Top CMMS-Features laut Facility Managern: Wichtige Erkenntnisse aus Hippos Umfrage

Hippo CMMS führte eine dreimonatige Umfrage unter 100 Facility Managern durch, um Einblicke zu gewinnen, wonach heutige Profis in einem CMMS-Softwaresystem suchen – mit einigen interessanten Ergebnissen. Die Umfrage bat die Teilnehmer, fünf Kernfragen zu beantworten:

1. In welchem Zustand befindet sich ihre unmittelbare Instandhaltungsabteilung derzeit?
2. Wie sehen ihre Abläufe aus?
3. Was sind ihre Hauptgründe für die Anschaffung eines CMMS?
4. Welche CMMS-Attribute und -Funktionen sind am wichtigsten?
5. Wann planen sie die CMMS-Einführung?

Wir haben ihre Ergebnisse unten zusammengefasst.
Aktueller Status oder Zustand unmittelbarer Instandhaltungsabteilungen
Eines der aufschlussreichsten Ergebnisse: Knapp die Hälfte der Befragten (45 %) gibt an, manuelle Dokumentationsmethoden (wie Excel-Tabellen, altmodische Papier-und-Stift-Methoden oder sogar Haftnotizen und E-Mail-Ketten) für die Verfolgung und Verwaltung von Instandhaltungsabläufen zu nutzen.

Das Hauptproblem manueller Verfolgungs- und Verwaltungsmethoden ist das Fehlen eines zentralisierten Systems, was zu widersprüchlichen Daten, Fehlern und veralteten Informationen führen kann. Idealerweise straffen moderne Facility- und Instandhaltungsabteilungen Abläufe und Kommunikation zwischen allen Kanälen und Nutzern durch ein zentralisiertes System zur Verfolgung und Verwaltung jeder Facette der Instandhaltungsdatenbank.

Tatsächlich sind Daten essenziell, um Fortschritte an Benchmarks zu messen. Die International Facility Management Association (IFMA) Foundation veröffentlichte einen Leitfaden zu diesem Thema: „Benchmarking for Facility Professionals“, der die Notwendigkeit nicht nur von Daten, sondern einer Methode zum kohärenten Sammeln und Analysieren hervorhebt. „Oft drücken Facility Professionals Interesse an Benchmarking aus, indem sie sagen, was sie messen wollen. Beliebteste Beispiele sind Flächenauslastung und Energieverbrauch oder -kosten“, erklärt der Bericht. Fehlende effiziente, zuverlässige Datenerfassung ist ein großes Hindernis für Einrichtungen, die weiter auf manuelle Dokumentation setzen, und macht ambitioniertes Benchmarking und Leistungsmessung umso schwerer.

Weitere interessante Ergebnisse aus diesem Umfragebereich:

• Instandhaltungsabteilungen haben durchschnittlich 11 Instandhaltungsmitarbeiter.
• Die meisten Befragten schätzen ihre Abteilung als „so lala“ ein, was den Etablierungsgrad betrifft. (Auf einer Skala von „gar nicht etabliert“ bis „extrem etabliert“ lagen die meisten in der Mitte.)
• 16 % der Befragten gaben an, ihre Instandhaltungsabteilung sei „gar nicht etabliert“.

Kein Wunder also, dass viele moderne Instandhaltungsabteilungen mit effektivem Facility Management kämpfen. Fehlende klar definierte Prozesse, Protokolle und Systeme führen zu unorganisierten Bemühungen, die oft die Organisationsbedürfnisse nicht erfüllen und Benchmarking zur Erreichung von Facility-Zielen nahezu unmöglich machen.
Wie sehen heutige Instandhaltungsabteilungen aus?
Mehr als ein Drittel der Befragten (35 %) gab an, nur eine Einrichtung zu betreuen, während 27 % sieben oder mehr Einrichtungen managen. Die übrigen Befragten berichteten über zwei bis sechs Einrichtungen:

• 5 % haben 5 bis 6 Einrichtungen
• 8 % haben 4 Einrichtungen
• 5 % haben 3 Einrichtungen
• 16 % haben 2 Einrichtungen

Selbst bei nur einer Einrichtung ist es nicht unüblich, dass diese zwei oder mehr Gebäude umfasst, für die die Abteilung Instandhaltungsaktivitäten überwachen und managen muss.
Natürlich bleiben Unternehmen nicht statisch. Eine Organisation mit nur einer Einrichtung dieses Jahr kann in zwei Jahren fünf haben. Laut einem Global Industries Analytics Report wird das globale Marktpotenzial für Facility Management bis 2020 auf 698,8 Milliarden Dollar geschätzt. Das unterstreicht die Wichtigkeit, Technologie-Tools wie CMMS zu nutzen, die effektiv mit dem Organisationswachstum skalieren können, sowie die Fähigkeit, Daten zwischen Einrichtungen zu vergleichen.
Hauptgründe für die CMMS-Einführung
Die Mehrheit der Befragten (84 %) stimmt zu, dass proaktive Instandhaltungsreparatur für moderne Organisationen wichtig ist und nennt dies als Hauptgrund für die CMMS-Implementierung. Zudem nannten 83 % der Teilnehmer einfache Arbeitsauftragsformulare als Entscheidungsfaktor.
Fast drei Viertel der Teilnehmer (74 %) geben an, dass einer ihrer Hauptgründe für ein CMMS der Wunsch nach einfacher Verfolgung und Verwaltung von Geräten, Assets und Inventar ist.
Zudem wird geschätzt, dass 75 % der Belegschaft bis 2025 aus Millennials bestehen wird. Die Millennial-Generation wuchs im digitalen Zeitalter auf, und veraltete Praktiken wie manuelle Dokumentation wirken auf diese Mitarbeiter oft archaisch. Sie sind gewohnt, sich auf Daten zur Unterstützung und Verbesserung der Arbeitsleistung zu verlassen. Mit den Anforderungen der vernetzten, technikaffinen Belegschaft Schritt zu halten, bedeutet, dass CMMS-Lösungen für den Fortschritt unverzichtbar sind.
Wichtigste CMMS-Features
Umfrageteilnehmer nannten mehrere Features, die sie bei der CMMS-Wahl als wichtig erachten:

• 74 % sagen, Benutzerfreundlichkeit ist ein Schlüsselfeature.
• Umgekehrt sagten 0 %, Benutzerfreundlichkeit sei „gar nicht wichtig“.
• 46 % berichteten, dass qualitativ hochwertiger Tech-Support extrem wichtig ist.
• 44 % bevorzugen eine CMMS-Lösung mit Geräte- und Asset-Management-Fähigkeiten.
• 39 % sagen, ein Kalender-Interface zur Anzeige von Arbeitsplänen sei eines der wichtigsten Features, und 32 % bevorzugen eine Lösung mit mobiler App für einfachen Zugriff.

SMGlobal nennt weitere wichtige CMMS-Features wie wiederverwendbare Aufgaben-Vorlagen für häufige Instandhaltungsjobs, wodurch das Rad für wiederkehrende Aufgaben nicht neu erfunden werden muss, und die Möglichkeit, Aufgaben auf verschiedene Arten zu planen. Das könnte bedeuten, wiederkehrende Aufgaben jeden Woche oder Monat am selben Tag und zur selben Zeit zu planen oder Aufgabenplanung basierend auf einer Bedingung auszulösen, wie Abschluss eines anderen Arbeitsauftrags, Änderungen in Zählerständen oder Alarmbedingungen/-schwellen.
Ein Instandhaltungs-Rückstand (Backlog) ermöglicht die Verfolgung überfälliger, ausstehender oder unvollständiger Arbeitsaufträge, und automatisches Reporting strafft den Prozess des Versendens von Berichtsdaten und kritischen Statistiken an wichtige Stakeholder. Ein weiteres nützliches Feature ist die Erstellung von Geräte- oder Maschinenausfallberichten, um die Grundursache eines Systemausfalls oder einer Dienstunterbrechung einfacher zu identifizieren. Ein historischer oder Echtzeit-Vergleich von Problemen und Daten zu Geräteleistung und -kosten liefert handlungsrelevante Erkenntnisse für Entscheidungen zu präventiver Instandhaltung, proaktivem Teileaustausch und Geräteersatz, sodass Facility Manager die Leistung optimieren können.
Wenn man die Gründe für die CMMS-Implementierung und die begehrtesten Features betrachtet, schauen viele Facility Manager, die zuvor auf manuelle Prozesse setzten, vielleicht auf grundlegende Reporting- und Funktionalität. Ein tieferer Blick auf die anspruchsvolleren Fähigkeiten von CMMS-Lösungen lohnt sich, um zu bestimmen, welche Anwendungen und Features Ihrer Organisation im Wachstum am besten dienen. FacilitiesNet empfiehlt, ein CMMS-Auswahlteam zu bilden, um diverse Perspektiven zu gewinnen, und auf einen systematischen Prozess zur Wahl der richtigen Anwendung zu setzen.
Zeitraum bis Implementierung
Gerade mal 3 % der Befragten gaben an, CMMS-Einführung sei ein langfristiges Ziel. 40 % planen die Implementierung in ein bis drei Monaten, 20 % hoffen auf drei bis sechs Monate.
Die Umfrage weist darauf hin, dass der ideale Implementierungszeitraum im mittleren Bereich liegt, zwischen einem und sechs Monaten, „da sowohl Anbieter als auch Kunde genug Zeit haben, Daten zu sammeln und einzugeben, aber nicht so viel Zeit, dass das Projekt sich in die Länge zieht und Burnout entsteht.“
Dieser Zeitrahmen ist auch kritisch, da viele Befragte den Wunsch nach straffer Asset-, Geräte- und Inventarverfolgung äußerten, und CMMS-Lösungen mit Barcode-Etiketten und Asset-Tag-Lösungen gekoppelt werden, um automatische Datenerfassung zu ermöglichen. Diese Kopplung reduziert oder eliminiert manuelle Dateneingabe, verringert Fehler drastisch, steigert Genauigkeit und Effizienz und beschleunigt Aufgaben wie Instandhaltungs- oder Compliance-Reporting.
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