Lieferkette stabilisieren: Wie Sales-Order-Automatisierung in Pandemiezeiten gedeiht

Mehr als 90 % der Fortune-1000-Unternehmen haben aufgrund der Coronavirus-Pandemie Lieferkettenstörungen erlebt, laut Accenture. 75 % dieser Unternehmen berichteten von „negativen oder stark negativen Auswirkungen auf ihr Geschäft.“

Diese Statistiken bestätigen nur, was viele Branchenführer bereits wissen. In der Pandemie ist der Transport stark eingeschränkt, und kritisches Personal sitzt zu Hause fest. Volumen ist gestockt, und Lieferzeiten haben sich verlängert. Nichts davon ist gut für das reibungslose Funktionieren von Lieferketten.

Digitale Transformation als Notwendigkeit

Wie können Unternehmen geschickt auf diese beispiellosen Lieferkettendrucke reagieren und Geschäftskontinuität garantieren? Indem sie erkennen, dass die aktuellen Dränge Digitalisierungsprojekte dringender machen als je zuvor. Digitale Transformation ist kein Buzzword mehr, auf das man sich nächstes Quartal konzentriert. Es ist eine wesentliche Anforderung.

Die COVID-19-Krise zwingt Distributoren und Hersteller, ihre Kosten zu optimieren und nicht-kritische Ausgaben überall dort zu kürzen, wo sie können. Idealerweise wollen Organisationen ihre operativen Ausgaben reduzieren, während sie ihre Belegschaft intakt halten. Um dies zu erreichen, müssen traditionelle und veraltete Prozesse sofort auf moderne Prozesse aktualisiert werden.

Der beeinflussbare Teil der Lieferkette

Die Lieferkette ist eine komplexe Entität, und nicht alles liegt in der Einflussfähigkeit eines Unternehmens. Allerdings in dem Abschnitt der Lieferkette, den Unternehmen beeinflussen können – wo die Lieferung von ihren eigenen Lagern zu ihren Endkunden erfolgt – gibt es noch viel Spielraum.

Sales Order Processing als Hebel

Ein Bereich, in dem digitale Automatisierung große Auswirkungen haben kann, ist die Bearbeitung von Verkaufsaufträgen.

Die Drucke von COVID-19 haben den Schultern von Herstellern und Distributoren zusätzliches Gewicht verliehen. Da Lieferzeiten aus dem Ruder gelaufen sind, werden Unternehmen mit Kundenanfragen überschwemmt. Menschen sind verwirrt und in Panik und verlangen Klarheit.

Um Kunden weiterhin gut zu bedienen – und für Hersteller und Distributoren sind Kundenbeziehungen alles – brauchen Unternehmen ihre Customer Service Representatives (CSRs) auf allen Zylindern. Dies ist der einzige Weg, um Auftragszykluszeiten zu reduzieren und Stabilität und Vorhersagbarkeit zu zeigen, zu einer Zeit, in der viele Organisationen erschüttert sind.

Durch den Lockdown arbeiten CSRs jedoch von zu Hause. Das bedeutet, ihnen fehlt ihre Büroumgebung und der Zugriff auf ihre üblichen Tools. Sie sind wahrscheinlich nicht so produktiv wie normal, mit emotionalem Stress obendrauf. Darüber hinaus sind Kundenanfragen auf einem Allzeithoch und komplexer und neuartiger als je zuvor. Genau dann, wenn CSRs so viel Bandbreite wie möglich brauchen, sind sie mehr denn je eingeschränkt.

Manuelle Auftragsbearbeitung als Hauptbremsfaktor

Was jedoch auch ohne COVID-19 ein Hauptbremsfaktor für die CSR-Bandbreite ist? Manuelle Auftragsbearbeitung. Im Durchschnitt hat unsere Organisation festgestellt, dass CSRs ein Drittel jedes Arbeitstages damit verbringen, Bestellungen, die von Kunden empfangen wurden, manuell einzutippen.

Die Mehrheit der Hersteller und Distributoren verlässt sich auf diese traditionelle, manuelle Methode. Dieser Prozess war immer langsam und traditionell fehleranfällig. Bestellrückstände würden über Nacht liegen oder Überstunden kosten, um sie zu verarbeiten. Die unnötigen Kosten könnten bis zu 26 $ pro Auftrag betragen. Und genau jetzt werden die Kosteneffizienzprobleme dieses veralteten Ansatzes verstärkt.

Automatisierung als Lösung

Einfach ausgedrückt: Sales Order Processing kann automatisiert werden. Mit maßgeschneiderter Software kann ein Unternehmen per E-Mail empfangene Bestellungen automatisch und präzise in Verkaufsaufträge im Enterprise Resource Planning (ERP)-System umwandeln, ohne jegliches Eingreifen oder Handling durch einen CSR. Durch die Kraft von Automatisierung und künstlicher Intelligenz wird die Auftragsbearbeitung von Stunden auf Momente beschleunigt. Es wird möglich, 100 % Datenextraktionsgenauigkeit zu erreichen.

Diese Form der digitalen Automatisierung beschleunigt den Verkaufsauftragsprozess erheblich und hilft Unternehmen, Tausende von Stunden menschlicher Kapital zurückzugewinnen. Diese Stunden können dann auf Aufgaben und Prioritäten umgeleitet werden, die der Organisation Wert hinzufügen, wie echte, hochwertige Kundenbetreuung und andere Umsatz generierende Prozesse.

Fazit: Handeln statt warten

Es gibt viele Bereiche und viele Geschäftsprozesse, in denen Automatisierung Digitalisierungsprojekte für Unternehmen vorantreiben und neue Effizienzen und Möglichkeiten eröffnen kann. Ob es Sales Orders sind oder woanders – alle Führungskräfte müssen darüber nachdenken, wo sie noch mit manuellen Prozessen belastet sind und wie sie diese aktualisieren können.

Als sich die COVID-19-Pandemie zu einer wirklich globalen Krise entwickelte, sagte Sandy Shen, Senior Director Analyst bei Gartner, es am besten: „Dies ist ein Weckruf für Organisationen, die zu viel Fokus auf tägliche operative Bedürfnisse gelegt haben auf Kosten von Investitionen in digitales Geschäft und langfristige Resilienz. Unternehmen, die Technologiekapazität und Investitionen auf digitale Plattformen verlagern können, werden die Auswirkungen des Ausbruchs mildern und ihre Unternehmen jetzt und langfristig reibungslos am Laufen halten.“

Die COVID-19-Krise lehrt uns, dass Digitalisierung der Weg ist, auf dem Hersteller und Distributoren kritische Geschäftsziele während disruptiver Zeiten sichern und schützen können und auf Unregelmäßigkeiten in den Lieferketten reagieren können, auf die sie angewiesen sind.

Lieferkettenstörungen bringen erhebliche Herausforderungen mit sich, die schnelle und effektive Lösungen erfordern. Was Distributoren und Hersteller brauchen, sind High-Impact-, High-ROI-Initiativen, die sie befähigen, mehr mit weniger zu erreichen. Sales Order Automation ist ein Beispiel für eine solche Initiative. Sie lässt Unternehmen ihre Umsatzchancen maximieren und signifikante Kosteneinsparungen generieren, ohne zusätzliche Ressourcen oder Aufwand zu binden. Das Endergebnis: Geschäftskontinuität und Lieferkettenresilienz – jetzt und über die Krise hinaus.

Ray Grady ist CEO von Conexiom.