Wie Sie Ihre kostenlose CMMS-Testversion optimal nutzen

Eine kostenlose Testversion kann ein wichtiger Bestandteil bei der Suche nach der richtigen CMMS-Lösung sein. Es ist Ihre Chance, die Software in die Hände zu bekommen, zu sehen, wie sie funktioniert, und zu entscheiden, ob sie für Sie funktioniert.

Aber es ist wie bei den meisten Gelegenheiten:Sie müssen darauf vorbereitet sein, das Beste daraus zu machen.

Worauf sollten Sie bei kostenlosen Testversionen achten und wie finden Sie sie am besten?

Hier sind einige der Schritte, die Sie unternehmen können, um das Beste aus Ihrer kostenlosen Testversion herauszuholen.

Beginnen Sie mit der Vorbereitung, bevor die Testversion beginnt

Es ist eine gute Idee, damit zu beginnen, bevor der Prozess offiziell beginnt. Im Allgemeinen haben Sie ungefähr zwei Wochen Zugriff, was viel Zeit ist, aber Sie möchten nichts davon mit der Kleinarbeit verschwenden, die Sie früher hätten erledigen können.

Wie sieht diese Beinarbeit aus?

Stellen Sie sicher, dass Sie eine klare Vorstellung davon haben, was Sie mit der Testversion erreichen möchten. Es kann so einfach sein wie „Ich möchte wissen, ob diese CMMS-Softwarelösung gut ist“ bis hin zu einer komplexen Checkliste mit 100 Punkten, die alle Aspekte des Designs und der Anwendung von CMMS-Software abdeckt.

Nehmen Sie sich Zeit, um sich selbst die Möglichkeit zu geben, das CMMS zu erkunden. Wenn Sie bereits wissen, dass die nächste Woche voller PMs ist, an denen die gesamte Crew und Drittanbieter beteiligt sind, und Sie außerdem eine große Lieferung von Teilen und Materialien erwarten, die dann sortiert und sorgfältig in Ihr Inventar aufgenommen werden müssen . Außerdem werden drei Ihrer besten Techniker im Urlaub sein…

Jede Woche ist für Wartungsabteilungen arbeitsreich, insbesondere wenn Sie sich moderne CMMS-Lösungen ansehen, weil Sie immer noch mit alten Papier- und Tabellenkalkulationsmethoden zu kämpfen haben. Planen Sie etwas Zeit ein, um sicherzustellen, dass Sie so viel wie möglich aus der Testversion herausholen.

Nehmen Sie sich Zeit für alle anderen, die sich die Software ansehen möchten, insbesondere für Wartungstechniker. Es kann so formell wie ein Treffen im Sitzen oder so informell wie ein Gespräch beim Mittagessen sein.

Branchenübergreifend können die Fehlerquoten für Implementierungen bis zu 80 % betragen, oft weil die Leute, die die Software verwenden sollten, entscheiden, dass es zu schwer zu lernen ist, dass es nur im Weg steht.

Sie können sich selbst helfen, dieses Problem zu vermeiden, indem Sie frühzeitig sicherstellen, dass Techniker an Bord sind. Die richtige Reaktion von ihnen zu erhalten, trägt wesentlich dazu bei, dass Ihr gesamtes CMMS-Projekt ein Erfolg wird.

Stellen Sie sicher, dass Sie Kontaktinformationen für jemanden beim CMMS-Anbieter haben. Wenn Sie sich bereits in der Phase befinden, in der Sie eine kostenlose Testversion durchführen, ist garantiert, dass Sie auf dem Radar von jemandem sind und dass er weiß, wie er Sie kontaktieren kann. Aber stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wie Sie sie kontaktieren können, wenn Sie während der kostenlosen Testversion Fragen haben.

Nachdem dies erledigt ist, können wir uns damit befassen, wie Sie Ihre kostenlose CMMS-Testversion maximieren können, sobald sie gestartet ist.

Denken Sie nicht nur an Funktionen; Achten Sie auch auf die Benutzerfreundlichkeit von CMMS

Es ist verlockend, direkt in die Funktionen einzutauchen, aber es gibt ein paar Dinge, die Sie zuerst überprüfen sollten.

Und an erster Stelle auf der Liste stehen die allgemeine UX, das Layout und die Benutzerfreundlichkeit.

Öffnen Sie das CMMS auf so vielen verschiedenen Geräten wie möglich, einschließlich Desktop, Tablet und Smartphone. Vergleichen Sie, wie es auf jedem Bildschirm aussieht. Ist es auf dem Desktop perfekt, aber auf dem Handy überfüllt? Macht es auf dem Tablet mehr Sinn als auf dem Computerbildschirm auf Ihrem Schreibtisch im Instandhaltungsbüro?

Warum ist das wichtig? Denken Sie daran, dass jeder Benutzertyp hauptsächlich von einem Gerät aus auf das CMMS zugreift. Wenn der CEO also Berichte ausführt, geschieht dies vom Desktop aus. Aber wenn Techniker Arbeitsaufträge prüfen und Barcodes scannen, geschieht dies über die mobile Wartungs-App. Wenn Sie beurteilen, wie gut das CMMS für einen bestimmten Benutzer funktioniert, stellen Sie sicher, dass Sie sich das passende Gerät ansehen.

Sehen Sie, wie viel Sie selbst herausfinden können. Wie viel können Sie herausfinden, indem Sie einfach auf die Software schauen, wo die Dinge auf dem Bildschirm angezeigt werden und wie sie beschriftet sind?

Es sollte viel sein. Wenn ein Unternehmen seine Software richtig gestaltet, sollte diese in der Regel selbsterklärend sein. Das bedeutet nicht, dass Sie die Software über Nacht beherrschen werden. CMMS-Software ist nicht dasselbe wie Spiele-Apps wie Candy Crush oder Tetris, die Sie meistens mit Versuch und Irrtum erlernen können. Aber wenn ein CMMS wirklich einfach zu erlernen ist, sollten Sie ziemlich schnell ein gutes grundlegendes Verständnis der Dinge bekommen.

Konzentrieren Sie sich auf die CMMS-Funktionen, von denen Sie wissen, dass Sie sie benötigen

Viele Wartungsmanagement-Softwares verfügen über lange Listen von Funktionen, aber Sie sollten sich nur um die kümmern, die Sie jemals verwenden werden. Es ist dasselbe wie die Auswahl eines Kabelpakets. Es spielt keine Rolle, wie viele Kanäle Sie erhalten; Es ist wichtig, wie viele Sie bekommen, die Sie sehen möchten. Und wie beim Kabel sind moderne Softwarelösungen für das Wartungsmanagement ein Abonnementdienst. Das Letzte, was Sie wollen, ist, für einen Haufen Dinge zu bezahlen, die Sie nie benutzen werden.

Dies mag zunächst wie ein seltsamer Rat erscheinen, aber es kann hilfreich sein, überhaupt nicht über Funktionen nachzudenken. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf Workflows, Sammlungen verwandter Funktionen, die zusammenarbeiten, um Sie bei der Durchführung von Wartungsaufgaben zu unterstützen. Wieso den? Denn so verwenden Menschen CMMS-Software.

Sie könnten sich beispielsweise auf diesen allgemeinen Anwendungsfall konzentrieren:

1. Generieren Sie einen neuen On-Demand-Arbeitsauftrag
2. Weisen Sie es einem Wartungstechniker zu
3. Akzeptieren Sie den Arbeitsauftrag
4. Fügen Sie dem Arbeitsauftrag einige Kommentare hinzu
5. Schließen Sie es aus
6. Überprüfen Sie den Verlauf anhand von KPIs und Berichten

Anstatt nur zu wissen, wie die Funktionen funktionieren, haben Sie jetzt ein Gefühl dafür, wie es wäre, das CMMS jeden Tag zu verwenden.

Auf Unterschiede zwischen der App und dem Desktop prüfen

Dies geht zurück auf den Versuch, ein Gefühl dafür zu bekommen, wie die Software für verschiedene Benutzer unterschiedlich funktioniert. Außerdem möchten Sie überprüfen, ob Sie keine der Funktionen verpassen.

Die Hippo CMMS Mobile App ist ein perfektes Beispiel. Wenn Sie nur die Desktop-Version ausprobieren, verpassen Sie alle Funktionen der App.

Warum gibt es unterschiedliche Funktionen für verschiedene Geräte? Da sich die App direkt auf dem mobilen Gerät befindet, kann sie sich direkt an die Software und Hardware binden und Möglichkeiten für neue Funktionen schaffen, darunter:

• Push-Benachrichtigungen
• Barcode-Scannen
• Speech-to-Text auf Wortreihenfolge
• Offline-Synchronisierung

Wenn es Funktionen nur in der App gibt, nehmen Sie sich etwas Zeit, um sie auszuprobieren.

Prüfen Sie auch den Support, die Ressourcen und Software-Updates der CMMS-Anbieter

Nachdem Sie sich die UX und die Benutzerfreundlichkeit und das Layout angesehen haben, können Sie sich die Funktionen und deren Integration in Workflows ansehen.

Verbringen Sie von dort aus einige Zeit damit, sich das Ressourcenzentrum des Anbieters anzusehen. Es ist nicht unbedingt Teil der Software, aber es ist ein wichtiger Teil der gesamten Benutzererfahrung, und das ist es, wovon Sie versuchen, während der kostenlosen Testversion ein Gefühl dafür zu bekommen.

Die Designexperten von Apple sind berühmt für ihre Pionierarbeit im Bereich User Experience, das sie überraschend breit definieren. Tatsächlich erklärte einer ihrer Chefdesigner, dass die Benutzererfahrung all Ihre Interaktionen mit dem Produkt umfasst, bis hin dazu, wie einfach es ist, Ihren neuen Computer vom Geschäft in Ihr Auto zu tragen. Also haben sie die Boxen neu gestaltet, damit sie leichter zu tragen sind und eher auf die Rücksitze passen.

Versuchen Sie, alle Support-Tools zu überprüfen, einschließlich

• Ressourcen
• Videos
• Tutorials zu Funktionen

Kurze Zusammenfassung

Kostenlose Testversionen sind eine großartige Möglichkeit, CMMS-Software zu erkunden und diejenige zu finden, die für Sie am besten geeignet ist. Der Schlüssel, um das Beste aus der Studie herauszuholen, besteht darin, sich vorzubereiten. Planen Sie etwas Zeit für sich und Ihr Team ein, um sich das CMMS anzusehen.

Konzentrieren Sie sich nicht nur auf die Funktionen. Schauen Sie sich zunächst das Gesamtlayout und das Design an. Denken Sie daran, wenn es schwierig zu bedienen ist, wird es niemand in Ihrem Wartungsteam verwenden. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um über einige gängige Anwendungsfälle nachzudenken, die Sie testen können. Es ist sinnvoller, in Workflows zu denken als in einzelnen Features.

Konzentrieren Sie sich nicht nur auf die Software. Ihre kostenlose Testversion ist eine Gelegenheit, die gesamte Benutzererfahrung zu erkunden, einschließlich des Ausprobierens einiger Ressourcen.

Nächste Schritte

Jetzt, da Sie wissen, wie Sie das Beste daraus machen können, ist es an der Zeit, sich jetzt für Ihre kostenlose 14-tägige Testversion von Hippo CMMS anzumelden.