Schritt-Aufgaben-Checklisten, die einen standardisierten Ansatz für jeden Arbeitsauftrag gewährleisten.

Das ist kein trivialer Unterschied; Es wäre unpraktisch, ein Reinigungsteam mit einem Ordner herumzuschicken, der mit spezifischen Anweisungen für jedes Objekt oder jeden Abschnitt einer zerbrechlichen Sammlung gefüllt ist. Mit Hippo ist es jedoch einfach. Jeder Arbeiter erhält auf seinem Smartphone oder Tablet individuelle Arbeitsaufträge mit speziellen Pflegehinweisen für jede Aufgabe. Mit größerer Verantwortlichkeit und mehr Informationen können Sie sicher sein, dass jeder Ihrer Wartungsmitarbeiter die Arbeiten mit der Sorgfalt behandelt, die er verdient.

Haben Sie Schwierigkeiten, mit Vorschriften oder Inspektionen Schritt zu halten?

Wenn Sie in den USA tätig sind, sind Sie wahrscheinlich bereits in Bezug auf OSHA und Arbeitsgesetze am Haken. Es gibt auch Gebäudesicherheitsvorschriften, die befolgt werden müssen – Rauchmelder und Feuerlöscher müssen gewartet werden, und Ausgangswege, um Unordnung zu vermeiden. Es gibt zusätzliche Kodizes, wenn Sie Unterkünfte oder medizinische Dienstleistungen anbieten, Fähigkeiten vermitteln oder eine Maschinenwerkstatt betreiben, Produkte verkaufen oder Essen kochen und servieren – fast alles, was Ihre Organisation tut, fügt Compliance-Anforderungen hinzu. Eine einzige fehlgeschlagene Inspektion kann zu hohen Bußgeldern, einer Betriebsschließung und einem beschädigten Ruf führen.

Die Hippo CMMS-Software macht es einfacher, mit all den kleinen Details Schritt zu halten. Routinemäßige Compliance-Aufgaben wie das Sicherstellen, dass Ausgänge frei sind, können in automatische Arbeitsaufträge umgewandelt werden, die so oft wie nötig wiederholt werden. Das CMMS informiert automatisch den Wartungsmanager und stellt sicher, dass auch Aufgaben, die nur alle paar Monate erledigt werden müssen, wie die Überprüfung der Rauchmelder, nicht vergessen werden.

In einer gemeinnützigen Organisation zählt jeder Euro. Eine ineffiziente Wartungsabteilung kann Ihr Budget belasten und Ihre Organisation weniger effektiv machen. Hippo CMMS kann Ihrer gemeinnützigen Organisation helfen Erledigen Sie die gesamte Arbeit, die hinter den Kulissen abläuft, und sparen Sie gleichzeitig mehr Geld für Ihre Mission.