Flottenfahrer im COVID-19-Schutz: Wesentliche Sicherheits- & Compliance-Strategien

Um die durch COVID-19 getriebene gestiegene Nachfrage nach Produktlieferungen und Transportlogistik zu decken, haben Unternehmen die Einstellung von Lieferfahrern hochgefahren. Große Unternehmen, die Hunderttausende von Fahrern beschäftigen, haben eine rechtliche und ethische Verpflichtung, die Sicherheit dieser Mitarbeiter, Auftragnehmer und der Kunden, mit denen sie interagieren, zu gewährleisten. Nachlässige Unternehmen setzen sich erheblichen finanziellen, rechtlichen, Sicherheits- und Compliance-Risiken aus, doch wenn es um die ordnungsgemäße Prüfung dieser Flotten geht, kämpfen Unternehmen damit, Schritt zu halten.

Verantwortung und Prozesslücken

Die Verantwortung für das Management von Fahrerflotten fällt oft an Vendor Management und Governance oder die Logistik- und Supply-Chain-Abteilungen von Unternehmen. Es ist üblich, dass diese Abteilungen klare und konsistente Prozesse für die Prüfung von Flotten fehlen.

Doch die Standardisierung von Methoden zur Untersuchung und Sammlung relevanter Informationen über neue Fahrer und die Aufrechterhaltung aktueller Informationen über bereits eingestellte oder beauftragte Fahrer ist kritisch für die Geschäftskontinuität. Obwohl diese Schritte kostspielig und in großem Maßstab herausfordernd sein mögen, kann das Versäumnis, ein sicherer und konformer Betreiber zu sein, Ihr Unternehmen unnötigen Risiken und finanziell vernichtenden Störungen aussetzen.

Due Diligence bei der Flottenauswahl

Bei der Datenerhebung für neue Fahrerprogramme können Unternehmenskultur und individuelle Unternehmensrichtlinien den Grad der Flottenprüfung beeinflussen, der tatsächlich erforderlich ist. Aber es ist am Anfang wichtig zu wissen, wer das Flottenunternehmen tatsächlich besitzt, da die wertvollsten Untersuchungsinformationen oft von ihnen stammen. Von dort aus sollten Organisationen immer verifizieren, dass die Informationen, die ein Eigentümer bereitstellt, korrekt und wahr sind, und alle widersprüchlichen Informationen, die rote Fahnen schlagen könnten.

Unternehmen sollten Department-of-Transportation-Aufzeichnungen sowie zivile und strafrechtliche Aufzeichnungen auf Bundes- und Landesebene prüfen, da Fahrer oder Auftragnehmer, die in Rechtsstreitigkeiten verwickelt sind, negativ auf Ihre Marke reflektieren könnten. Medienberichterstattung und Beschwerden über Flottenunternehmen und Einzelpersonen sollten ebenfalls in Betracht gezogen werden, da sie kritische Intelligenz liefern können, die in öffentlichen Aufzeichnungen nicht offensichtlich ist.

Technologiegestütztes Risikomanagement

Die Implementierung von Technologie, die Transparenz in die Assoziationen bietet, die ein Vendor oder Fahrer zu nicht-konformen Unternehmen oder hochriskanten Individuen haben mag, ist von gleicher Bedeutung. Das Kennzeichnen von Vendoren, die zuvor versucht haben, den Screening-Prozess zu umgehen, oder der Erhalt von Echtzeit-Updates und Benachrichtigungen zu krimineller Aktivität oder größeren Verkehrsverstößen, können die Entscheidungsfaktoren bei Einstellungsentscheidungen für Fahrer oder Auftragnehmer sein.

Stellen Sie sich vor, Sie sind ein Arbeitgeber, der einen neuen Auftragnehmer einstellt, und ohne die angemessene Prüfung stellen Sie ein Unternehmen ein, das Betrug begangen hat, während es unter einem anderen Namen operierte. Darüber hinaus ist einer ihrer Mitarbeiter, der Ihren Lkw fährt, nicht ordnungsgemäß versichert. Die Kosten für die Untersuchung und Beendigung dieses Vertrags sowie eventuelle rechtliche oder Vergleichskosten werden die Ausgaben für eine initiale Onboarding-Bewertung des Unternehmens bei weitem übersteigen. Deshalb ist es notwendig, diese Probleme proaktiv anzugehen. Für jeden schlechten Betreiber, der am Tor gestoppt werden kann, kann ein Unternehmen bis zu 50.000–100.000 USD pro Vorfall einsparen.

Markenbotschafter auf der letzten Meile

Da jeder Mitarbeiter oder Auftragnehmer eine Erweiterung der Marke selbst ist, ist es zwingend, die richtigen Menschen auszuwählen, die Ihre Unternehmenswerte vertreten. Wenn Organisationen versäumen, proaktive Maßnahmen zur Bewertung ihrer Flottenbesitzer und Partner zu ergreifen, kann dies als fahrlässig angesehen werden. Die Bereitstellung von Software, die alle relevanten Informationen an einem Ort aggregiert, sodass die Prüfung von Echtzeitdaten und besorgniserregenden Aktivitäten nicht isoliert ist, ist der Schlüssel zur Bewertung potenzieller Risiken und Bedrohungen.

Die Zeiten von Strafregisterabfragen und Fahrer-DUI-Warnungen sind vorbei. Das reicht nicht mehr aus. Unternehmen sind auf ihre Fahrerteams angewiesen, um sicherzustellen, dass das Geschäft operieren kann. Einige berichten, dass, wenn nur 10 % ihrer Fahrflotte als ungeeignet befunden würden, sie nicht in der Lage wären, zu operieren und die Bedürfnisse und Erwartungen ihrer Kunden zu erfüllen. Das Versäumnis, Sicherheitsprobleme bei Fahrerteams anzugehen, kann große Haftung für Ihre Geschäftskontinuität und Markenreputation bedeuten.

Die Qualität und das Handeln von Hunderten, wenn nicht Tausenden potenzieller Mitarbeiter und Auftragnehmer zu gewährleisten, ist eine gewaltige Aufgabe für jede Organisation, geschweige denn für eine, die nicht mit der notwendigen Technologie ausgestattet ist, um diese Recherche effektiv zu machen. Organisationen benötigen einen Alerting-Mechanismus, der proaktiv Verhaltensänderungen hervorhebt, damit Unternehmen potenzielle Risiken kennen, bevor sie eintreten. Dieser erweiterte Prüfprozess betrachtet den Hintergrund eines Auftragnehmers oder Mitarbeiters aus einem anderen Blickwinkel. Diese Faktoren können die Differenzierer sein, wenn es darum geht, Haftung zu begrenzen und Dienstkontinuität aufrechtzuerhalten, wenn Geschwindigkeit essenziell ist.

E-Commerce hat die Last-Mile-Logistik auf eine Weise aufgewirbelt, die niemand je vorhersagen konnte, und mit der aktuellen Pandemie gibt es noch mehr Druck, sicherzustellen, dass Pakete schnell, sorgfältig und sicher zugestellt werden. Die jetzt laufende Impfstoffverteilung ist ein Beweis dafür. Ob Full Truckload oder kleines Paket – das letzte Stück der finalen Lieferung ist der herausforderndste Teil jeder Sendung, und Versender und Carrier müssen die Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit ihrer Fahrer sicherstellen, um den Markenruf zu sichern.

Thomas Kopecky ist Mitgründer und Chief Strategy Officer von Ontic.