Wie elektronische Frachtbriefe Lieferketten transformieren: 4 Schlüsselvorteile

Der Frachtbrief (Bill of Lading) ist eines der wichtigsten Dokumente in der Logistikbranche. Er schützt die Bedürfnisse dreier Hauptparteien einer Transaktion – Versender, Carrier und Händler – über alle Phasen des Prozesses. Physische BOLs erhöhen jedoch Drive- und Dwell-Time und können zu Ungenauigkeiten bei der Lieferung führen.

Während physische Papierarbeit lange die Standardkommunikationsform in der Supply-Chain-Industrie war, werden elektronische BOLs voraussichtlich künftig zum Standard. Sie schaffen Transparenz und Effizienz unter Versendern, Carriern und Händlern, verringern Gesundheits- und Sicherheitsrisiken für Fahrer, schaffen Platz und reduzieren Umweltbelastung.

Transparenz (Visibility)

Den Überblick über ein Paket im Versandprozess zu verlieren, kann für Konsumenten frustrierend sein. Lieferanten und Händler fühlen dasselbe, wenn sie einen LKW mit erwarteter Ladung nicht orten können. Solange die Lieferkette auf physische BOLs angewiesen ist, um kritische Informationen wie Fahrerstandort und Dwell-Time zu übermitteln, wird Latenz dieser Informationen bestehen bleiben. Elektronische BOLs gewährleisten klare und akkurate Informationen von Abholung bis Ablieferung. Durch Bereitstellung von Echtzeitinformationen können Versender, Carrier und Händler Echtzeitentscheidungen über Routing von Materialien zu Fertigungsanlagen, Replenishment Planning, Handling von Kundenbeschwerden und Sicherstellung zeitnaher Zahlung treffen. Um Transparenz zu wahren, muss die Integration elektronischer BOLs von jedem Partner in der Lieferkette übernommen werden. Ohne Industriestandardisierung werden Systemkomplexität, Datenmanagement und Interoperabilität herausfordernder.

Effizienz

Ganz wie eine Ampel oder Stau auf einer Autoreise beeinflussen physische BOLs die Fahrzeit eines Carriers. Wenn Fahrer ein- und aussteigen müssen, um physische BOLs zu übergeben, fühlen sie sich, als verbrächten sie mehr Zeit mit Papierjagen als auf der Straße zum nächsten Stopp. Der Einsatz elektronischer BOLs erlaubt es Fahrern, im Führerhaus zu bleiben, während sie notwendige Informationen übermitteln und empfangen – was Wartezeit auf physische BOLs für Approval und Signatur reduziert. Diese Vorteile kommen nicht nur dem Fahrer, sondern auch Carrier, Versender und Empfänger zugute.

Zusätzlich generieren elektronische BOLs wichtige Daten durch Key Performance Indicators (KPIs) – einschließlich On-Road-Stunden, durchschnittliche Ladezeit und Inventarlevels. Während viele Unternehmen KPIs tracken, um das gesamte Kundenerlebnis zu überwachen, sind die Daten auch wichtig für reibungslose Operationen. Oft nutzen Shipping Manager sie, um Chancen einer Facility-Schließung wegen Compliance-Verstößen zu reduzieren oder Teams vor Materialaus im Warehouse zu bewahren.

Nachhaltigkeit

Der Ausdruck „in Papierarbeit ertrinken“ stammt sicher aus der Supply-Chain-Industrie. Während BOLs das wichtigste Papierstück sind, landen sie oft am Ende des Tages in einer Kiste, auf einem Regal oder im Warehouse. Als Ergebnis sind Unternehmen gezwungen, zusätzlichen Platz für die Tausende von Kisten zu kaufen, die sich übers Jahr ansammeln. Im Gegensatz dazu können elektronische BOLs auf einem Computer, externer Festplatte oder in der Cloud gespeichert werden – was Platz spart, der einem größeren Zweck für Unternehmen oder Community dienen kann. Mehr noch: Die Eliminierung von Papier resultiert in drastisch reduziertem Umweltimpact.

Gesundheit und Sicherheit

In der aktuellen Pandemie sind Face-to-Face-Interaktionen ill-advised. Doch der Einsatz physischer BOLs zwingt Fahrer in prekäre Situationen – sie setzen sich und andere Risiko aus. Jeder Stopp erfordert, dass der Fahrer mehreren Menschen begegnet – einschließlich Wachhäuschen, Hauptbüro und Laderampe. Über Zeit erhöhen diese sich häufenden Interaktionen den Risikofaktor für den Fahrer signifikant. Durch Nutzung elektronischer BOLs können Fahrer im Führerhaus bleiben und notwendige Informationen austauschen – ohne Face-to-Face-Interaktion.

In den letzten Jahren wurde der elektronische BOL beliebter – und das aus gutem Grund. Mit dem Impact von COVID-19 auf die Industrie suchen Versender, Carrier und Händler nach Wegen, ihre Mitarbeiter sicher zu halten und Lieferungen auf Kurs. Elektronische BOLs bieten größere Transparenz, Effizienz, Gesundheit und Sicherheit. Nur die Zeit wird zeigen, wie lange es dauert, bis sie Industriestandard werden.

Will Chu ist Mitgründer und CEO von Vector, einer kontaktlosen Pickup- und Delivery-Plattform.