CMMS hilft Gesundheitseinrichtungen dabei, steigende Herausforderungen zu meistern

Die Gesundheitsbranche stand schon immer vor einer langen Liste von Herausforderungen, und die COVID-19-Pandemie hat die Situation verschlimmert und neue, oft unerwartete Probleme geschaffen. Gebäude- und Wartungsmanager müssen heute mehr denn je die Kontrolle über ihre Wartungsarbeiten übernehmen, um die Patientenversorgung zu maximieren und gleichzeitig die Kosten zu minimieren. IPS-Software macht es endlich möglich.

Ursprünglich war die Erwartung, dass die größte Bedrohung durch COVID-19 darin bestand, dass es Krankenhäuser überwältigen könnte. Landesweite Aufrufe zur „Abflachung der Kurve“ zielten darauf ab, die Ausbreitung des Virus zu verlangsamen, die Fallzahlen über einen längeren Zeitraum zu verteilen und es den Einrichtungen zu ermöglichen, das notwendige Personal und die erforderlichen Materialien bereitzustellen. Anstelle einer Spitze hoffte man auf eine sanftere Kurve.

Aber was am Ende passierte, war unerwartet:Bestrafung von finanziellen Schließungen für Gesundheitsdienstleister an beiden Enden des Spektrums, für Orte mit einer großen Anzahl von Fällen und solche, die nur eine Handvoll sahen. Was verbindet sie? Ein fast vollständiger Rückgang von Nicht-Notfallpatienten und elektiven Operationen, wo viele Pflegeeinrichtungen den größten Teil ihrer Gewinne erzielen. Washington Post verglich zwei Krankenhäuser, das UMass Memorial Medical Center in Worcester, Massachusetts, mit 2.700 COVDI-19-Patienten und das Universitätskrankenhaus der MU Health Care in Columbia, Missouri, mit nur etwa 40. In beiden Fällen „hat jedes Krankenhaus mehr als 2.000 storniert Operationen. Zehntausende Klinikbesuche sind verschwunden. Die monatlichen Patienteneinnahmen gingen um mehrere zehn Millionen Dollar zurück.“ Das Papier weist dann darauf hin, dass bereits vor der Pandemie „mehr als 1.200 Krankenhäuser in zwei oder mehr der letzten fünf Jahre rote Zahlen geschrieben haben“.

Und es könnte noch schlimmer kommen. Es gibt jetzt Berichte, dass Krankenhäusern neue Kosten für persönliche Schutzausrüstung (PSA) und andere Verbrauchsmaterialien im Zusammenhang mit COVID-19 entstehen werden.

Aber bevor wir uns ansehen, wie die richtige CMMS-Lösung Gesundheitseinrichtungen hilft, bestehende und neue Herausforderungen zu meistern, lassen Sie uns zunächst einige grundlegende Definitionen darlegen. Was fällt beispielsweise unter die Kategorie „Gesundheitseinrichtung“?

Kurzer Hinweis:Versuchen Sie beim Durchgehen der Liste, alle verschiedenen Arten von Vermögenswerten und Ausrüstung zu zählen, die für den Betrieb dieser Einrichtungen erforderlich sind. Es ist eine große Zahl. Das Gesundheitswesen ist auf allen Ebenen vollgepackt mit unternehmenskritischen, miteinander verbundenen beweglichen Teilen, auf die sich Angehörige der Gesundheitsberufe verlassen können, um eine qualitativ hochwertige Patientenversorgung zu gewährleisten.

Arten von Gesundheitseinrichtungen

Bevor Sie die konkreten Möglichkeiten aufzeigen, wie ein gutes CMMS Facility- und Wartungsmanagern helfen kann, den reibungslosen Betrieb von Gesundheitseinrichtungen zu gewährleisten und Herausforderungen im Gesundheitswesen zu lösen, ist es wichtig, sich eine bessere Vorstellung davon zu machen, wie weit gefasst der Begriff „Gesundheitseinrichtungen“ sein kann.

Ambulante chirurgische Zentren

Diese Zentren sind rationalisierte Versionen von chirurgischen Stationen in Krankenhäusern und konzentrieren sich auf ein schmales Band chirurgischer Eingriffe. Vorteile sind geringere Kosten und ein geringeres Infektionsrisiko. Manchmal auch ambulante chirurgische Einrichtungen genannt.

Geburtszentren

Kostengünstige, familienintegrierte Geburtsumgebungen. Da sie nicht über die gleiche Ausstattung wie Krankenhäuser verfügen, arbeiten sie mit Schwangerschaften, bei denen keine Komplikationen bekannt sind.

Blutbanken

Sicheres Sammeln, Sortieren und Lagern von gespendetem Blut und Blutplättchen. Da Blut und Blutprodukte nicht hergestellt werden können, sind diese Zentren für jeden von entscheidender Bedeutung, von Menschen mit Anämie bis hin zu Autounfallopfern.

Kliniken und Arztpraxen

Breite Kategorie, die alles abdeckt, von der Privatpraxis eines Hausarztes bis hin zu einer Zahnarztpraxis, von Fachärzten bis hin zu begehbaren Kliniken. Gemeinsamer Nenner ist, dass sie ambulant arbeiten.

Diabetes-Aufklärungszentren

Bildungsmöglichkeiten und Unterstützung für Menschen mit oder mit einem Risiko für die Entwicklung der Krankheit. Mit zunehmender Verbreitung der Krankheit werden diese Zentren immer häufiger.

Dialysezentren

Spezielle Pflege für Patienten mit Nierenerkrankungen, die manchmal bis zu dreimal pro Woche Dialyse, Blutfilterung und -reinigung benötigen.

Hospizheime

Sterbebegleitung mit einem breiten Auftrag, nicht nur medizinische, sondern auch seelische Betreuung zu leisten. Obwohl einige Patienten zu Hause bleiben, werden diejenigen mit erheblichen Bedürfnissen in Hospizheime oder spezialisierte Pflegeheime verlegt.

Krankenhäuser

Große Gesundheitseinrichtungen, die ein breites Spektrum an medizinischen Dienstleistungen anbieten, von der Geburt bis zur Intensivstation für Patienten mit lebensbedrohlichen Verletzungen. Stationen werden im Allgemeinen in Intensiv- und Nicht-Intensivpflege unterteilt.

Bildgebungs- und Radiologiezentren

Diagnostische Bildgebungsdienste einschließlich CT-Scans, Ultraschall, Röntgenstrahlen und MRTs. Krankenhäuser haben oft interne Zentren, aber ambulante Einrichtungen können niedrigere Kosten und eine bessere Terminplanung bieten.

Behandlungszentren für psychische Gesundheit und Sucht

Eine weitere breite Kategorie, die hier jedoch alles umfasst, von großen Einrichtungen für viele Arten der psychischen Gesundheitsversorgung bis hin zu spezialisierten Behandlungseinrichtungen für bestimmte Suchterkrankungen, einschließlich Alkohol, illegale und verschreibungspflichtige Medikamente. Es gibt sowohl stationäre als auch ambulante Möglichkeiten.

Pflegeheime

Positioniert für Patienten mit langfristigen medizinischen Bedürfnissen, die nicht schwerwiegend genug sind, um einen Krankenhausaufenthalt zu erfordern, die aber nicht zu Hause versorgt werden können. In einigen Fällen ähneln sie Wohnkomplexen, aber mit medizinischem Vollzeitpersonal. Im Allgemeinen für ältere Patienten, aber einige Einrichtungen sind auf jüngere Bewohner ausgerichtet.

Notfallzentren

On-Demand-Gesundheitsversorgung, die zwischen der Notwendigkeit eines Krankenhauses und einer Arztpraxis liegt. Wird oft von Eltern mit kranken Kindern mit allem von einer schlimmen Grippe bis zu einem gebrochenen Arm verwendet.

Das ist eine breite Palette von Einrichtungen, aber sie haben in der Regel eine Reihe gemeinsamer Herausforderungen zu bewältigen, darunter:

• Asset-Zuverlässigkeit
• Sicherheit
• Hygieneeinrichtungen
• Konformität

Schauen wir uns an, wie moderne Wartungsmanagement-Software bei jedem hilft.

Steigern Sie die Anlagenzuverlässigkeit mit CMMS im Gesundheitswesen

In allen Branchen arbeiten Wartungsteams hart daran, Anlagen am Laufen zu halten. Und der Einsatz ist hoch. Wenn ein wichtiges Gerät in einer Produktionsanlage nicht mehr funktioniert, wirkt sich dies auf das Endergebnis aus. Zeit, Geld und sogar die Arbeitsplätze der Menschen stehen auf dem Spiel. Aber für die Gesundheitsversorgung kann der Einsatz oft noch höher sein. Wenn der Aufzug in einem Krankenhaus nicht mehr funktioniert, gibt es keine Möglichkeit, kritische Patienten in einen Operationssaal zu bringen. Wenn das HVAC-System ausfällt, sinkt die Luftqualität, was jeden mit Atembeschwerden und geschwächtem Immunsystem betrifft. Und wenn die Brandbekämpfungs- oder Radongas-Erkennungssysteme ausfallen, ist es unmöglich, bettlägerige Patienten schnell in Sicherheit zu bringen. Leben stehen auf dem Spiel.

Moderne Facility-Management-Software löst diese Herausforderungen im Gesundheitswesen und stellt die Betriebszeit sicher, indem sie die Einrichtung, Durchführung und Verbesserung eines vorbeugenden Wartungsprogramms viel einfacher macht, einschließlich:

• Planung
• Planung
• Verfolgung
• Feinabstimmung

Wenn Vermögenswerte und Ausrüstung neu sind, ist es im Allgemeinen am besten, die Vorschläge der Hersteller für vorbeugende Wartungsaufgaben und -häufigkeiten zu befolgen. Basierend auf dem Benutzerhandbuch planen Sie also, den Autoklaven wöchentlich zu reinigen, während sein Druckentlastungsventil monatlich einer visuellen Inspektion und Prüfung unterzogen wird. Sobald Sie das Timing und die Aufgaben ausgearbeitet haben, können Sie sie entweder als zeit- oder zählerbasierte PMs in das CMMS laden. Die Software generiert automatisch die PMs, wenn sie auftauchen. Wenn Sie wissen möchten, wie das Programm abschneidet, können Sie schnell Berichte basierend auf PM-Abschlussquoten erstellen. Anders als bei papier- und tabellenbasierten Methoden geht nichts verloren. Die Software merkt sich, wann etwas fällig ist und wann es fertig ist.

Denken Sie daran, dass Sie damals, als Sie die PMs zum ersten Mal eingerichtet haben, dem gefolgt sind, was im Handbuch steht. Aber mit der Zeit beginnt das Wartungsteam, Anlagen und Ausrüstung noch besser zu kennen als die Menschen, die sie entworfen und gebaut haben. Deshalb können Sie nach ausreichendem Tracking mit der Feinabstimmung des Programms beginnen. Wir haben zuvor das Beispiel eines Autoklaven verwendet. Wenn Sie sich Ihre historischen PMs ansehen und feststellen, dass das Druckablassventil etwa alle drei Wochen zu kleben begann, können Sie die PMs einwählen. Anstelle einer monatlichen Sichtprüfung und Prüfung legen Sie sie jetzt auf alle zwei Wochen fest.

Erhöhen Sie die Sicherheit mit CMMS im Gesundheitswesen

Ein fast universelles Prinzip im Gesundheitswesen ist Primum non nocere , was übersetzt „Erstens, keinen Schaden anrichten“ bedeutet. Die Idee ist einfach:Machen Sie die Dinge nicht noch schlimmer. Wenn wir versuchen, Menschen zu helfen, wollen wir sie dabei auf keinen Fall verletzen.

Für die Wartungsteams im Gesundheitswesen gilt dasselbe. Das Letzte, was sie wollen, ist, dass jemand in ihre Einrichtung kommt und Hilfe sucht, nur um erneut verletzt zu werden. Stellen Sie sich vor, jemand fällt mit einem gebrochenen Arm auf die Treppe, weil das Geländer locker ist. Ein Süchtiger in einem Erholungszentrum erhält Zugang zu verschreibungspflichtigen Medikamenten, weil ein Türschloss aufgebrochen wurde. Ein an Demenz erkrankter älterer Patient verlässt die Einrichtung, weil der Türalarm nicht ertönt. Damit das nicht passiert, müssen die Dinge so schnell und so perfekt wie möglich repariert werden. Das richtige Facility-Management-Tool macht Ihr Team schneller und effizienter.

Wir haben uns bereits mit der vorbeugenden Wartung befasst, also springen wir zu den On-Demand-Arbeitsaufträgen. Sobald jemand ein Problem bemerkt, kann er die Wartungsabteilung über das offene Wartungsanforderungsportal benachrichtigen. Anstatt eine weitläufige E-Mail zu senden oder eine unvollständige Voicemail zu hinterlassen, füllen sie ein schnelles Online-Formular aus. Und da es über vordefinierte Datenfelder verfügt, erhält das Wartungsteam garantiert die Informationen, die es benötigt. Der Wartungsleiter kann die Anfrage sofort überprüfen und genehmigen, einen Arbeitsauftrag erstellen, priorisieren und zuweisen und ihn dann bis zum Abschluss verfolgen.

Und aufgrund dessen, was im Arbeitsauftrag enthalten ist, können Techniker mehr schneller erledigen. Anstelle von auf Papier gekritzelten Notizen oder ein paar Details, die in eine Tabellenkalkulationszelle gepfercht sind, enthalten CMMS-Arbeitsaufträge viele nützliche Informationen, darunter:

• Schritt-für-Schritt-Anleitung
• Anpassbare Checklisten
• Umfassende Asset-Informationen
• Digitale Kopien von Schaltplänen, Bildern und Betriebs- und Wartungshandbüchern
• Zugehörige Teile und Materialien
• Interaktive Karten und Grundrisse

Sie müssen nie wieder ins Büro gehen, um Papierkram abzuholen oder abzugeben. Sie müssen nie wieder zum Vorratsschrank laufen, um ein Teil oder Werkzeug zu holen, das sie vergessen haben oder das sie erst zur Hälfte einer Aufgabe erkannt haben. Sie müssen nicht mehr herumlaufen und andere Techniker fragen, wie sie etwas tun sollen. Und der letzte auf der Liste, interaktive Karten und Grundrisse, ist besonders hilfreich. Auch ein kleines Krankenhaus kann ein kleines Labyrinth sein. Jetzt kommen Techniker genau dorthin, wo sie gebraucht werden.

Bleiben Sie unterwegs mit der mobilen CMMS-App im Gesundheitswesen

Eine gute CMMS-Lösung umfasst eine CMMS-App, die die Palette der verfügbaren Funktionen erweitert, indem sie direkt in die Hardware und Software eines Mobilgeräts eingebunden wird und Technikern dabei hilft, unterwegs effizienter zu arbeiten.

Wartungs-App und Push-Benachrichtigungen

Ein CMMS macht es bereits einfach, Ihre Techniker auf dem Laufenden zu halten, indem es die Daten- und Arbeitsauftragsverwaltung zentralisiert. Eine gute mobile App geht mit Push-Benachrichtigungen noch einen Schritt weiter. Anstatt darauf zu warten, dass sich Techniker bei der Software anmelden, damit sie ihre neuen Aufgaben sehen können, können Sie jetzt die App auf ihrem Mobilgerät verwenden, um sie sofort zu benachrichtigen. Jedes Mal, wenn Sie ihnen einen neuen Arbeitsauftrag zuweisen, klingelt ihr Telefon, während die App eine Nachricht auf dem Bildschirm anzeigt.

Es ist der gleiche grundlegende Unterschied zwischen einer E-Mail im alten Stil und einer Textnachricht. Wenn Sie eine E-Mail senden, müssen Sie warten, bis sich die Person bei ihrem Konto anmeldet, um sie zu sehen. Mit einer SMS wissen sie es sofort.

Für die meisten Wartungsabteilungen im Gesundheitswesen, insbesondere wenn sie über ein CMMS verfügen, sollten die meisten Arbeitsaufträge aus dem vorbeugenden Wartungsprogramm stammen, was bedeutet, dass Sie die Arbeit im Voraus planen. Aber selbst erstklassige Wartung beinhaltet On-Demand-Arbeitsaufträge, und wenn Sie schnell umschwenken müssen, sind Push-Benachrichtigungen eine schnelle Möglichkeit, Arbeit zu priorisieren und Ihre Ressourcen neu zu positionieren.

Wartungs-App und Barcodes

Beispielsweise können Techniker die integrierte Kamera ihres Telefons verwenden, um Barcodes oder QR-Code-Etiketten auf Anlagen zu scannen, um schnell auf Anlagendaten und zugehörige offene Arbeitsaufträge zuzugreifen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie an der vorbeugenden Wartung arbeiten. Wenn ein Techniker eine HLK-Einheit reparieren muss, ist es für ihn einfach, die richtige zu finden. Selbst wenn auf dem Dach zehn identische Einheiten dicht beieinander stehen, wird nur eine offensichtlich renovierungsbedürftig sein. Aber wenn es sich um eine PM-Inspektion oder Aufgaben handelt, gibt es keine einfache Möglichkeit zu wissen, an welcher der zehn Aufgaben gearbeitet werden soll. Ein schneller Scan stellt sicher, dass Techniker die richtige Arbeit an den richtigen Assets abschließen.

Wartungs-App und direkte Bild-Uploads

Techniker können die Kamera auch verwenden, um Bilder direkt in Arbeitsaufträge hochzuladen. Sobald sie das Bild hochgeladen haben, kann der Rest des Wartungsteams sie sehen, was viele zeitsparende Möglichkeiten eröffnet. Erstens, wenn der Techniker Probleme mit einer Reparatur hat, kann er Bilder hochladen und das Team um Vorschläge bitten. Anstatt in der Einrichtung herumzulaufen und zu versuchen, Hilfe zu finden, können sie vor Ort bleiben und sie aus der Ferne anfordern. Bilder sind auch eine effektive Möglichkeit, ihre Arbeit zu dokumentieren. Unmittelbar vor Abschluss des Arbeitsauftrags können sie eine visuelle Ferninspektion anfordern.

Wartungs-App und Offline-Synchronisierung

Ein weiteres wichtiges Merkmal einer mobilen Wartungs-App ist die Möglichkeit, offline zu arbeiten. Krankenhäuser und andere Gesundheitseinrichtungen können große Orte sein, oft mit Stellen, an denen der Internetzugang entweder nicht möglich oder erlaubt ist. Administratoren haben die Regeln im Laufe der Zeit geändert, aber es gibt immer noch viele Bereiche, in denen sie die Nutzung von Mobiltelefonen verboten haben, weil sie befürchten, dass sie kritische Geräte stören könnten.

Apps ermöglichen Offline-Arbeit, indem sie Informationen speichern und sie dann an die zentrale Datenbank weiterleiten, sobald das Gerät wieder in Reichweite ist. Der Vorteil ist, dass Techniker sich keine wichtigen Daten merken müssen; Sie können es in Echtzeit in ihre App eingeben, um eine bessere Genauigkeit zu gewährleisten.

Erreichen (und beweisen) Sie die Einhaltung von CMMS im Gesundheitswesen

Compliance besteht immer aus zwei Teilen. Die erste ist, die Arbeit ordnungsgemäß und pünktlich zu erledigen. Die zweite ist der Nachweis, dass Sie die Arbeit ordnungsgemäß und pünktlich erledigt haben. Wenn Sie mit einem altmodischen papier- oder tabellenbasierten System zu kämpfen haben, ist der zweite Teil oft die eigentliche Herausforderung.

Bei älteren Methoden fangen Sie ohne eine einfache Möglichkeit an, Daten in das System zu bekommen. Alles wird entweder mit der Hand geschrieben oder in endlose Spalten und Reihen über mehrere unabhängige Dateien gestanzt. Weil es nicht einfach ist, erhalten Sie am Ende viele schlechte Daten; Entweder sind die Leute zu frustriert, um sich die Mühe zu machen, ungenaue Daten einzugeben. Oder selbst wenn jeder sein Bestes gibt, gibt es zu viel Raum für menschliche Fehler. Selbst wenn Ihre Daten korrekt sind, ist es dann schwierig, sie sowohl sicher als auch zugänglich zu halten.

Moderne Facility-Management-Software löst dieses Problem, weil Ihr Lösungsanbieter die gesamte IT-Schwerarbeit für Sie erledigt. Sie kümmern sich um die Software und verbessern und aktualisieren sie nahtlos hinter den Kulissen. Sie kümmern sich auch um die gesamte Hardware, was bedeutet, dass Sie kein Geld für die Installation oder Wartung teurer, komplizierter Server ausgeben müssen.

Die Software wird durch Cloud Computing unterstützt, was bedeutet, dass alle Ihre Daten sicher in einer zentralen Datenbank aufbewahrt werden. Der Vorteil ist, dass sobald jemand die Daten aktualisiert, also zum Beispiel einen neuen Arbeitsauftrag erstellt oder einen abschließt, jeder die Änderungen sehen kann. Sie haben es nicht mit mehreren Versionen zu tun – alle bis auf eine veraltet – verteilt auf mehrere Blätter oder Dateien. Und jetzt, da Ihre Daten korrekt sind, macht es Ihre CMMS-Lösung auch einfach, automatisch Berichte zu erstellen, die mit Wartungs-KPIs und -Metriken gefüllt sind. Es knirscht alle Zahlen für Sie.

Bei der Compliance dreht sich alles darum, die richtigen Daten zu erfassen, sie sicher aufzubewahren und sie dann zur Erstellung von Berichten zu verwenden. Die richtige Facility-Management-Software macht jeden Schritt des Prozesses schneller, einfacher und zuverlässiger.

Erste Schritte mit CMMS im Gesundheitswesen

Wenn Sie noch kein CMMS haben oder eines hat, das nicht hält, was Ihnen versprochen wurde, ist es an der Zeit, die Kontrolle über Ihr Wartungsprogramm zu übernehmen. Denken Sie daran, dass der nächste Schritt nach dem Lesen über CMMS online darin besteht, Anbieter zu kontaktieren und das Gespräch zu beginnen.