Betreuung der Compliance in Seniorenpflegeeinrichtungen mit CMMS

Die lange Geschichte der Beteiligung von Bund, Ländern und Kommunen an Seniorenpflegeeinrichtungen hat viele Höhen und Tiefen, aber insgesamt hat die Zahl der Vorschriften stetig zugenommen. Das bedeutet, dass die Wartungsabteilungen dieser Einrichtungen mit immer größeren Compliance-Herausforderungen konfrontiert sind. Was ist die langfristige Lösung?

Voll funktionsfähige CMMS-Software hilft Abteilungen, die Vorschriften einzuhalten. Ein gutes CMMS hilft Ihnen dabei:

• Compliance-freundliche vorbeugende Wartungsprogramme einrichten
• Agil bleiben und sich schnell an neue Vorschriften anpassen
• genaue Aufzeichnungen pflegen und datenreiche Berichte erstellen

Compliance-freundliche vorbeugende Wartung

Es gibt Vorschriften, wie und wie oft Dinge erledigt werden. Das vorbeugende Wartungsmodul in einem funktionsreichen CMMS stellt sicher, dass diese Aufgaben termingerecht erledigt werden und nichts vergessen wird. Beispielsweise erfordern Senioreneinrichtungen mit demenzerkrankten Patienten ganz spezifische Sicherheitsmerkmale. Da die Patienten einem erhöhten Abwanderungsrisiko mit möglicherweise verheerenden Folgen ausgesetzt sind, ist der Trakt mit speziellen „Verwechslungsschlössern“ gesichert. Pflegekräfte können sie leicht einstellen und entriegeln, während Patienten dies nicht können, aber nur, weil sie nicht wie Schlösser aussehen und die beweglichen Teile geschickt versteckt sind. Wenn sich aber eine lockert, können entschlossene Patienten sie ziemlich leicht öffnen. Ein CMMS-unterstütztes vorbeugendes Wartungsprogramm stellt sicher, dass diese Schlösser regelmäßig überprüft und festgezogen werden.

Und mit einem guten CMMS sind PMs, genau wie normale Bedarfsarbeitsaufträge, voller Informationen, die Technikern dabei helfen, Dinge sowohl pünktlich als auch korrekt zu erledigen, einschließlich:

• Vollständiger Anlagen-Arbeitsauftragsverlauf
• Zugehörige Teile und Materialien
• Detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung
• Digitale Versionen von Betriebs- und Wartungshandbüchern
• Anpassbare Checklisten
• Interaktive Grundrisse

Agile Einführung mit datenreichen Arbeitsaufträgen

Den Überblick über regulatorische Änderungen zu behalten, ist so schwierig, dass Seniorenpflegeeinrichtungen oft eigene Compliance-Beauftragte haben. Selbst für Einrichtungen mit Beamten erfordern Stellenausschreibungen für hochrangige Verwaltungspositionen im Allgemeinen immer noch, dass Bewerber über fundierte Kenntnisse der geltenden Gesetze verfügen.

Ein enzyklopädisches Wissen über die neuesten Vorschriften und Vorschriften wird dem Leiter der Instandhaltungsabteilung zum Glück nicht zugemutet. Zum Beispiel wird nicht erwartet, dass Sie die Bundesvorschriften zum Brandschutz auswendig kennen (die übrigens im Joint Commission/NFPA Life Safety Book stehen. Selbst die PDF-Version sieht schwer aus).

Es wird jedoch von Ihnen erwartet, dass Sie Ihren Technikern alle Änderungen an den Richtlinien und Best Practices der Wartungsabteilung, die sich aus neuen Gesetzen ergeben, effizient mitteilen. Wenn es eine neue Bundesverordnung darüber gibt, wie und wie oft die Feuermelder getestet werden müssen, müssen Sie das Team informieren und dann die neuen Richtlinien durchsetzen.

Eine gute Krankenhauswartungsmanagement-Software macht dies viel einfacher. Ohne ein computergestütztes Wartungsmanagementsystem müssen Sie möglicherweise eine Hauptversammlung einberufen, um die Änderungen zu überprüfen. Oder Sie können sich dafür entscheiden, eine E-Mail zu versenden und dann zu hoffen, dass alle sie lesen und verstehen. Mit einem CMMS müssen Sie jedoch nur einige der Arbeitsaufträge im bestehenden vorbeugenden Wartungsplan aktualisieren. Indem Sie einfach die Häufigkeit der PMs ändern und die anpassbaren Schritt-für-Schritt-Anleitungen aktualisieren, können Sie sicherstellen, dass die Techniker alle neuen Regeln befolgen.

Wie schwer ist es, die PMs zu ändern? Überhaupt nicht schwer, und einer der Hauptgründe ist, dass ein gutes CMMS von einer Cloud-basierten Datenbank unterstützt wird, die es auf dem neuesten Stand und von jedem mobilen Gerät aus zugänglich macht. Anstatt mit leicht verlorenen Zetteln oder einer Million verschiedener Versionen derselben Tabellenkalkulationsdatei zu arbeiten, sieht sich jeder, der auf das CMMS zugreift, die aktuellste Version der Daten an. Sie müssen sich nie Sorgen machen, dass Techniker versehentlich eine alte, veraltete Kopie eines Formulars oder einer Datei verwenden.

Benutzerdefinierte automatisch generierte Berichte

Compliance besteht aus zwei Teilen. Da ist der konforme Teil. Und dann ist da noch der ebenso wichtige Beweisteil. Eine voll funktionsfähige CMMS-Software macht beides viel einfacher.

Nehmen wir ein einfaches Beispiel. Sie müssen die durchschnittliche Zeit ermitteln, die Techniker benötigen, um Arbeitsaufträge abzuschließen. Hier sehen wir uns nur die Wortreihenfolge der Nachfrage an und beantworten damit im Grunde die Frage „Wie lange dauert es, etwas zu reparieren, nachdem jemand bemerkt hat, dass es kaputt ist?“ Ohne ein CMMS müssen Sie zuerst alle Ihre Bedarfsarbeitsaufträge sammeln. Bei Papier oder Tabellenkalkulationen kommt es darauf an, wie gut Sie organisiert sind. Vielleicht haben Sie alle Papiere in einem schönen ordentlichen Stapel oder alle Dateien richtig benannt und in einem Ordner gespeichert. Wenn Sie dies nicht tun, kann es eine echte Herausforderung sein, all diese Papierfetzen und einzelnen Dateien zu finden. Das Schlimmste ist, dass Sie Ihr E-Mail-Konto durchsuchen müssen, um nach Dateien zu suchen, die jetzt möglicherweise nur noch als E-Mail-Anhänge existieren.

Nehmen wir an, Sie verfolgen sie alle. Der nächste Schritt besteht darin, sie einzeln durchzugehen und die Zeitspanne zwischen der Generierung und dem Abschluss zu berechnen. Wenn Sie Tabellenkalkulationen verwenden, ist es vielleicht etwas einfacher, aber egal, was Sie sich ansehen, ein bisschen Klicken und Tippen. Der letzte Schritt besteht darin, alles auszudrucken, und das bedeutet, die Spalten millionenfach neu anzuordnen und in der Größe zu ändern, um alles auf eine Seite zu bringen.

Bei einer CMMS-Software ist das ganz anders. Berichte sind anpassbar und werden automatisch generiert. Sie müssen keine Nummern aufspüren. Alles ist bereits in der Software enthalten, garantiert korrekt und aktuell. Das CMMS übernimmt dann die gesamte Berechnung für Sie und druckt sogar die Ergebnisse schön formatiert aus.

Nächste Schritte

Für Seniorenpflegeeinrichtungen ist es eine Herausforderung, die Vorschriften einzuhalten. Es gibt viele Regeln und sie ändern sich im Laufe der Zeit. Darüber hinaus ist Scheitern eine ernste Angelegenheit. Im besten Fall droht Ihnen nur ein Bußgeld. Worst-Case-Szenarien beinhalten den Verlust der Lebensqualität und Verletzungen oder Schlimmeres für einige unserer Schwächsten. Es ist schrecklich.

Eine gute voll funktionsfähige, datengesteuerte Verwaltungssoftware für die Instandhaltung von Krankenhauseinrichtungen macht es so viel einfacher, die Vorschriften einzuhalten. Wenn Sie keins haben oder eines haben und es Ihnen nicht die versprochenen Ergebnisse liefert, ist es jetzt an der Zeit, mit Anbietern zu sprechen. Fragen Sie sie unbedingt, wie sie mit Ihren Daten umgehen. Genau wie im Gesundheitswesen wird ein guter CMMS-Anbieter sehr vorsichtig mit den Informationen anderer umgehen. Es sind Ihre Daten und sollten immer Ihre bleiben. Der Anbieter kümmert sich nur darum.