Neun Gründe, warum Facility Manager Tabellenkalkulationen für CMMS aufgeben

Die Art und Weise, wie Unternehmen Geschäfte machen, hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Die Computertechnologie ist maßgeblich für die Steigerung der Unternehmenseffizienz in Bezug auf Ressourcen-, Material- und Zeiteinsparungen verantwortlich. In den späten 1970er Jahren tauchte Tabellenkalkulationssoftware auf und galt als monumentale Verbesserung gegenüber dem traditionellen Bleistift- und Papieransatz für Buchhaltung und Bestandsverwaltung. Im Laufe der Zeit hatten diese Softwarepakete jedoch Schwierigkeiten, mit der kontinuierlichen Entwicklung neuer Technologien Schritt zu halten, die nicht nur das Facility Management und die Produktionsprozesse verändert haben, sondern auch die Art und Weise verändert haben, wie Unternehmen mit Endbenutzern kommunizieren und ihre Produkte und Dienstleistungen an diese liefern. Angesichts dieser Faktoren und ihrer besonderen Beziehung zum Facility Management ist es nicht verwunderlich, dass eine wachsende Zahl von Unternehmen aus allen Branchen ihre Verwendung von Tabellenkalkulationen überdenkt und sich Computerized Maintenance Management Software (CMMS)-Systemen zuwendet; Hochentwickelte Softwarepakete, die dem Benutzer jederzeit einen Überblick über den Betrieb einer Einrichtung oder den Status eines einzelnen Geräts liefern können.

Um besser zu verstehen, warum Tabellenkalkulationen nicht mehr das bevorzugte Werkzeug für Facility Manager sind, ist es wichtig, ein Gefühl für ihre Fähigkeiten zu bekommen. Zunächst kann eine Tabelle manuell auf Papier oder mit einem Computerprogramm wie Microsoft Excel oder Lotus 1-2-3 erstellt werden. Bei Verwendung einer Tabellenkalkulationssoftware können in Zeilen und Spalten angeordnete Daten erfasst, angezeigt und bearbeitet werden. Unabhängig vom verwendeten Format ist eine Tabellenkalkulation im Allgemeinen so konzipiert, dass sie numerische Daten und kurze Textzeichenfolgen enthält und Datenbeziehungen grafisch darstellt. Tabellenkalkulationen bieten jedoch im Allgemeinen nicht die Möglichkeit, Datenelemente so gründlich zu strukturieren und zu kennzeichnen wie eine Datenbank, und bieten normalerweise nicht die Möglichkeit, die Datenbank abzufragen. Sie sind kostengünstig und am besten geeignet, um grundlegende Informationen in einfachen Diagrammen und Listen zu organisieren, aber nicht für komplexere Aufgaben wie Vermögensverwaltung und -planung.

Im Vergleich dazu sind aktuelle CMMS-Systeme viel robuster und bieten Unternehmen die Möglichkeit, Arbeitsaufträge zu verfolgen, schnell genaue Berichte zu erstellen und sofort festzustellen, welche ihrer Anlagen vorbeugende Wartung oder Reparaturen erfordern. Durch die Überprüfung von Betriebsdaten sind CMMS gut geeignet, um Geschäftsprognosen zu erstellen. Zu den jüngsten Innovationen in der Software gehören sichere Cloud-basierte Schnittstellen, Zugänglichkeit für mobile Geräte und papierlose Funktionen, die die Benutzerfreundlichkeit weiter erhöhen. Angesichts dieser Faktoren ersetzen Softwareprogramme für das Wartungsmanagement jetzt Tabellenkalkulationspakete, denen der Umfang, die Leistung und die Effizienz von Wartungsmanagementsystemen fehlen.

Nachfolgend sind neun CMMS-Vorteile aufgeführt, die für optimierte Gewinne und Produktivität genutzt werden können:

1. Zuverlässigkeit von Anlagendaten

Eine 2006 in Information and Software Technology veröffentlichte Studie ergab, dass elektronische Tabellenkalkulationen Fehlern unterliegen, die in 88 % der überprüften Tabellenkalkulationen gefunden wurden. Tippfehler, falsch zugeordnete Zellen, fehlerhafte Datenbereiche und Formelfehler sind einige der Fehlerquellen. Folglich können Fehler die Ergebnisse verfälschen und den Betrieb des Unternehmens beeinträchtigen. CMMS-Dateneingabeformat und Genauigkeitsprüfungen verringern die Wahrscheinlichkeit, dass solche Fehler auftreten.

2. Fehler bleiben oft unbemerkt, bis es zu spät ist

Tabellenkalkulationen verlassen sich darauf, dass Benutzer die geeigneten Formeln auswählen, um ihre Daten zu analysieren. Selbst wenn die eingegebenen Daten korrekt sind, werden die Ergebnisse fehlerhaft sein, wenn die falsche Formel ausgewählt wird. Wenn diese Art von Fehlern nicht sofort entdeckt werden, können die Folgen für den Geschäftsbetrieb kostspielig sein. CMMS eliminieren dieses Risiko mit vorprogrammierten analytischen Formeln.

3. Vorteile der Zeitersparnis

Die Dateneingabe in Tabellenkalkulationen ist so zeitaufwändig, dass viele Unternehmen gering qualifizierte Mitarbeiter einstellen, um Daten in Tabellenkalkulationen einzugeben. Angesichts der bereits erwähnten Fehleranfälligkeit kann es riskant sein, diese wichtige Aufgabe von ungeschulten Mitarbeitern erledigen zu lassen. Softwareplattformen für das Wartungsmanagement erleichtern die Dateneingabe und schränken den Zugriff über Benutzerberechtigungen ein. Diese Funktion schränkt ein, was Benutzer innerhalb des Programms ändern können, und schützt vor Fehlern.

4. Tabellenkalkulationen bieten nur eine eingeschränkte Sicht auf Datenbeziehungen

Mit viel technischem Know-how und viel Zeit können Tabellenkalkulationen so programmiert werden, dass sie Daten in einem sehr engen Rahmen analysieren. Sie können jedoch keine Analysen der Bestandsverfolgung, des Inventars und anderer Wartungs- und Arbeitsablaufaufgaben wie der vorbeugenden Wartungsplanung bereitstellen. CMMS verfügen über diese Fähigkeiten, und mit integrierten Berichten machen sie es einfach, sofortige Einblicke in die Anlagenhistorie, Teile und Arbeit zu erhalten. alles ohne spezielle technische Ausbildung.

5. Automatisieren und vereinfachen Sie Wartungsberichte für Einrichtungen

Obwohl es möglich ist, Berichte in Tabellenkalkulationen zu erstellen, sind sie im Vergleich zu CMMS nicht besonders benutzerfreundlich zu erstellen. Ob Kreisdiagramme, Streudiagramme oder Balkendiagramme, Tabellenkalkulationsberichte sind optisch nicht so ansprechend oder sofort verfügbar. Da Benutzer Informationen in Echtzeit und auf Knopfdruck wünschen, kann dies mit einer Wartungsmanagementsoftware (auch als Facility-Management-Software bezeichnet) per Mausklick oder Tippen auf einem Tablet erfolgen, ohne dass Formeln wie in Tabellenkalkulationsprogrammen erforderlich eingegeben werden müssen.

6. Bietet detaillierte Informationen zu wichtigen Metriken für das Gebäudemanagement

CMMS sind speziell für das Facility Management konzipiert. Tabellenkalkulationen sind es nicht – zumindest nicht ohne ausgefeilte Programmierung. Wartungssoftware kann eine Vielzahl von Metriken bereitstellen, die sich speziell auf die Funktionsweise eines Unternehmens beziehen, ohne dass spezielle Programmierkenntnisse erforderlich sind. Beispielsweise können CMMS die folgenden Metriken in Echtzeit erzeugen:MTBR (mittlere Zeit zwischen Reparaturen); MTBF (mittlere Zeit zwischen Ausfällen); MTTR (mittlere Reparaturzeit).

7. Integration mit anderen Software- und Einrichtungsanwendungen

Ein großer Vorteil von Gebäudewartungssoftware ist ihre Fähigkeit, sich mit anderer Software wie E-Mail, Buchhaltungssoftware, ERP-Systemen, Active Directory und mehr zu verbinden. Tabellenkalkulationen haben diese Fähigkeiten nicht. Diese jüngsten CMMS-Innovationen erweitern ihre Effektivität und bieten zusätzliche zeitsparende Vorteile für Facility Manager.

8. Planung der vorbeugenden Wartung

Eine vorbeugende Wartungssoftware (PM) ist für die Effizienz eines Unternehmens von zentraler Bedeutung, da sie den Betrieb der gesamten Anlage unterstützt. Die Durchführung von PMs an einer Reihe von Geräten ist jedoch keine leichte Aufgabe, insbesondere für große Betriebe. Häufig umfasst eine PM an einem einzelnen Gerät mehrere Aufgaben oder Schritte. Tabellenkalkulationen sind in diesem Bereich besonders eingeschränkt, da sie keine geplanten Wartungsprotokolle erstellen oder Benachrichtigungen oder Erinnerungen an deren Durchführung senden können. Die Möglichkeit, PMs zu planen, macht CMMSs für Facility Manager so attraktiv, da sie eine Checkliste aller an jedem Gerät beteiligten Aufgaben bereitstellen, Routinepläne erstellen, Benachrichtigungen und Erinnerungen senden sowie Berichte erstellen können. Die Durchführung geplanter Wartungsarbeiten bedeutet weniger unerwartete Geräteausfälle und kürzere Ausfallzeiten.

9. Verbessert die allgemeine Funktionsweise der Anlage

Es gibt viele Aspekte in jedem Unternehmen, die über die Möglichkeiten von Standard-Tabellenkalkulationsprogrammen hinausgehen. Dazu gehören die Überwachung der Arbeitsauslastung, das Erstellen von Arbeitsaufträgen und das Einreichen von Liefer- und Ersatzteilbestellungen. Zusammengenommen hilft Wartungssoftware Facility Managern, fundierte Entscheidungen über die Zuweisung von Technikern, die besten Zeiten für die Planung routinemäßiger Wartungsarbeiten und den Austausch von Geräten zu treffen.

Heutzutage stehen Unternehmen in einer Vielzahl von Branchen vor der Herausforderung, die effizientesten und effektivsten Wege zu finden, um zu wachsen und profitabel zu sein. Früher waren Tabellenkalkulationen eine ausgezeichnete, kostengünstige Lösung für Facility Manager. Für große Organisationen ist es jedoch unrealistisch, ein Tabellenkalkulationsprogramm mit Hunderten oder sogar Tausenden von Datenpunkten zu unterhalten. Da die Vermögenswerte und Dienstleistungen eines Unternehmens in einem schnelllebigen und herausfordernden Umfeld wachsen und sich weiterentwickeln, wird es logistisch schwierig, die Informationen in einer Tabelle auf dem neuesten Stand zu halten und insbesondere umfassende Berichte zu erstellen, die für eine fundierte Entscheidungsfindung erforderlich sind. CMMS-Software ist eine Antwort auf dieses Problem, und deshalb ziehen sie immer mehr Unternehmen an, die Tabellenkalkulationen entwachsen sind.