Top CMMS-Vorsätze für 2021: Wartungsmanagement transformieren

Bei Neujahrsvorsätzen stehen die Zahlen gegen Sie. Mehr als 75 % der Menschen geben vor Ende Januar auf. Wie viele halten langfristig durch? Weniger als 8 %. Ein großer Grund für das Scheitern ist, dass sie zu viele Vorsätze fassen. Aber 2021 können Sie endlich die Kontrolle über die Wartung übernehmen, indem Sie sich auf nur eine Sache konzentrieren.

Und es beschränkt sich nicht auf Wartungsmanagement. Es geht um Lebenszyklus-Asset-Management, proaktives präventives Wartungsmanagement, komplettes Facility-Management und sogar Bestandsverwaltung.

Am Ende kommt das Erreichen all dieser Ziele auf die Qualität Ihrer Daten an. Das bedeutet, der beste Neujahrsvorsatz für 2021 ist, sich auf Daten zu konzentrieren.

Und der einfachste Weg, gute Wartungsdaten zu erhalten, sie sicher aufzubewahren und zugänglich zu machen, und sie sogar zu nutzen – sie für sich arbeiten zu lassen – ist, die richtige CMMS-Software zu bekommen.

Wartungsdaten mit CMMS-Software erfassen

Wenn es um das Ergreifen qualitativ hochwertiger Daten geht, lohnt es sich, sowohl aktiv als auch passiv zu sein. Sie brauchen Programme, um hinauszugehen und die Daten zu erfassen, die Sie brauchen, um Dinge reibungslos am Laufen zu halten. Aber Sie brauchen auch Wege, Daten mühelos zu sammeln. Es ist wie Angeln. Manchmal ist der beste Weg, einen Speer zu nehmen und hinauszugehen, die Fische zu finden. Andere Zeiten ist es sinnvoller, den Haken zu ködern und zu warten, bis das Mittagessen zu Ihnen kommt.

SOPs mit CMMS-Software einrichten und standardisieren

Im Moment hat Ihre Abteilung wahrscheinlich Tonnen wertvoller Daten an einem weniger sicheren Ort. Sie laufen in den Köpfen leitender Techniker herum.

Sie können den Wert dieses Wissens nicht unterschätzen. All dieses hart erarbeitete, angesammelte Know-how ist ein riesiger Vorteil für die Abteilung. So oft kommt das Diagnostizieren von Problemen und das Finden von Lösungen auf Erfahrung an. Es ist wie beim Arztbesuch. Nichts beruhigt Sie mehr, als sie sagen zu hören: „Oh, das habe ich schon ein paar Mal gesehen.“

Und Sie können nicht unterschätzen, wie leicht Sie all dieses Know-how verlieren könnten. Wenn auch nur einige Ihrer leitenden Techniker versetzt werden oder in den Ruhestand gehen, geht alles mit ihnen zur Tür hinaus. Business Schools warnen Manager vor dem, was sie Key-Man-Risiko nennen, wo Ihr Erfolg zu eng an wenigen Mitarbeitern hängt, die das Unternehmen jederzeit verlassen könnten. Aber es ist oft noch schlimmer. Selbst wenn Ihre leitenden Techniker für immer im Unternehmen bleiben könnten, sind sie dennoch nicht in der Lage, ihr Know-how zuverlässig, konsistent und einfach mit dem Rest der Abteilung zu teilen.

Also müssen Sie all dieses Know-how aktiv mit einem effektiven „Wissensübertragungs“-Programm schützen, und es ist einfacher, als es klingt. Es sind wirklich nur fünf Schritte. Sobald alles im CMMS ist, können Sie all dieses Wissen abteilungsweit in Form von Arbeitsauftragsvorlagen mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen und Checklisten verfügbar machen. Jeder hat sofort Zugriff, lange nachdem die leitenden Techniker die Abteilung verlassen haben.

Als zusätzlicher Vorteil haben Sie auch Ihre Wartungs- und Reparaturaufgaben standardisiert, sodass dieselbe Arbeit jedes Mal auf dieselbe Weise erledigt wird. Dies macht das Aktualisieren und Feinjustieren Ihrer SOPs viel einfacher. Da die Techniker alles auf dieselbe Weise machen, können Sie Änderungen vornehmen und die Ergebnisse genau verfolgen. Wenn jeder Techniker Dinge auf seine eigene Weise macht, ist es viel schwerer zu wissen, was funktioniert und was nicht. Denken Sie so: Wie könnten Sie ein Rezept verbessern, wenn jeder Koch unterschiedliche Zutaten hinzufügt?

Datenerfassung mit einer mobilen Wartungs-App zum Workflow machen

Sie sollten es auch einfach machen, Daten außerhalb des formalen Wissensübertragungsprogramms zu erfassen. Wenn Techniker an einer Anlage arbeiten, bemerken oder finden sie etwas, das die Wartungsabteilung in zukünftige Arbeitsaufträge aufnehmen sollte.

Mit der Aufgaben- und Arbeitsauftragskommentarfunktion, die in die mobile Wartungs-App integriert ist, können sie schnell mit der Wartungsabteilung kommunizieren und erklären, was sie tun und warum. Und der gesamte Prozess ist so einfach wie das Herausnehmen ihres Mobilgeräts und das Eintippen kurzer Notizen. Wenn ihr Workaround oder ihre Erkenntnis dem System hinzugefügt wurde, profitiert die gesamte Abteilung schließlich davon.

Wartungsdaten mit CMMS-Software nutzen

Sobald Sie gute Daten haben, können Sie anfangen, sie zu nutzen, um Ihr Leben einfacher zu machen. Die richtigen Daten arbeiten für Sie, und das bedeutet, Sie machen weniger Arbeit.

Arbeit straffen, indem Sie Daten in CMMS-Software-Arbeitsaufträge einbeziehen

Wir haben bereits behandelt, wie die Verwendung von Arbeitsauftragsvorlagen Ihnen hilft, Schritt-für-Schritt-Anweisungen und Checklisten zu Arbeitsaufträgen hinzuzufügen. Aber sie sind wirklich nur der Anfang. Mit der richtigen Arbeitsauftragssoftware können Sie schnell alle Informationen hinzufügen, die Techniker brauchen, um effizient abzuschließen, einschließlich:

• Interaktive Standortkarten und Grundrisse
• Zugehörige Teile und Materialien
• Digitale Schaltpläne, Bilder, O&M-Handbücher und Garantien
• Anlagen-Wartungs- und Reparaturhistorien

Gehen wir durch und sehen, wie sie Technikern helfen, mehr mit weniger Aufwand zu erledigen.

Erstens bedeuten die Karten und Grundrisse, dass sie nie Zeit damit verschwenden, herauszufinden, wo sie hingehen müssen. Sobald ihnen ein Arbeitsauftrag zugewiesen wird, gehen sie direkt genau dorthin, wo sie gebraucht werden. Selbst wenn es ihr erster Tag auf dem Job ist. Sie kommen auch nie mit leeren Händen an, weil sie bereits wissen, welche Teile und Materialien sie brauchen. Kein Ankommen an der Anlage mehr, nur um zum Lager zurücklaufen zu müssen. Nicht nur haben sie, was sie brauchen, sondern sie wissen auch, was sie damit tun sollen, dank detaillierter Anweisungen und Checklisten. Und wenn eine Anlage unerwartet ausfällt, können Techniker auf Handbücher sowie detaillierte Wartungs- und Reparaturhistorien zugreifen, um bei der Fehlersuche zu helfen.

Ein präventives Wartungsprogramm mit CMMS-Software erstellen

Gute Daten helfen bei Bedarfsaufträgen, aber wo sie glänzen, ist bei präventiver Wartung. Und für so viele Wartungsleiter ist dies ihr jährlicher Neujahrsvorsatz: endlich ein präventives Wartungsprogramm zum Laufen zu bringen. Mit guten Daten und der richtigen präventiven Wartungssoftware ist 2021 das Jahr, in dem Sie es endlich schaffen.

Beim Einrichten des Programms beginnen Sie in groben Zügen damit, Ihre Anlagen anzusehen und die beste Wartungsstrategie für jede zu bestimmen. Für einige ist es „Run-to-Failure“. Glühbirnen sind das klassische Beispiel. Aber für viele ist es präventive Wartung. Sobald Sie wissen, welche Sie in Ihren PM-Plan aufnehmen wollen, müssen Sie die Aufgaben und Zeitpläne bestimmen. Sie müssen wissen, was Sie tun werden und wie oft.

Für Aufgaben unterteilen Sie sie in Dinge, nach denen Sie suchen, und Dinge, die Sie tun. Also bei einem Förderband: Sie prüfen das Band auf Verschleiß und fügen Schmiermittel hinzu. Und für Zeitpläne unterteilen Sie sie in Kalender- und Zählerbasiert. Manche PMs machen Sie nach Zeit, andere nach Nutzung. Beispielsweise bei einem Auto: Sie wechseln auf Winterreifen basierend auf der Jahreszeit, aber das Öl basierend auf der Laufleistung.

Das sind viele Entscheidungen für viele Anlagen. In einigen Fällen, besonders bei neueren Anlagen, können Sie den Herstellervorgaben folgen. Aber für ältere Anlagen ist es sinnvoller, Ihre Daten zu nutzen.

Wie oft sollten Sie eine PM an Ihrem Gabelstapler durchführen? Prüfen Sie, wie oft er im letzten Jahr ausgefallen ist, und planen Sie PMs für kürzere Intervalle. Wenn er alle drei Monate ausfällt, können Sie PMs alle zweieinhalb Monate einstellen. Ihre Daten sagen Ihnen auch, welche Aufgaben einzuschließen sind. Neigt der Gabelstapler zu Lecks? Erstellen Sie PMs zur Inspektion der Dichtungen und zum Nachfüllen der Flüssigkeiten.

Sobald alles im CMMS eingerichtet ist, übernimmt die Software das Erinnern für Sie. Wenn PMs fällig sind, generiert sie automatisch präventive Wartungsarbeitsaufträge. Je nach Einrichtung kann sie diese auch automatisch zuweisen.

Dieses präventive Wartungsprogramm nehmen und noch besser machen

Wenn Sie die Menge und Qualität Ihrer Daten aufbauen, können Sie immer wieder zurückkehren und Ihr präventives Wartungsprogramm feinjustieren. Nach sechs Monaten könnte es mehr Sinn ergeben, jenen Gabelstapler seltener zu prüfen. Oder Sie wechseln zu einem anderen Satz an Inspektionen und Aufgaben. Denken Sie daran, ein großer Teil dessen, was Feinjustierung möglich macht, ist die allgemeine Konsistenz der Wartung und Reparaturen. Da alle dieselben Jobs auf dieselbe Weise machen, können Sie zuverlässig verfolgen, welche Aufgaben und Zeitpläne funktionieren und was verbessert werden muss.

Das richtige CMMS bringt sogar eingebaute, automatisch generierte Berichte für Ihr präventives Wartungsprogramm mit, sodass Sie KPIs wie den Prozentsatz der termingerecht abgeschlossenen PMs verfolgen können. Die Daten können Ihnen sagen, ob Sie die Anzahl der Ressourcen, die Sie in präventive Wartung stecken, anpassen müssen. Sie können sehen, wo die Engpässe sind, wer mehr Schulung braucht und wer mehr Überwachung benötigt.

Nächste Schritte

Es ist wieder die Zeit, in der Menschen sich Versprechungen für das neue Jahr machen. Wenn Sie es satt haben, mit 2020 umzugehen, machen Sie 2021 zu Ihrem Jahr der Daten. Und der einfachste Weg, das zu tun, ist mit dem richtigen CMMS.

Also ist Ihr nächster Schritt, Anbieter zu kontaktieren. Sobald sie eine Vorstellung von Ihren Zielen für 2021 haben, können sie anfangen, Ihre Optionen zu erklären und wie Sie diesen Neujahrsvorsatz durchhalten können.