Neue Mitarbeiter: Ein strategischer Gewinn für die kontinuierliche Verbesserung

Neue Mitarbeiter einzustellen, ist keine leichte Aufgabe. Es ist sogar eine echte HR-Herausforderung, die oft unterschätzt wird. Doch die Ergebnisse einer effektiven Integrationspolitik sind real und greifbar. Neue Mitarbeiter identifizieren sich eher mit den Unternehmenswerten und werden schneller einsatzbereit. Dafür muss das Management neuer Mitarbeiter auf zwei Hauptbereiche basieren: Wissensmanagement und kontinuierliche Verbesserung.

Wissensmanagement als Unterstützung

Die richtige Integration neuer Mitarbeiter beginnt lange bevor sie das Unternehmen betreten. Tatsächlich wird diese Integration bereits vor der Einstellung vorbereitet. Denn das Unternehmen ist eine sich verändernde Struktur: Einige Mitarbeiter kommen, andere gehen, wieder andere wechseln die Position. All diese Bewegungen führen zu „Transfers“ von Wissen. Transfers, die, wenn sie schlecht gesteuert sind, zu Know-how-Verlusten führen können, unter denen das Unternehmen leidet. Um dies zu vermeiden, muss jede Struktur einen Wissensmanagementansatz verfolgen. Dieser Ansatz erleichtert die Wissensweitergabe innerhalb der Organisation durch:

• Festlegung des gemeinsamen Wissensfundaments, das jeder Mitarbeiter haben muss (Hintergrund, Vision, Mission, Werte etc.)
• Prozessdokumentation (Flussansatz)
• Definition der Betriebsverfahren (operativer Ansatz)
• Identifikation möglicher Bruchstellen der Wissensweitergabe

Dank dieses ganzheitlichen Ansatzes ermöglicht das Wissensmanagement, alle Informationen und Unterstützungen zu sammeln, die für die Einrichtung eines Integrationsplans für Neueinsteiger notwendig sind.

Der Integrationsplan

Entscheidend für die erfolgreiche Integration neuer Mitglieder ist der Integrationsplan, der die konkrete Umsetzung des Wissensmanagements materialisiert. Die Wissensweitergabe steht daher im Mittelpunkt dieses Plans. Dank ihm lernen neue Mitarbeiter sowohl die Methoden des Unternehmens (Know-how) als auch seine Philosophie (Soft Skills) kennen.

Auf Basis dieses Integrationsplans bilden sich neue Mitarbeiter auch einen ersten Eindruck ihrer neuen Struktur. Paradoxerweise ist es genau an diesem Punkt, an dem ein Unternehmen die Mitarbeiterfluktuation eindämmen oder fördern kann. Ein Neuling, der chaotisch oder zufällig betreut wird, entwickelt möglicherweise kein starkes Zugehörigkeitsgefühl zu seinem neuen Unternehmen.

Im Gegenteil: Ein Mitarbeiter, der dank eines soliden Integrationsplans willkommen geheißen wird, wird sich viel stärker in seine Arbeit einbringen. Der Integrationsplan muss daher effektiv, klar und perfekt sequenziert sein. Ziel ist es, neue Mitarbeiter schnell einsatzbereit zu machen, während sie die Kernwerte des Unternehmens verinnerlichen. Ein effektiver Integrationsplan dauert daher mehrere Monate.

Der „Überraschungsbericht“ zur Förderung der kontinuierlichen Verbesserung

Die Integration neuer Mitarbeiter ist eine Chance für kontinuierliche Verbesserung, die von Unternehmen oft zu wenig erkannt wird. Denn man nimmt eine Person auf, die die Struktur noch nicht kennt. Ihr „neuer“ Blick wird sich auf bestimmte Elemente oder Ereignisse richten, die für bereits anwesende Mitarbeiter zur „Routine“ gehören.

Es ist daher sehr wichtig, neue Mitarbeiter aufzufordern, einen „Überraschungsbericht“ zu verfassen, in dem sie alles festhalten, was sie positiv oder negativ beeindruckt hat. Anonym, wo möglich (um Selbstzensur zu vermeiden), ermöglichen diese Berichte der Struktur, sich zu hinterfragen und können zu weiteren Verbesserungen führen.

Die Integration neuer Mitarbeiter ist sicherlich eine Herausforderung für Unternehmen, aber auch eine Chance. Chance für kontinuierliche Verbesserung, indem sichergestellt wird, dass Wissensmanagement und Wissensweitergabe gut beherrscht werden. Aber auch eine Chance, neue Mitarbeiter zu „binden“, indem man ihnen von Anfang an beweist, dass das Unternehmen sowohl sein Know-how als auch seine Soft Skills beherrscht.

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