Micro-Investigations: Strategischer Pfad zu stärkerer Supply-Chain-Compliance

Die Herausforderungen von 2020 haben ernste Auswirkungen auf Supply-Chain-Compliance und -Risiken in 2021. Das vergangene Jahr testete jedes amerikanische Unternehmen und stellte Herausforderungen in einem Ausmaß, wie wir sie zuvor nicht gesehen haben. Viele Unternehmen hatten Wochen, wenn nicht Tage, um kritische Entscheidungen zu treffen, um ihren Betrieb am Laufen zu halten. Und während schnelle Aktionen zu der Zeit zweifellos notwendig waren, werden die Compliance-Auswirkungen dieser Entscheidungen in diesem Jahr wahrscheinlich verstärkten Fokus erfahren.

Betrachten Sie nur eine Handvoll Beispiele. Früh in der Pandemie eilten Unternehmen und Regierungen, kritische persönliche Schutzausrüstung (PSA) zu beschaffen, oft in Konkurrenz zueinander um plötzlich knappe Ressourcen. Einige – vielleicht viele – dieser Organisationen hatten keine andere Wahl, als über nicht-traditionelle Kanäle die notwendigen Lieferungen zu sichern. Aufgrund der Dringlichkeit und des erhöhten Wettbewerbs um diese Ressourcen wurden Lieferanten wahrscheinlich nicht durch traditionelle Compliance-Prozesse geprüft, was viele Organisationen potenziellen Risiken aussetzte.

Wenige Wochen später begann die Bundesregierung, über 5 Billionen Dollar in die amerikanische Wirtschaft zu pumpen, um den wirtschaftlichen Motor des Landes am Laufen zu halten. Der Umfang des Stimulus war beispiellos – nicht nur im Maßstab, sondern auch in der Verteilung. Im Gegensatz zum sektorenspezifischen Stimulus nach der Großen Rezession 2007–2008 oder geografisch gezielter Naturkatastrophenhilfe erreichte der COVID-19-Stimulus nahezu jeden Winkel der US-Wirtschaft. Und wann immer es einen Anstieg federaler Hilfsgelder gibt, gibt es typischerweise einen parallelen Anstieg von Betrug und letztlich Bemühungen, verirrte Gelder zurückzuholen.

Schließlich, mit so vielen Organisationen, die aufgrund der Pandemie finanziellen Stress erleben, gibt es oft erhöhten Druck innerhalb von Organisationen, „das Ruder herumzureißen“. Dazu gehören Bemühungen, Anreize für Vertriebler zu erhöhen, oder Drittparteien einzusetzen, um Erholung und Wachstum voranzutreiben. Besonders hart getroffene Branchen wie Einzelhandel, Gastgewerbe und Airlines sind besonders gefährdet und sollten verstärkte Prüfung antizipieren.

Erhöhte Compliance-Risiken

Letztlich gibt es unzählige Wege, auf denen die Ereignisse von 2020 Compliance-Risiken ausgelöst haben, die in diesem Jahr adressiert werden müssen. Einige Unternehmen mussten möglicherweise schnell auf Direct-to-Consumer-Distribution umschwenken, was potenzielle Haftung unter Datenschutzgesetzen wie dem California Consumer Privacy Act (CCPA) eröffnete. Organisationen, die plötzlich PSA für Krankenhäuser oder andere Gesundheitseinrichtungen beschafften, stellen möglicherweise fest, dass sie Health Insurance Portability and Accounting Act (HIPAA)-Vorschriften einhalten müssen, wie z. B. einer Business Associate Agreement (BAA) unterliegen.

Fügen Sie nun die Prioritäten der incoming Biden-Administration hinzu, die einer bereits herausfordernden Situation eine weitere Komplexitätsebene hinzufügt. Weitgehend erwartet wird, dass False Claims Act-Verstöße für Organisationen, die Geschäfte mit der Bundesregierung machen, verstärkt durchgesetzt werden – besonders im Licht des CARES Act, Paycheck Protection Program (PPP) und natürlich weiterer erwarteter Ausweitung der Stimulusbemühungen nach der Amtseinführung. Die Durchsetzung des Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) ist weitgehend parteiübergreifend und hat seit Inkrafttreten stetig zugenommen. Es wäre nicht überraschend, zusätzliche FCPA-Durchsetzung zu sehen, besonders für Lieferanten, die medizinische Lieferungen und PSA aus dem Ausland beschaffen. Und zusätzliche SEC-Berichtspflichten zu Lieferkettenunterbrechungen und durch die Pandemie offengelegten Schwachstellen sind sicherlich im Bereich möglicher Ergebnisse.

Bei einer so dramatischen Verschiebung der Compliance-Landschaft für so viele Organisationen und potenziellen finanziellen Belastungen durch die Pandemie müssen Organisationen diese Risiken auf sehr gezielte und kosteneffektive Weise untersuchen. Eine hochwirksame Lösung ist, mehr mit weniger zu erreichen, indem man einen Ansatz namens Micro-Investigation einsetzt.

Es ist vielleicht irreführend, eine Micro-Investigation als klein zu betrachten. Stattdessen ist es angemessener, sie als hochgradig gezielt zu betrachten. Der Zweck dieses Ansatzes ist, die kritischsten Dokumente für ein bestimmtes Compliance-Risiko schnell und kosteneffektiv zu identifizieren. Das Ziel ist nicht, alle relevanten Dokumente zu finden, sondern die besten. Um dieses Ziel zu erreichen, ist es notwendig, tiefe Such-Expertise mit fortschrittlichen Suchtechnologien zu kombinieren.

Oft werden Untersuchungen mit zwei stumpfen Werkzeugen angegangen: traditionelle Keyword-Suchen und Machine-Learning-Modelle. Aber Keyword-Suchen sind auf zwei Fronten problematisch. Erstens sind sie generell überbreit, weil die Suchsyntax in vielen führenden Dokumentenreview-Tools auf Einfachheit, nicht Robustheit ausgelegt ist. Diese Über-Einfachheit führt zu Suchen, die zu viele Dokumente zurückgeben, was die Untersuchung kostenträchtig macht. Zweitens verpassen Keyword-Suchen oft kritische Dokumente, und Qualitätskontrollprozesse fangen die Lücken nicht immer ab.

Machine-Learning-Modelle hingegen sind oft nicht besonders gut für diese Arten von Untersuchungen geeignet. Das liegt daran, dass die Prävalenz von Schlüsseldokumenten in solchen Untersuchungen oft ziemlich niedrig ist. Im Gegensatz zu einem Litigation-Szenario, wo der Fall in einer reiferen Haltung ist, sucht eine Micro-Investigation oft nach etwas, das fast per Definition versteckt ist und in vielen Umständen in frühen Stadien. Wenn die Prävalenz so niedrig ist, können Machine-Learning-Modelle Schwierigkeiten haben, Signal von Rauschen zu unterscheiden. Und Bemühungen, diese Modelle zu tunen, können zu großem Kostenaufwand führen – sowohl in Zeit als auch Geld. Machine-Learning-Modelle haben sicherlich ihren Platz, aber dies ist eine Situation, in der ihre Nachteile offensichtlich werden.

Technologie mit Expertise kombinieren

Ein weitaus effektiverer Ansatz ist, Technologie mit fortschrittlicher Suchsyntax mit linguistischen Experten zu paaren, die wissen, wie man Schlüssel-Muster in Sprache identifiziert, und Abfragen erstellt, die zum Kern der Sache vordringen. Wo traditionelle Keyword-Suchen durch übermäßig simplistische Suchsyntax-Beschränkungen behindert werden, können fortgeschrittene Tools die Kraft von Sprachnuancen nutzen, um eng zugeschnittene, hochwirksame linguistische Suchmodelle zu erstellen. Und wo Machine Learning mit niedrigen Prävalenzpopulationen kämpft, können linguistische Experten einen rigorosen und methodischen Ansatz anwenden, der klein anfängt und wächst, Spuren wichtigen Untersuchungswegen folgt und tatsächliche Sprachmuster modelliert, wie sie gefunden werden.

Die Compliance-Landschaft ist vielleicht so herausfordernd wie nie zuvor. Aber Organisationen, die proaktiv sind, können diese stürmischen Gewässer navigieren, indem sie ihre potenziellen Risiken sorgfältig und methodisch untersuchen, um auf der anderen Seite stärker hervorzugehen.

Eric Pender ist Engagement Manager bei H5, einem Anbieter von sensibler Datenklassifizierung, -management und -analyse für Unternehmen und Anwaltskanzleien.