5 weit verbreitete Mythen über die Nachteile von CMMS-Software

Was ist CMMS-Software? Computergestützte Instandhaltungsmanagementsysteme (CMMS) werden von Unternehmen bereits seit den 70er Jahren eingesetzt. Ursprünglich wurden sie von Herstellern zur Überwachung von Ausrüstung, Arbeitskräften und Beständen verwendet, um sicherzustellen, dass die Produktion optimiert und die Ausfallzeiten der Ausrüstung reduziert wurden. Seit ihrer Einführung haben wir gesehen, dass immer mehr Branchen Instandhaltungsmanagementsoftware einsetzen. Software ist in den letzten Jahrzehnten benutzerfreundlicher, vielseitiger und skalierbarer geworden, was sie für Krankenhäuser, Hochschulen, Bürogebäude, Einzelhändler, religiöse Einrichtungen und mehr anwendbar macht. Dennoch haben viele Instandhaltungs- und Facility-Manager aufgrund negativer Eindrücke starke Vorbehalte gegen die Implementierung eines IPS-Systems in ihrem Unternehmen. Dieser Artikel stellt den Sachverhalt klar, indem er Unterstützung bietet, die weit verbreiteten Mythen und Missverständnissen in Bezug auf die Nachteile von CMMS-Software entgegenwirkt.

Mythos Nr. 1:CMMS hat eine hohe Ausfallrate

Zahlen zu CMMS-Erfolgsraten sind nicht vielversprechend. Die Forschung zur CMMS-Implementierung variiert, wobei einige Studien Fehlerquoten ab 40 % und andere sogar bis zu 80 % melden! Bei solchen Zahlen sind Vorbehalte gegen die Implementierung einer Instandhaltungsmanagement-Software berechtigt. Die Wahrheit ist, dass es nicht viel Forschung zu CMMS-Systemen gibt, und was verfügbar ist, ist oft veraltet. Leider prägen diese kurzgefassten und weniger aktuellen Informationen unser Gesamtverständnis des Erfolgs von CMMS.

Tatsächlich werden Wartungssoftwaresysteme ständig verbessert, und immer mehr Unternehmen in verschiedenen Sektoren suchen nach CMMS-Software. Angesichts der technischen Innovation und des erheblichen Wachstums erscheint eine Ausfallrate von 80 % auf dem heutigen Markt unwahrscheinlich. In der Vergangenheit erforderten CMMS-Installationen umfangreiche Schulungen, Wartungsarbeiten und komplizierte Systeme, die nicht leicht zu erlernen waren.

Als sich die Branche weiterentwickelte, haben wir dabei einige Lektionen gelernt. Es gibt viele Faktoren, die für eine erfolgreiche Implementierung erforderlich sind;

• Umfang des Projekts verstehen
• Verständnis der CMMS-Erwartungen
• Verpflichtung des Managements
• Mitarbeiter auf Veränderungen vorbereiten
• Gute Datenerfassung und Dateneingabe
• Schulung und Anbieterunterstützung

Heute sehen wir, dass CMMS-Anbieter Käufern viele Möglichkeiten bieten, sich vor dem Kauf mit neuer Software vertraut zu machen, einschließlich kostenloser Testversionen und Live-Demos. Diese Programme ermöglichen es Käufern, die Software unverbindlich zu testen, und ermöglichen Benutzern, verschiedene Softwaresysteme miteinander zu vergleichen.

Wir wissen mehr über CMMS als noch vor 20 Jahren. Es ist wichtig, vor dem Erwerb eines CMMS gründlich zu recherchieren und sicherzustellen, dass Sie von Anfang an Zeit für die Planung und Implementierung Ihres Systems aufwenden. Dazu gehört, dass Sie sich von Ihrem Wartungsteam unterstützen lassen und eine angemessene Schulung erhalten, um die Funktionen Ihres Systems zu optimieren. Weitere Informationen zur richtigen CMMS-Softwareimplementierung finden Sie hier in unserem Beitrag

Mythos Nr. 2:CMMS ist zu teuer für unser Unternehmen

In der Vergangenheit war die Implementierung von Wartungssoftware sehr kostspielig. Zu Beginn wurden CMMS vor Ort bereitgestellt und erforderten viele Anpassungen, Konfigurationen, Schulungen und Support. Wie bei den meisten Technologien sinken die Kosten im Laufe der Zeit. CMMS-Anbieter sind bei der Entwicklung und Bereitstellung effizienter geworden, und der zunehmende Wettbewerb hat die Preise erheblich gesenkt.

Vor 25 Jahren konnten Unternehmen leicht 50.000 US-Dollar bezahlen, um eine Facility-Management-Software in ihrer Einrichtung zu implementieren. Es fielen Gebühren für die Installation vor Ort, Anpassung und Konfiguration, Beratung, Schulung und einzelne Benutzerlizenzen an. Darüber hinaus erwarteten Unternehmen, dass sie zusätzliche laufende Gebühren für Software-Updates und technischen Support zahlen würden. Der CMMS-Markt hat einige bedeutende Veränderungen erlebt, die zu einer Kostensenkung geführt haben.

• Es gibt derzeit weit über 200 verschiedene CMMS-Software Optionen verfügbar. Der zunehmende Wettbewerb hat den Preis gesenkt.
• Anbieter bieten eine SaaS-Bereitstellung (Software as a Service) an, wodurch hohe Anlaufkosten fast vollständig eliminiert wurden. Bei webbasierten IPS-Software werden Updates und Wartung gebündelt. Laufender technischer Support ist ebenfalls enthalten.
• Bei einigen Anbietern sind unbegrenzte Benutzerabonnements erhältlich, die Unternehmen mehr Flexibilität bieten und die Zahlung hoher Gebühren für mehrere Benutzer vermeiden.
• Mit mobiler und webbasierter Technologie verlässt man sich weniger auf Hardware und mehr auf Software.

Glauben Sie es oder nicht, wenn Sie recherchieren, könnten Sie CMMS-Lösungen (mit unbegrenzten Benutzern) für 1.200 $/Jahr mit geringen oder keinen Einrichtungs- und Schulungskosten finden. Das war vor 25 Jahren noch nicht der Fall.

Mythos Nr. 3:CMMS-Benutzer müssen technisch versiert sein

Als CMMS-Systeme zum ersten Mal auf den Markt kamen, war ein hohes Maß an Computerkenntnissen ein Muss, wenn Sie sie verwenden wollten. Die Verwendung von Computern, deren Betriebssystemen und der Datenbankverwaltung erforderte erhebliche Schulungen und Kenntnisse. Auch auf die Hardware wurde viel Wert gelegt. Das Computer-Know-how übertraf das, womit typische Wartungsmitarbeiter (und die meisten Menschen insgesamt) ausgestattet waren.

Heute sehen wir ein völlig anderes CMMS. Softwareentwickler haben Zugriff auf Tools, mit denen sie Software so entwerfen können, dass sie leicht zu erlernen ist. Darüber hinaus müssen IT-Abteilungen bei der webbasierten Bereitstellung das System nicht warten. Updates erfolgen automatisch, und Endbenutzern stehen zahlreiche Schulungs- und Support-Instrumente zur Verfügung. Die heutige Wartungssoftware ist überall zugänglich, wo es eine Internetverbindung gibt, verfügt über integrierte Schulungsvideobibliotheken, Live-Chat mit technischem Support und On-Demand-Schulungen durch Screen-Sharing-Technologien wie GotoMeeting.

Das heutige CMMS verfügt über eine gut gestaltete Benutzeroberfläche, Dashboards, benutzerfreundliche Berichtsgeneratoren, flexible Benutzeroptionen und mobilen Zugriff.

Mythos Nr. 4:CMMS gilt nicht für kleine Unternehmen

Wenn Sie schon früh mit Instandhaltungsmanagement-Software in Kontakt gekommen sind, würden Sie zweifellos denken, dass sie nicht für kleine Unternehmen (unter 100 Mitarbeiter) geeignet ist. Diese Ansicht rührt von der Tatsache her, dass CMMS-Systeme teuer waren, viel Zeit und Ressourcen für die Implementierung erforderten und sehr komplex waren und Funktionen und Merkmale beinhalteten, die auf große Operationen ausgerichtet waren.

Heute sehen wir viele kleine Unternehmen, die CMMS-Software verwenden. Die einzige treibende Kraft ist die Ineffektivität der Nachverfolgung der Wartung mit Papier oder Tabellenkalkulationen. Sobald Manager das Gefühl haben, diesen Methoden entwachsen zu sein, suchen sie nach Wartungsmanagement-Software. Die heutigen Anwendungen sind skalierbarer als vor 25 Jahren. Herkömmliche computergestützte Wartungsmanagementsysteme hatten einen einheitlichen Ansatz, hohe Anlaufkosten und viel Zeit, die für die Installation benötigt wurde, was sie für kleine Unternehmen unzugänglich machte. Käufer können sich heute von Modulen abmelden, die sie nicht benötigen, und skalieren, wenn der richtige Zeitpunkt gekommen ist. Wir sehen häufig kleine Unternehmen, die CMMS nur für die vorbeugende Wartung verwenden, während andere die korrektiven Wartungs- und Bestandsverwaltungsmodule verwenden. Die Flexibilität, die wir bei der heutigen Software sehen, hat sie für kleine, mittlere und große Unternehmen gleichermaßen zugänglich gemacht. Noch besser ist die Fähigkeit eines modernen CMMS, mit Ihrer Unternehmensgröße zu skalieren, sodass Ihr CMMS kontinuierlich mit Ihnen wachsen kann. Durch das Mischen und Anpassen wichtiger CMMS-Module haben wir endlich die Idee, dass „CMMS mehr ist, als wir jetzt brauchen“, zu Ende gebracht.

Mythos Nr. 5:Webbasierte CMMS bergen hohe Risiken

Die größte Angst vor der Verwendung webbasierter CMMS-Software bezieht sich direkt auf einen ihrer größten Vorteile – die Auslagerung der IT-Belastung an einen spezialisierten Anbieter. Dies wird von den meisten als großes Plus angesehen, aber wenn Sie mit sensiblen Kundendaten umgehen, wird die Sicherheit zu einem Problem.

Das Sicherheitsrisiko wird minimiert, wenn Sie Ihrer Sorgfaltspflicht nachkommen. Anbieter von CMMS-Software, die SaaS-Bereitstellung anbieten, sind bereit, alle Sicherheitsfragen zu beantworten und bereitzustellen, die Sie ihnen stellen können. Tatsache ist, dass Softwareanbieter Kundendaten in hochmodernen Rechenzentren speichern, in denen alle Vorkehrungen getroffen werden, um Sicherheitsbedrohungen abzuwehren. Am Ende des Tages müssen Sie den Nutzen gegen die Kosten abwägen. Und die Vorteile sind vielfältig; keine Hardwarekosten, Backup und Notfallwiederherstellung, geringer Wartungsaufwand und Mobilität.

Wenn Ihre Organisation streng geheime militärische Einrichtungen und Ausrüstungen unterhält, ist webbasierte Wartungssoftware möglicherweise keine Option, aber für andere Organisationen mit weniger „sensiblen“ Daten ist es definitiv eine Überlegung wert.

Softwaresysteme für das Wartungsmanagement haben sich in den letzten Jahrzehnten schnell weiterentwickelt. Die Preise wurden erheblich gesenkt und die Systeme sind für den durchschnittlichen technischen Benutzer zugänglicher geworden. Systeme sind nicht mehr auf große Unternehmen mit riesigen Wartungsabteilungen beschränkt, sondern jede kleine oder große Organisation kann von einer optimierten Wartungsabteilung profitieren. Wir hören mehr Erfolgsgeschichten als Misserfolge. Und wir sehen, dass Cloud Computing eine unglaublich sichere Methode zur Bereitstellung von Software ist. Da sich immer mehr Unternehmen für ein CMMS-System entscheiden, sehen Wartungsabteilungen aller Größen erhebliche Kosteneinsparungen bei Wartungsreparaturen, was zu einem allgemeinen Wettbewerbsvorteil durch ihr CMMS führt. Um mehr über die Vorteile von CMMS-Software zu erfahren, lesen Sie hier unseren Artikel.

Wenn Ihre Erfahrung mit CMMS-Software mit einer 15-20 Jahre alten Anwendung zusammenhängt, ist es an der Zeit, sich anzusehen, was es da draußen gibt. Sie werden angenehm überrascht sein und einer optimierten Wartungsabteilung einen Schritt näher kommen.

Quellen:

http://www.reliableplant.com/Read/28838/CMMS-implementation-keys