Die wichtigsten CMMS-Vorteile, die das Facility Management vereinfachen

Indem wir einen Arbeitsauftrag von Anfang bis Ende betrachten, sehen wir, wie ein benutzerfreundliches, voll ausgestattetes CMMS das Leben des durchschnittlichen Facility Managers verbessert.

Facility Manager entscheiden, welche Arbeit erledigt wird, wer sie macht und in welcher Reihenfolge – zusätzlich zu tausend anderen Dingen. Wenn das Ihren Arbeitsalltag beschreibt, nutzen Sie die CMMS-Vorteile, die das Leben einfacher machen können.

Größe des Anfrageportals steuern

Selbst der beste vorbeugende Wartungsplan kann Bedarfsaufträge nicht vollständig eliminieren. Es steht außer Frage, dass Ihre Organisation sie haben wird. Die Frage ist: Wer darf sie erstellen?

Ein gutes CMMS lässt Sie die Antwort kontrollieren. In manchen Organisationen darf nur die Wartungsabteilung Tickets einreichen. In anderen die Leiter der einzelnen Abteilungen. Manche halten das Anfrageportal weit offen, sodass jeder Mitarbeiter ein Ticket einreichen kann. Es gibt Vor- und Nachteile, das Portal von ganz offen bis ganz geschlossen zu halten. Die wichtige Idee hier: Ein gutes CMMS lässt Sie entscheiden.

Tickets mit Daten und Zuversicht genehmigen oder ablehnen

Einer der besten CMMS-Vorteile: Sie können Tickets auf Basis von Daten genehmigen oder ablehnen. Sobald ein Ticket eingereicht wurde, entscheiden Sie, ob Sie es genehmigen und einen Arbeitsauftrag erstellen oder ablehnen und gar keinen Arbeitsauftrag generieren. Manchmal ist die Entscheidung ein No-Brainer. Sie kennen die relative Kritikalität Ihrer Assets und Geräte und können oft basierend darauf genehmigen oder ablehnen, wie wichtig etwas für den Produktionsbetrieb ist. Zum Beispiel werden Sie ein Ticket zu einer kritischen Presse oder Pumpe nicht aufschieben. Aber manchmal ist es schwerer zu wissen, worauf man springen und was man auf die lange Bank schieben sollte. Ein gutes CMMS gibt Ihnen die Daten, um weise zu entscheiden.

Ein Weg ist der Blick in den PM-Kalender. Angenommen, ein Bediener meldet ein leises, seltsames Schleifgeräusch an einem kleinen Förderband. Dank CMMS wissen Sie, dass in weniger als einer Woche ein PM für diese Maschine geplant ist, und dass ein Teil der geplanten Wartung das Nachjustieren aller Riemen beinhaltet. In dem Fall lehnen Sie eher ab. Nicht weil Sie nicht glauben, dass ein Problem besteht – Sie wissen, es ist nicht ernst und wird bald behoben.

Der PM-Kalender könnte etwas anderes offenbaren. Vielleicht wurde das Asset kürzlich im Rahmen eines PM bearbeitet. Jetzt genehmigen Sie das Ticket eher. Es sollte keine Probleme bei einem Asset geben, das so kürzlich geprüft wurde – und wenn doch, deutet das darauf hin, dass der PM nicht ordnungsgemäß durchgeführt wurde.

Über den PM-Kalender hinaus hilft ein CMMS, indem es Arbeitsaufträge nach Asset gruppiert. Jemand reicht einen Antrag für einen Lüfter in einer größeren Maschine ein. Er wackelt etwas stärker als normal und verursacht eine spürbare Vibration. Sobald Sie die Historie der Maschine ansehen, sehen Sie rote Flaggen: Nicht nur war die Vibration früher schon ein Problem, sondern sie war letztes Mal ein frühes Anzeichen für ein viel größeres Problem. Es kam zu kostspieligen Reparaturen. Sofort genehmigen Sie das Ticket.

Und hier ist einer der besten Teile: Es kann Ihr erster Tag im Job sein und Sie würden trotzdem die richtige Entscheidung treffen. Oder es könnte nicht nur Ihr erster Tag sein, sondern auch drei Tage her, seit der alte Hase im Team – der Techniker, der alle Maschinen besser kannte als seine eigenen Kinder – nach 20 Jahren in den Ruhestand ging. Das gesamte institutionelle Gedächtnis ist noch im CMMS. Es geht nicht mit alten Mitarbeitern verloren und steht neuen sofort zur Verfügung.

Datenreiche Arbeitsaufträge erstellen

Sobald Sie sich entschieden haben, ein Ticket zu genehmigen, können Sie den Arbeitsauftrag aufbauen. CMMS-Software lässt Sie schnell und einfach viele Daten verknüpfen. Grundsätzlich gibt es eine Menge Informationen, die Sie an einen Arbeitsauftrag anhängen können, darunter:

• Asset-Beschreibung und Bilder
• Digitale Versionen von O&M-Handbüchern und Schaltplänen
• Erklärung der durchzuführenden Arbeit
• Schritt-für-Schritt-Anweisungen
• Anpassbare Checklisten
• Zugehörige Teile

Wenn Sie das Glück haben, ein wirklich gutes CMMS zu haben, kann Ihr Arbeitsauftrag auch interaktive Grundrisse enthalten. Wie macht ein mit Informationen vollgepackter Arbeitsauftrag Ihr Leben leichter? Betrachten Sie jede Information als eine Frage, die Sie nicht beantworten müssen.

Sie werden keine Techniker mehr haben, die fragen:

• Wo ist das Asset und wie sieht es aus?
• Wo sind die O&M-Handbücher und wie finde ich das für dieses Asset?
• Was muss ich reparieren und wie mache ich das?
• Wie weiß ich, dass ich alles richtig gemacht habe?
• Welche Teile brauche ich?

Best Case: Jeder datenreiche Arbeitsauftrag spart Ihnen fünf oder mehr Anrufe.

Arbeitsaufträge auf das Wesentliche beschränken mit anpassbaren Dashboards

Einer der größten CMMS-Vorteile ist die Anpassbarkeit der Bildschirme. Was Sie sehen, kann völlig anders sein als das, was jeder Techniker sieht. Das hilft den Technikern, „visuelle Unordnung“ zu reduzieren. Statt Zeilen und Zeilen von Informationen sehen sie nur die Arbeitsaufträge, die sie abschließen müssen. Es hilft Ihnen, weil Sie sich nie Sorgen machen müssen, dass Techniker sich gegenseitig kontrollieren. Sie müssen nicht befürchten, dass sie sehen, was anderen Technikern zugewiesen wurde – was manchmal zu einer „zu viele Köche verderben den Brei“-Situation führt.

Den großen Überblick behalten mit KPIs und One-Click-Reporting

Sobald die Arbeitsaufträge zugewiesen und dann abgeschlossen wurden, ist es Zeit, das CMMS die Zahlen berechnen und benutzerdefinierte Berichte erstellen zu lassen. Manche Software unterstützt nur Basis-Reporting, aber gute, voll ausgestattete CMMS-Software verfolgt viele Daten, die sie dann nutzen kann, um unter anderem KPIs zu erstellen. Das hilft Ihnen, die Assets zu finden, die Ihnen am meisten Zeit und Geld kosten, sowie die Techniker, die in einem bestimmten Zeitraum die meisten Arbeitsaufträge abschließen. Im Grunde alle Tief- und Höchststände. Mit diesen Informationen können Sie alles feinjustieren – von Ihrem PM-Plan bis zur Belegschaft Ihrer Abteilung.