Experten-Leitfaden: Wartungsmanagement für mehr Effizienz transformieren

Müssen Sie Ihr Wartungsmanagement verbessern, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen?

Wir sprachen mit Hippo CMMS Account Executive Lindsey Hawkes über die großen Herausforderungen, denen Facility Manager gegenüberstehen, und einige konkrete Schritte, die Sie unternehmen können, um Ihr Leben leichter zu machen.

Aufhören, sich auf reaktive Wartung zu verlassen

Als Sie aufwuchsen, sah Feuerwehrmann wie der beste Job der Welt aus. In einem riesigen Truck mitfahren, Sirenen heulen. In Brände rennen, um Menschen zu retten, alle jubeln.

Aber bei Wartung ist es anders. „Das Letzte, was Sie wollen, ist, den ganzen Tag herumzurennen und Brände zu löschen“, sagt Lindsey.

Die Lösung ist der Wechsel zu präventiver Wartung, wo Sie kleine Probleme finden und beheben können, bevor sie Chance haben, zu großen Problemen zu wachsen. Mit der richtigen Kombination aus Wartungsinspektionen und -aufgaben können Sie mehr Betriebszeit und weniger Stress gewährleisten.

Daten verfolgen und nutzen beginnen

Wenn Sie Ihre aktuellen Top-10 wichtigsten Wartungswerkzeuge benennen müssten – würden Daten überhaupt auf der Liste stehen? Wenn nicht, verpassen Sie Gelegenheiten, besser zu werden.

„Mit zuverlässigen Daten können Sie anfangen, bessere Entscheidungen zu treffen“, erklärt Lindsey.

Wie funktioniert das? Machen Sie diesen einfachen Test.

Wie viele dieser Fragen können Sie über Ihre Wartungsabläufe beantworten?

• Welcher Techniker hat letzten Monat die meisten Arbeitsaufträge abgeschlossen?
• Wie viele PMs hat das Team letzte Woche abgeschlossen?
• Wie viel haben Sie insgesamt für Teile und Materialien ausgegeben?
• Welche Anlage kostet Sie am meisten, um sie am Laufen zu halten?

Mit den richtigen Daten und automatisierten Berichten könnten Sie all diese leicht beantworten.Und mit den Antworten könnten Sie konkrete Schritte zur Verbesserung der Leistung Ihrer Abteilung unternehmen.

Techniker mit den Werkzeugen unterstützen, die sie brauchen

Beim Thema Werkzeuge: Unterstützen Sie Ihr Wartungsteam mit den Werkzeugen, die sie brauchen, um effizienter zu arbeiten? Bei Dingen wie Hämmern, Teilen und Materialien haben Sie natürlich die Basics abgedeckt. Aber was ist mit den technischen Werkzeugen, die sie nutzen könnten, um die Schraubenzieherzeit zu steigern?

„Mobile Wartungs-Apps bedeuten, dass Techniker keine Zeit damit verschwenden, hin und her zu laufen, um Papierkram zu holen“, erklärt Lindsey.

In einem traditionellen Arbeitsauftrags-Workflow müssen Techniker zuerst im Büro vorbeischauen, um ihre Arbeitsaufträge abzuholen. Von dort gehen sie zum zugewiesenen Asset. Wenn alles perfekt nach Plan läuft, gehen sie nach Fertigstellung den ganzen Weg zurück, um einen weiteren Arbeitsauftrag zu holen.

Wenn etwas schiefgeht und sie Klärung brauchen oder um Hilfe bitten müssen, sind es mehrere Hin- und Herfahrten, die Zeit verschwenden und Verzögerungen schaffen.

Mit einer mobilen App ist es viel einfacher für sie, in Bewegung zu bleiben und mehr in weniger Zeit zu erledigen. Sie können neue Arbeitsaufträge direkt von jedem Mobilgerät abrufen – wie einem Handy oder verbundenem Tablet. Und wenn sie Fragen haben, können sie Kommentare zu den Arbeitsaufträgen hinzufügen oder Fotos mit der eingebauten Kamera machen, bevor sie diese in den Arbeitsauftrag hochladen.

Und es gibt einen zusätzlichen Bonus für Sie als Manager, sagt Lindsey. Da die App es Technikern erleichtert, Daten in Echtzeit zu erfassen, erhalten Sie bessere, zuverlässigere Daten. Wenn Techniker warten müssen, bis sie zurück im Büro sind, bevor sie Dinge aufschreiben oder in einen Desktop eintippen, laufen Sie immer Gefahr, dass sie etwas Kritisches vergessen oder falsch erinnern. Mit der App können sie Daten sofort ins System eingeben, wenn sie frisch in ihrem Kopf und noch genau sind.

Eine CMMS- oder EAM-Lösung implementieren

Für die meisten Organisationen ist der beste Weg, zu präventiver Wartung zu wechseln, Daten zu nutzen und mehr aus Technikern herauszuholen, die Implementierung entweder von Computerized Maintenance Management Software (CMMS) oder einer Enterprise Asset Management (EAM)-Lösung.

Aber das schafft eine neue Herausforderung: Wie wählen Sie zwischen CMMS und EAM?

Der beste Startpunkt ist, die spezifischen Probleme, die Sie lösen wollen, genau anzusehen. Bevor Sie die richtige Lösung wählen können, müssen Sie Ihre Probleme verstehen. Genau wie beim Arztbesuch: Bevor sie Ihnen die richtige Medizin geben können, müssen sie erst herausfinden, was Sie krank macht.

Ihre Bedürfnisse kennen

„Wissen Sie, welche Probleme Sie zu lösen versuchen“, erklärt Lindsey. Von dort können Sie entscheiden, welche die beste Lösung ist – CMMS oder EAM.

Zur richtigen Antwort zu gelangen (wieder wie beim Arzt) ist sowohl Kunst als auch Wissenschaft, also ist Ihre beste Wette, den Prozess mit Profis aus der Branche durchzuarbeiten. Sie haben das Wissen und die Erfahrung, die Sie brauchen, um die Plattform zu bekommen, die am besten für Sie funktioniert.

Aber Lindsey sagt, viele Facility Manager können beginnen, sich selbst zu fragen, ob sie Probleme mit dem Team oder den Maschinen haben. Im Grunde: Wenn Sie darüber nachdenken, wo Sie Verbesserung sehen möchten – geht es darum, wie das Team arbeitet oder wie die Anlagen laufen?

Generell ist ein CMMS großartig darin, Ihnen zu helfen, mehr aus dem Team herauszuholen, wegen all der Wege, wie es Ihre Wartungstechniker unterstützt und Ihre Workflows strafft. EAM-Lösungen sind großartig darin, Ihnen zu helfen, mehr aus Ihren Anlagen herauszuholen, wegen all der Wege, wie Sie Rohdaten in umsetzbare Business Intelligence umwandeln können.

Nur das bekommen, was Sie brauchen

Lindsey sagt, es ist wichtig für Facility Manager, bei der Lösung nicht zu überschiessen. Genau wie beim Arzt: Sie wollen gerade genug Medizin, um gesund zu werden. Niemand braucht Volloperationen und Handvoll Pillen, wenn er nur eine gewöhnliche Erkältung hat.

„Finden Sie die einfachste Lösung, die Ihre Probleme noch löst“, erklärt er.

Wenn es mostly um die Verwaltung von Wartungsanfragen, Straffung der Arbeitsauftrags-Workflows und Einrichtung, Terminierung und Verfolgung von präventiven Wartungsinspektionen und -aufgaben geht, sollten Sie nach einem CMMS suchen, das leicht zu lernen, leicht zu bedienen ist und out-of-the-box funktioniert, ohne komplizierte Integrationen und Feinjustierung.

Der Vorteil: Sie haben einen kürzeren Pfad zu einem soliden Return on Investment, sagt Lindsey. „Es senkt die Kosten des Change Managements.“

Mit Hippo kann Implementierung beispielsweise so schnell wie 30 bis 60 Tage sein. Techniker lernen es schnell, weil es einfach ist. Sie nutzen es weiter, weil es einfach und hilfreich ist. Und die Wartungsabteilung muss keine Zeit und Energie investieren, um es an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Es funktioniert einfach out-of-the-box.

Aber wenn Sie zusätzliche Funktionen und robustere Berichterstattung brauchen, fängt es an, Sinn zu machen, mit einem EAM zu gehen. Zurück zur Arzt-Analogie: Wenn Sie etwas Schlimmeres als eine Erkältung haben, brauchen Sie stärkere Medizin.

Mit einem EAM ist Ihr Pfad zum Return on Investment länger, aber es ist wichtig zu bedenken, dass ein kürzerer Pfad Sie nicht dorthin bringt, wo Sie hinwollen.

Nächste Schritte

Jetzt, da Sie einige der richtigen Fragen kennen, die Sie sich stellen sollten, ist es Zeit, mit Profis zu sprechen, um die besten Antworten zu bekommen.

Hippo hilft Ihnen, die Lösung zu finden, die am besten für Sie funktioniert – einschließlich der Beantwortung Ihrer Fragen zu Wartungsmanagement-Software, der Buchung einer Live-Software-Demo oder sogar der Einrichtung eines kostenlosen Testzugangs.

Zusammenfassung

Facility- und Wartungsmanager stehen vor vielen Herausforderungen, aber es gibt Schritte, die sie unternehmen können, um die Gesamtabläufe zu verbessern. Erstens sollten sie den Wechsel zu präventiver Wartung machen und Problemen zuvorkommen, bevor sie sich zu großen Problemen entwickeln. Zweitens können sie anfangen, Daten als Werkzeug für bessere Entscheidungsfindung zu nutzen. Was Werkzeuge angeht, können sie Techniker besser für Erfolg aufstellen, indem sie ihnen eine mobile App geben, die ihre Produktivität steigert. Ein großer Teil, um all das zu ermöglichen, ist die Implementierung entweder eines EAM oder eines CMMS. Indem sie ihre Bedürfnisse genau ansehen, können Manager die Plattform wählen, die ihre Probleme mit dem schnellstmöglichen Return on Investment löst.