CMMS-Software:Heilung für schlechtes Bestandsmanagement in Gesundheitseinrichtungen

Stellen Sie sich vor, Sie verwalten den Bestand für ein Krankenhaus. Ihr Erfolg hängt davon ab, genaue Antworten auf Fragen zu haben wie:„Welche Artikel habe ich?“ und „Wie viel von jedem Artikel habe ich?“

Sie benötigen auch eine Möglichkeit, Ihre Antworten im Laufe der Zeit korrekt zu halten. Krankenhäuser sind schnelllebige Umgebungen, und die moderne Medizin erfordert viele Einweggeräte. Lagerbestände können von Tag zu Tag oder sogar von Stunde zu Stunde stark schwanken.

Die Lösung ist die Bestandsverfolgungsfunktion einer CMMS-Software, mit der Sie über jeden einzelnen Artikel bis hin zum letzten Zungenspatel auf dem Laufenden bleiben.

So kann es funktionieren. Jedes Mal, wenn neues Inventar hereinkommt, wird es gescannt und automatisch über das CMMS zu Ihren Aufzeichnungen hinzugefügt. Da das gesamte System cloudbasiert ist, sind die Informationen jederzeit und überall verfügbar. Das CMMS kann auch nachverfolgen, wann Dinge verwendet werden. Wenn der Motor beispielsweise auf ein verstellbares Bett montiert wird, werden die Ersatzteile im Arbeitsauftrag angezeigt, und wenn der Techniker den Arbeitsauftrag schließt, werden die Teile automatisch aus Ihren Bestandsunterlagen entfernt.

Das ist beeindruckend, aber es ist auch nur der Anfang. Die Bestandsverfolgung gibt Ihnen Antworten auf viele wichtige Fragen. Der Schlüssel zur Beantwortung jeder Frage liegt in der Verwendung Ihrer CMMS-Software, um die richtigen Informationen über die Artikel in Ihrem Inventar zu sammeln und zu speichern. Sehen wir uns einige dieser Fragen an und wie man sie mit CMMS-Software beantwortet.

Wie finde ich schnell, was ich brauche?

Erforderliche Informationen: Name, Beschreibung und Standort.

Etwas nicht finden zu können, ist genau dasselbe, wie es überhaupt nicht zu haben.

Stellen Sie sicher, dass Sie nicht nur den Namen des Artikels, sondern auch eine Beschreibung angeben. Obwohl die meisten Menschen den genauen Namen kennen, wissen einige nur, wie etwas aussieht oder was es tut. Das Hinzufügen sowohl des Namens als auch der Beschreibung löst auch das Problem von Artikeln mit mehr als einem Namen. Zungenspatel werden zum Beispiel genauso oft Spatel genannt, aber sie werden immer nur für eine Sache verwendet.

Wenn das Inventar auf mehrere Einrichtungen aufgeteilt ist, stellen Sie sicher, dass Sie den Standort jedes Artikels angeben. Dies kann je nach Größe und Komplexität Ihres Systems so allgemein sein wie der Raum, in dem es sich befindet, oder spezifisch wie ein genaues Regal und eine Box.

Wie kann ich mehr kaufen?

Informationen erforderlich :Lieferantenkontaktdaten, Teilenummer, Seriennummer und aktuelle Preislisten kaufen.

Dies sind alle Informationen, die Sie benötigen, um schnell und einfach eine Bestellung bei der Wiederauffüllung aufzugeben. Der wirkliche Vorteil, diese Informationen für die CMMS-basierte Bestandsverfolgung zu haben, besteht darin, dass *Sie* keine Bestellungen aufgeben müssen; das CMMS erledigt das für Sie. Sobald Sie Wiederauffüllungsschwellenwerte eingerichtet haben, kann die Software vorhandene Bestände und geschätzte Vorlaufzeiten verwenden, um zu berechnen, wann die nächste Bestellung aufgegeben werden soll.

Was mache ich, wenn ein Artikel defekt ist?

Erforderliche Informationen: Kontaktdaten des Herstellers, Kontaktdaten des Einkaufslieferanten und Chargennummer der Garantie

Informationen über die Garantie sind entscheidend, wenn Sie Ihre nächsten Schritte entscheiden. In einigen Fällen müssen Sie sich möglicherweise an den Hersteller wenden, während in anderen Fällen Garantieansprüche vom Kaufanbieter bearbeitet werden. In jedem Fall kann Ihnen die Angabe der Chargennummer später Kopfschmerzen ersparen, da Sie leicht alles andere in Ihrem Inventar ausfindig machen können, das aus derselben schlechten Charge stammt, und versuchen, es auch zurückzusenden

Wann muss ich auffüllen?

Informationen erforderlich :Kritikalität

Die Stufe „Kritisch“ ist nicht auf der Seite der Schachtel angegeben. Es ist etwas, das Sie für jeden Artikel im Inventar selbst berechnen müssen. Im Grunde ist es die Antwort auf die Frage „Wie schwer wäre es, dieses Krankenhaus ohne diesen Gegenstand zu führen?“

Wir können sehen, wie das funktioniert, indem wir einen Chemieanalysator mit einem Defibrillator vergleichen. Es mag den Anschein haben, dass der Defibrillator kritischer ist, da das Gerät verwendet wird, um das Herz eines Patienten neu zu starten. Ein Chemie-Analysator hingegen scheint weniger kritisch zu sein. Wenn es kaputt ist, können Ärzte einfach keine Blutuntersuchungen anordnen. Aber der Chemieanalysator hat eine höhere Kritikalität. Es gibt wahrscheinlich nur einen Chemie-Analysator im Labor, aber es gibt viele Defibrillatoren im ganzen Krankenhaus. Wenn einer nicht arbeitet, gibt es viele andere, die es tun. Wenn der Chemie-Analysator nicht funktioniert, kommt das ganze Labor zum Erliegen.

Sobald Sie die Kritikalität bestimmt haben, können Sie sichere Lagerbestände festlegen und Schwellenwerte für die Nachbestellung von Ersatzteilen festlegen. Im obigen Beispiel haben Sie möglicherweise viele für das Chemieanalysegerät, aber keine vor Ort für die Defibrillatoren.

Schlussfolgerung

Erfolgreiches Bestandsmanagement beginnt mit der Bestimmung, was Sie haben und wie viel Sie davon haben. Aber es endet nicht dort. Indem Sie über die Fragen nachdenken, die Sie beantworten möchten, die Geschichte, die Ihnen Ihre Bestandsverfolgung erzählen soll, können Sie die Informationen bestimmen, die Sie benötigen, und wie Sie sie am besten in Ihrem CMMS organisieren.

Referenzen

PEW Research Center:Internet &Technology (2017) Mobile Fact Sheet.