Business Process Management für Industrieunternehmen: Effizienz steigern & Fehler eliminieren

Industrielle Prozesse müssen präzise sein. Jeder Fehler – von einer unterbrochenen Lieferkette bis zu einem fehlerhaften Schritt im Fertigungsprozess – könnte die Qualität Ihrer gelieferten Güter oder Dienstleistungen erheblich mindern.

In einem hochkompetitiven Umfeld sind Fehler inakzeptabel.

Fehler und Irrtümer häufen sich, wenn Ihr Industrieunternehmen nicht über einen dokumentierten Satz von Schritten für jeden Geschäftsbetrieb verfügt. Hier kommt Business Process Management (BPM) ins Spiel.

In diesem Artikel untersuchen wir, was Business Process Management ist und wie es genutzt werden kann, um Fehler in all Ihren Geschäftsverfahren zu reduzieren. Dazu gehören Verfahren wie die Nutzung von Thomasnet.com zur Lieferantensuche, Shopfloor-Operationen bis hin zum Ende Ihrer Lieferkette mit Produkt-/Dienstleistungslieferung und Marketing.

Sie erfahren dann, wie Sie BPM heute in Ihrem Unternehmen implementieren können – zunächst mit einem einfachen Stift-und-Papier-Ansatz, bevor Sie Online-Software für komplexere Prozesse in Betracht ziehen.

Was ist Business Process Management?

Business Process Management kann definiert werden als:

„Eine Disziplin im Operations Management, in der Menschen verschiedene Methoden nutzen, um Geschäftsprozesse zu entdecken, modellieren, analysieren, messen, verbessern, optimieren und automatisieren.“ – John Jeston und Johan Nelis, Business Process Management

Um diese Definition für das Business Process Management genauer zu erläutern, betrachten wir die Luft- und Raumfahrtindustrie. Ein Flugzeug zu bauen ist keine kleine Leistung. Die Herstellung solch komplexer Maschinen erfordert eine sorgfältig geplante Sammlung miteinander verbundener Aufgaben, die zusammen das Endergebnis – ein flugfähiges Fahrzeug – ergeben.

Verwandte Ressource: Herausforderungen und Chancen in der Luft- und Raumfahrtindustrie

Es sind diese verknüpften Aufgaben, gruppiert, die einen Prozess ausmachen.

Business Process Management übernimmt im Wesentlichen die Kontrolle über diese Prozesse, die entweder strukturiert und wiederholbar oder unstrukturiert und variabel sein können. Die Abfolge der Schritte innerhalb eines Prozesses kann von Instanz zu Instanz variieren, was bedeutet, dass es Gateways, Bedingungen und Geschäftsregeln gibt.

Prozesse müssen nicht kompliziert sein. Selbst ein einfaches Verfahren wie das Falten eines Papierfliegers erfordert eine Reihe von Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge, und es ist nützlich, diese Aufgaben als Prozess zu dokumentieren (siehe Bild unten von Aviation Explorer).

Geschäftsprozesse befinden sich in einem ständigen Fluss, was bedeutet, dass Business Process Management eine kontinuierliche Praxis ist, die Prozesse ständig justiert und verändert, um sie zu verbessern.

Innerhalb des BPM werden Prozesse als die wichtigsten Vermögenswerte einer Organisation angesehen – und das zu Recht. Unternehmen, die Prozesse implementieren, haben eine um 280 % höhere Erfolgsquote bei ihren Projekten (95 %), im Vergleich zu denen, die es nicht tun (25 %).

Indem sie diese Prozesse als Vermögenswerte verstehen, managen und entwickeln, können Unternehmen wertschöpfende Produkte und Dienstleistungen an Kunden liefern.

Die Vorteile standardisierter Prozesse

Der BPM-Markt wird voraussichtlich bis 2023 auf 16 Milliarden Dollar anwachsen, mit einer jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 14 % zwischen 2017 und 2023. Mit anderen Worten: Die Praxis ist bereits beliebt und wird nur noch häufiger.

Warum achten immer mehr Unternehmen auf Business Process Management? Lesen Sie weiter, um es herauszufinden.

Business Process Management reduziert Kosten

Die detaillierte Abbildung Ihrer Prozesse liefert Einblicke in Dauer, benötigte Ressourcen, Häufigkeit und Kosten jedes Schritts und des Prozesses insgesamt. Mit diesem Detaillierungsgrad für jeden Ihrer Geschäftsabläufe können Redundanzen eliminiert, Qualitätskontrollprobleme identifiziert und übermäßige Material- und Arbeitskosten aufgedeckt werden.

Business Process Management: Erkennen und Reagieren auf Kundenanforderungen

Geschäftsabläufe und -prozesse müssen auf den Kunden und seine sich ändernden Anforderungen reagieren. Kundenänderungen in der Industrie umfassen erhöhte Liefererwartungen, Transparenz von Workflows und Produktindividualisierung.

Die Nutzung einer Methode zur Prozessverwaltung ermöglicht es Ihnen, eine Reihe von Aufgaben so zu modifizieren, dass sie kundenorientiert sind.

Business Process Management verbessert und adaptiert Geschäftsmodelle

Von einem veralteten Geschäftsmodell zu arbeiten, bringt Sie nicht weit. Mit BPM erlangen Sie ein tieferes Verständnis Ihrer Geschäftsprozesse, sodass sie aktualisiert werden können – die richtigen Änderungen zur richtigen Zeit. Mit vollständiger Transparenz jeder Aufgabe innerhalb eines Prozesses können Sie Veränderungen planen, implementieren, die Reaktion messen und diese bewerten und daraus lernen.

Unsere Geschäftswelt entwickelt und transformiert sich ständig. Verändernde Faktoren wie der Aufstieg der Technologie im digitalen Zeitalter oder sich ändernde Kundenbedürfnisse wirken als Belastung auf Geschäftsprozesse. Sie müssen in der Lage sein, Ihre Geschäftsprozesse entsprechend anzupassen, um der Konkurrenz voraus zu bleiben.

Business Process Management steigert die Produktivität

Mit BPM können Ineffizienzen identifiziert und beseitigt Nehmen Sie das Unternehmen Adidas als Beispiel. Adidas verbesserte die Verzögerung zwischen Bestellaufgabe und System-Bestellsichtbarkeit durch BPM, sodass Bestellungen schneller erfüllt wurden. Ein weiteres Beispiel ist Renegard, ein Anbieter von Hochleistungsschutzbeschichtungen für Fahrzeuge. Mit der Implementierung eines BPM-Systems berichtete das Unternehmen von Produktivitätssteigerungen.

Business Process Management verschafft Wettbewerbsvorteile

BPM analysiert und verbessert Prozesse kontinuierlich. Diese Verbesserung bedeutet, Verschwendung und andere langsame, umständliche Schritte zu entfernen. Mit der Beseitigung verschwendeter Zeit können Sie Ihre Geschäftsprozesse straffen und sich auf das Wesentliche konzentrieren, wie Innovation.

Business Process Management verbessert die Kundenbindung

Durch die Verbesserung Ihrer Kennzahlen, wie Innovation und Produktivität, ergeben sich kaskadierende positive Effekte, sodass Ihre Kunden eher mit Ihrem Produkt/Ihrer Dienstleistung zufrieden sind.

Sie können dies weiter ausbauen, indem Sie Kundensupport, Success und Servicebereitstellung über einen integrierten BPM-Ansatz in den Rest Ihrer Unternehmensaktivitäten einbinden. Zum Beispiel können Sie einfache Kundensupport-Prozesse einrichten und nutzen.

Business Process Management setzt Prozessstandardisierung

BPM ist eine Form der Qualitätskontrolle durch die Standardisierung von Geschäftsprozessen. Mit Standardisierung können Prozesse leichter für die Zukunft verbessert werden, die Produktivität steigt und Abläufe können entsprechend geplant werden.

Business Process Management fördert abteilungsübergreifende Zusammenarbeit

Die Transparenz der Prozesse durch BPM bedeutet, dass Abläufe über Abteilungen hinweg verglichen und verstanden werden können. Zusammenarbeit über Abteilungen hinweg kann gemeinsame Prozesse identifizieren, Redundanzen feststellen und erkennen, wo geteiltes Wissen und Expertise nützlich sein können.

Business Process Management verbessert Sicherheit, Compliance und Datenschutz

Mangelnde Transparenz kann zu Problemen mit Sicherheit, Datenschutz und Compliance führen. BPM bringt Licht in diese Themen, damit Stakeholder informiert sind. Prozesse können leicht angepasst werden, um Compliance-, Sicherheits- und Datenschutzstandards – sowohl interne als auch externe – einzuhalten.

Wie man Prozesse aufbaut

Wir sehen, dass BPM viele Vorteile für ein Unternehmen bringt. Die nächste Frage: Wie implementieren Sie BPM heute in Ihrem Unternehmen?

Die Implementierung beginnt mit der Prozessdokumentation. Das heißt, Sie nehmen Ihre aktuellen Prozesse, dokumentieren diese einschließlich der beteiligten Teammitglieder und führen dann jeden Prozess aus und testen ihn.

Zur Vereinfachung können wir den Implementierungsprozess in drei Kernphasen unterteilen:

• Pre-Implementation (Planung)
• Implementation (Ausführung)
• Re-Implementation (Review)

Zur Verdeutlichung arbeite ich ein Beispielprozess durch und wie er implementiert wurde.

Beispielprozesse für Industrieunternehmen

Latexhandschuhe sind allgegenwärtig und ein interessantes Beispiel für industrielle Prozesse. Aktuelle Abläufe funktionieren in perfekter Synergie zwischen altbewährter und ultra-moderner Technologie. Dieses Gleichgewicht richtig zu finden, wäre Teil der Pre-Implementation-Phase, die zur Prozessgestaltung für die Latexhandschuhfertigung genutzt wird.

Zunächst würden die Phasen der Latexhandschuhproduktion geplant, bevor sie gemäß dem untenstehenden Video implementiert werden.

Dieses Latexhandschuh-Beispiel zeigt hervorragend, wie Prozesse dokumentiert werden. Wie das Förderband, das die Handschuhe zur Fertigung bringt, stellt ein dokumentierter Prozess sicher, dass jeder Schritt in der richtigen Reihenfolge, zum richtigen Zeitpunkt und ohne Auslassen ausgeführt wird. In diesem Fall wäre die korrekte Aufgabenreihenfolge:

1. Hände aus Keramik oder Aluminium werden als Formen beschafft
2. Rückstände der letzten Gummihandschuhproduktion werden durch Waschen in Seifenwasser entfernt
3. Rückstände der letzten Gummihandschuhproduktion werden durch Waschen in Bleichmittel entfernt
4. Das Bleichmittel verbleibt, während die Formen durch Bürsten zur weiteren Reinigung laufen
5. Handformen werden in einem Bottich heißem Wasser gewaschen
6. Hände werden auf einem Träger geschleudert, um abzutropfen
7. Während die Hände noch leicht feucht sind, werden die Formen in ein chemisches Bad getaucht
8. Handformen werden in warmes Flüssiggummi mit verstärkter Festigkeit getaucht
9. Das Flüssiggummi reagiert auf die Chemikalien an den Händen (aus dem Chemiebad) und wird gelartig
10. Mit dem Gummigel beschichtet, schleudern die Hände, um Rückstände abzuschütteln, und laufen durch einen heißen Ofen zum Trocknen
11. Das Gummi durchläuft einen chemischen Prozess namens Volatilisierung, der das Gummi stark und elastisch macht
12. Handschuhe werden gewaschen und getrocknet
13. Handschuhe laufen durch Bürsten, die die Bündchen aufrollen
14. Handschuhe werden von Arbeitern von den Formen abgezogen

Die Dokumentation dieses Prozesses vor der Implementierung würde Fehler reduzieren und folglich Zeitverfügbarkeit verbessern und Geld während des Betriebs sparen. Sobald die Phasen vor der Implementierung dokumentiert wurden, würde die Implementierung des Prozesses Ineffizienzen, Flaschenhälse und Verbesserungsbereiche aufzeigen. Verbesserungen können durch Rückgriff auf die aufgezeichneten Prozessschritte, Überprüfung dieser Schritte und Bewertung auf Renovierungsbedarf vorgenommen werden.

Es gibt viele Informationen und Ressourcen, die Sie konsultieren können, um zu verstehen, wie Sie Ihre Geschäftsprozesse aufbauen können.

Wie man Prozesse managt

Sobald Sie Ihre Prozesse aufgebaut haben, ist der nächste Schritt, sie zu managen. Einfache BPM-Systeme können so simpel sein wie Stift und Papier – jeden Schritt des Prozesses aufschreiben, um ihm dann zu folgen.

Das kann als Checkliste erfolgen, die jede Aufgabe auf Papier dokumentiert. Sie können dann jede Aufgabe untersuchen, um zu bestimmen, wie Sie einen gegebenen Prozess verbessern können.

Das Problem beim einfachen Stift-und-Papier-Ansatz tritt auf, wenn Prozesse immer komplexer werden. Sie benötigen möglicherweise Funktionen wie bedingte Logik, eine Möglichkeit, eine bestimmte Aufgabe zu priorisieren, oder eine Methode, um sicherzustellen, dass der richtige Mitarbeiter einer bestimmten Aufgabe zugewiesen wird.

Glücklicherweise gibt es Tools, die Ihnen helfen, diese Komplexität für das Prozessmanagement hinzuzufügen. Online-BPM-Tools sind eine großartige Möglichkeit, komplexe Geschäftsprozesse zu managen.

Zur Veranschaulichung betrachte ich ein führendes BPM-Software-Tool: Process Street. Mit Process Street können Checklisten erstellt werden, die folgende Funktionen enthalten:

1. Aufgaben zwischen Teammitgliedern nach Bedarf zuweisen
2. Bedingte Logik in Ihre Prozesse einführen
3. Stopp-Aufgaben hinzufügen, um Aufgabenreihenfolge und Prioritäten sicherzustellen
4. Aufgaben-Fälligkeitsdaten festlegen, um termingerechte Erledigung zu gewährleisten

Diese Funktionen fügen Prozessen Komplexität hinzu, aber auf benutzerfreundliche Weise. Mit diesen Checklisten kann menschliches Versagen minimiert, Verantwortlichkeit erhöht und die für alle Aufgaben eines Prozesses benötigten Tools und Informationen aufgezeichnet und dem Nutzer bereitgestellt werden.

Business Process Management heute in Ihrem Unternehmen implementieren

In diesem Artikel haben wir besprochen, was Business Process Management ist und wie Sie beginnen können, Ihre Geschäftsprozesse zu dokumentieren und auszubauen. Für komplexere Prozesse können Sie BPM-Software wie Process Street nutzen, um den Überblick zu behalten.

Business Process Management bringt viele Vorteile für Unternehmen – also kommen Sie der Konkurrenz zuvor und beginnen Sie noch heute mit BPM in Ihrem Unternehmen.