Fragen, die Sie vor dem Kauf einer CMMS-Software stellen sollten

Die Welt des Wartungsmanagements hat sich weiterentwickelt, da Marktanforderungen, wirtschaftliche Herausforderungen und Fortschritte in der Technologie Unternehmen in einer Vielzahl von Branchen herausfordern. Als Reaktion auf diese Bedingungen hat sich Computerized Maintenance Management Software (CMMS) schnell zu einer wachsenden Branche entwickelt, die Wartungsmanagementlösungen für große und kleine Unternehmen anbietet. Angesichts der Anzahl und Vielfalt der Wartungsmanagementsysteme auf dem Markt kann es jedoch auch eine zusätzliche Herausforderung sein, eine CMMS-Lösung zu finden, die für Ihr Unternehmen geeignet ist, da Unternehmen in ihren einzigartigen Bedürfnissen und Strukturen unterschiedlich sind.

Während CMMS-Software viel verspricht, hängt die Nutzung der potenziellen Vorteile weitgehend davon ab, die Bedürfnisse des Unternehmens, die Fähigkeiten der Software und andere branchenspezifische Faktoren in Einklang zu bringen. Wenn Sie den richtigen Partner finden, ist es möglich, nicht nur Ihre Wartungsabteilung, sondern Ihr gesamtes Unternehmen zu transformieren. Eine Umfrage unter 558 Unternehmen, die CMMS-Software verwenden, berichtete von einer durchschnittlichen Produktivitätssteigerung von 28 % nach der Implementierung ihrer neuen Software. Im Allgemeinen ist der beste Weg, um die richtige Wartungsmanagementlösung für Ihr Unternehmen zu finden, die richtigen Fragen zu kennen, die Sie CMMS-Anbietern stellen können.

2 Dinge, die Sie tun müssen, bevor Sie mit dem Kauf eines CMMS beginnen:

1. Stellen Sie ein CMMS-Auswahlteam zusammen

Bevor Sie mit der Suche nach einer CMMS-Lösung beginnen, die für Sie geeignet ist, müssen Sie sich mit mehreren Interessenvertretern in Ihrem Unternehmen beraten. Wenden Sie sich an diejenigen, die in Ihrer Wartungsabteilung arbeiten, oder an andere, die mit Ihren externen Auftragnehmern und Anbietern zusammenarbeiten. Ihre Erkenntnisse und ihr Feedback sind wichtig, da sie wissen, was zur Verbesserung des Betriebs erforderlich ist, und wie sie mit den Folgen eines Geräteausfalls umgehen können.

2. Definieren Sie Ihre Anforderungen

Bestimmen Sie die Funktionen, die Sie benötigen, um 100 % Ihrer Wartungsmanagementvorgänge erfolgreich auf ein Softwaresystem zu übertragen. Wenn Sie Ihr aktuelles CMMS ersetzen möchten, berücksichtigen Sie die Aufgaben, die Ihrem aktuellen System fehlen, und beachten Sie alle Funktionen, die Sie für überflüssig halten.

Erstellen Sie eine Liste mit Funktionen, die wesentlich sind, sowie eine sekundäre Liste mit Attributen, die Sie hilfreich, aber nicht notwendig finden würden. Wenden Sie sich an Ihr CMMS-Auswahlteam, um Einblicke zu erhalten. Wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, finden Sie hier einige häufig nachgefragte Funktionen:

• Nachverfolgung der monatlichen oder vierteljährlichen Reparaturkosten
• Ausfallzeiten von Geräten mit vorbeugenden Wartungstools reduzieren
• Vermeidung von Papier
• Einfache Arbeitsauftragsverwaltung und Arbeitsauftragsanforderungsformulare
• Fähigkeit, Arbeitsaufträge mit mobilen Geräten zu bearbeiten (haben sie ebenfalls sowohl eine iOS- als auch eine Android-App?)
• Methode zur Standortverfolgung von Geräten und Teilen
• Kalendersystem zur Planung von Wartungsaktivitäten
• Verbesserung der Kommunikation zwischen Teammitgliedern und dem oberen Management, falls erforderlich

4 vorläufige Fragen, die Sie jedem CMMS-Anbieter stellen sollten

Sobald Sie eine allgemeine Vorstellung von den Funktionen haben, die Ihr Unternehmen benötigt, müssen Sie Lösungen identifizieren, die möglicherweise zu Ihrem Unternehmen passen (wir empfehlen, 3 oder 4 verschiedene Anbieter auszuwählen, um Vergleiche anzustellen). Beachten Sie beim Gespräch mit Anbietern Folgendes:

Werden sie eine Demo bereitstellen?

Steigen Sie nie in ein System ein, egal zu welchem ​​Preis, ohne es vorher zu testen. Wenn der Anbieter in der Lage ist, eine Demonstration zu koordinieren, die bereits auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt ist, ist dies ein Schritt in die richtige Richtung. Sehen Sie sich während der cmms-Softwaredemo die Liste der erforderlichen Funktionen an, um sicherzustellen, dass das CMMS Ihren Anforderungen entspricht. Seien Sie vorsichtig bei übermäßiger Funktionalität, die Sie nicht benötigen, da Sie wahrscheinlich dafür bezahlen werden, selbst wenn Sie sie nie verwenden.

Für welche Branche ist die Software bestimmt?

Einige CMMS-Lösungen sind für eine bestimmte Art von Unternehmen oder Organisationen konzipiert. Beispielsweise benötigen gemeinnützige Organisationen und kleine Unternehmen nicht die gleichen Tools wie Unternehmen und Krankenhäuser.

In einer medizinischen Umgebung können Wartungsarbeiter beispielsweise Geräte im Wert von mehreren Millionen Dollar verfolgen, die ständig zwischen den Stockwerken eines Krankenhauses bewegt werden. Diese Ausrüstungsteile können nicht versagen, da Leben von ihnen abhängen. In diesem Fall sollten Wartungsaufgaben auf bestimmte Intervalle festgelegt oder mit ausgelösten Ereignissen verknüpft werden, die jederzeit eintreten können.

Andere Unternehmen benötigen möglicherweise eine Lösung, die nicht nur den Wartungsbedarf ihrer Anlagen und Gebäude überwacht, sondern auch die Serviceanforderungen ihrer Fahrzeugflotte. Während einige CMMS-Suiten über Flottenmanagementfunktionen verfügen, verfügt nicht jedes CMMS über diese Funktion. Alternativ könnten sich die Anforderungen eines kleineren Büros darauf beschränken, sicherzustellen, dass geschäftskritische Maschinen in einwandfreiem Zustand gehalten werden und Glühbirnen und Vakuumfilter planmäßig ausgetauscht werden.

Ist das CMMS benutzerfreundlich?

Benutzerfreundlichkeit ist der Schlüssel. Sie werden keinen Return on Investment sehen, wenn Sie Zeit, Ressourcen und Geld verschwenden, um Ihr neues CMMS zu verstehen. Ein CMMS ist nicht nur für die technisch versierten Mitglieder Ihrer Organisation – es ist für alle konzipiert. Das bedeutet, dass alle Mitarbeiter, von den Wartungstechnikern im Erdgeschoss bis hin zu C-Level-Managern, Ihr CMMS täglich effektiv nutzen müssen.

Je mehr Daten und Aufwand Sie bei CMMS eingeben, desto besser ist die Rendite des Systems. Wenn Sie sich für ein Softwaresystem entscheiden, das technisch versierte Fähigkeiten erfordert, wird es schwierig sein, das Potenzial des Systems auszuschöpfen. Wenn ein Mitarbeiter Schwierigkeiten hat, das System zu lernen – oder schlimmer noch, sich weigert, es zu lernen, weil es zu frustrierend ist – können Fehler auftreten; an einem heißen Tag im Juli kann eine Klimaanlage ausfallen oder ein lebensrettendes Gerät in einem Krankenhaus nicht wie gewünscht funktionieren. Ein CMMS sollte als Assistent der Instandhaltungsabteilung betrachtet werden; eine Software, die in jeder Phase eines Wartungsprozesses verwendet wird. Ein IPS-System kann noch so ausgefeilt sein, es ist nur dann von Wert, wenn die Mitarbeiter bereit und in der Lage sind, es zu nutzen. Die Systemakzeptanz durch alle Benutzer wird durch die Wahl einer benutzerfreundlichen CMMS-Software (oft als Facility-Management-Software bezeichnet) dramatisch gesteigert.

Wenn Sie mit CMMS-Anbietern sprechen, fragen Sie, wie lange die Systemimplementierung normalerweise dauert und wie viele Supportanrufe in der Regel von einem neuen Kunden in den ersten Monaten zu erwarten sind. Diese Fragen geben Ihnen eine gute Vorstellung davon, wie benutzerfreundlich ihre Software wirklich ist.

Ist die Software webbasiert oder installiert?

Eine webbasierte CMMS-Lösung (auch als Software as a Service (SaaS) oder Cloud Computing bezeichnet) wird normalerweise von Ihrem Anbieter auf seiner Hardware gehostet und in seinem eigenen Rechenzentrum verwaltet. Benutzer greifen über das Internet darauf zu, entweder über eine Website oder eine bestimmte App oder Softwarelösung. Andererseits wird ein installiertes CMMS vollständig vor Ort gehostet, was bedeutet, dass die gesamte Hardware von dem Unternehmen, das das CMMS verwendet, installiert, verwaltet und kontrolliert werden muss.

Im Allgemeinen sind webbasierte CMMS-Lösungen viel kostengünstiger und bieten Benutzern ein viel höheres Maß an Support mit Supportfunktionen, die in das Produkt integriert sind. Da sie jedoch nicht vor Ort gehostet werden, haben Benutzer manchmal das Gefühl, weniger Kontrolle über ihr CMMS zu haben, da sie keine Kontrolle über die Hardware haben, auf der ihre Installation gehostet wird. Einige Benutzer sind der Meinung, dass ihre Daten auf webbasierten Plattformen nicht so sicher sind, wie wenn sie vor Ort gehostet werden. Das Thema Datensicherheit hat bei den heutigen ausgeklügelten SaaS-Modellen Priorität. Für eine detaillierte Erklärung der webbasierten CMMS-Sicherheit lesen Sie unseren Artikel hier. Wie viele webbasierte CMMS-Anbieter verwendet Hippo eine 256-Bit-Verschlüsselung zum Schutz der Daten seiner Kunden. Außerdem führt es routinemäßige jährliche Sicherheitstests an seiner Hardware durch, um sicherzustellen, dass alle möglichen Lücken sofort gepatcht werden. In Anbetracht der Kosten für verwaltete Sicherheitsdienste ist es unwahrscheinlich, dass ein installiertes CMMS in der Praxis sicherer ist als eine webbasierte Lösung.

5 Fragen zu Ihren CMMS-Preisen

Das richtige CMMS für Ihr Unternehmen zu finden, ist nur ein Teil der Gleichung. Der andere Teil sind die Kosten für die CMMS-Software. Die tatsächlichen Kosten für die Verwendung von CMMS-Software variieren von Anbieter zu Anbieter, abhängig von den gewünschten Funktionalitäten, der Anzahl der Benutzer und der zu verwaltenden Datenmenge. Einzelbenutzerlizenzen kosten nur 25 US-Dollar pro Monat, wobei die Gebühren auf 200 US-Dollar pro Monat steigen, ohne andere jährliche Abonnement- oder Servicegebühren. Um zuverlässige und genaue Informationen zu den Kosten zu erhalten, ist es am besten, über die Informationen auf den Websites der CMMS-Anbieter hinauszuschauen. Nehmen Sie sich die Zeit, direkt mit dem Anbieter über das Produkt und die Kosten zu sprechen, bevor Sie eine CMMS-Software kaufen, indem Sie die folgenden Fragen stellen:

Wird Ihnen der Anbieter jeden zusätzlichen Benutzer in Rechnung stellen?

Während einige CMMS-Lösungen um eine pauschale Lizenzgebühr herum aufgebaut sind, berechnen andere je nach Anzahl der Benutzer, die auf das System zugreifen, einen steigenden Betrag. Dieses Problem muss angegangen werden, um festzustellen, ob ein System in Ihr Budget passt. Systeme, die für zusätzliche Benutzer Gebühren erheben, können für schnell expandierende Unternehmen unerschwinglich sein. Eine bessere Alternative könnten Pakete sein, die eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern zulassen und somit Bedenken hinsichtlich steigender Kosten beseitigen.

Es ist auch wichtig, Anbieter zu fragen, wie sie einen Benutzer definieren. Ist ein Benutzer jemand, der nur auf das System zugreift, oder ist ein Benutzer jemand, der Arbeitsauftragsanfragen stellen kann? Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf derselben Seite wie Ihr Anbieter befinden, damit Sie das Angebot, das Sie erhalten, genau einschätzen können.

Ist die Preisstruktur klar?

Identifizieren Sie versteckte Gebühren, indem Sie mit CMMS-Anbietern ausführlich über ihre Gebührenstruktur sprechen. Erklären Sie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und fragen Sie direkt nach, mit welchen Gebühren Sie in Zukunft rechnen können. Wie bereits erwähnt, hängen nicht alle CMMS-Systeme ihre Kosten von der Anzahl der Benutzer ab, die auf das System zugreifen. Einige berechnen nach der Menge der monatlich eingereichten Arbeitsaufträge, während andere Tarife haben, die sich abhängig davon ändern, wie viele Standorte, Gebäude oder Abteilungen Ihr Unternehmen hat oder erwirbt.

Wenn webbasierte Software eine Option ist, ziehen Sie dies in Betracht. Die Preisgestaltung für webbasierte Software ist in der Regel flexibler und überschaubarer und in Form von inkrementellen (jährlichen oder monatlichen) Zahlungen verfügbar. Alternativ ist standortbasierte Software, die auf dedizierten Unternehmensservern installiert werden muss, in der Regel mit höheren Anschaffungskosten verbunden. und trotz dieser Kosten muss ein Unternehmen möglicherweise weiterhin monatlich oder jährlich Lizenzgebühren und ein Support-Abonnement zahlen.

Gibt es Rabatte?

Viele CMMS-Unternehmen bieten einen Rabatt für gemeinnützige Kunden, langfristige Verpflichtungen und andere Arten von Kunden. Fragen Sie während Ihrer Recherche unbedingt jeden Anbieter, welche Arten von Rabatten er anbietet. Rabattbeträge können von Anbieter zu Anbieter variieren; Berücksichtigen Sie alle anwendbaren Rabatte bei Ihren Überlegungen und der endgültigen Entscheidungsfindung.

Wie lautet die Rückerstattungsrichtlinie?

Das richtige CMMS zu finden ist harte Arbeit, und wenn Sie unzufrieden sind, ist Regress wichtig. Fragen Sie, ob der Anbieter irgendeine Art von Zufriedenheitsgarantie anbietet. Erfahren Sie, wie lange die Garantie dauert und welche Bedingungen gelten. Da die Installation und Implementierung von CMMS-Software ein langwieriger Prozess sein kann, der mehrere Wochen oder Monate dauern kann, ist eine verlängerte Rückerstattungsfrist angemessen.

Was kostet die Einrichtung?

Die Kosten für die Softwareimplementierung können teuer und ein entscheidender Deal Breaker sein. Erkundigen Sie sich unbedingt nach den typischen Einrichtungskosten und fragen Sie, wie viel ihre Kunden normalerweise im ersten Jahr als Kunde zahlen. Da jedes Unternehmen unterschiedliche Umsetzungshürden hat, bauen Sie ein Polster in die Schätzung ein.

Die Systemeinrichtung erfolgt normalerweise auf zwei Arten:Der Kunde richtet alles ein oder der Kunde bezahlt das CMMS-Softwareunternehmen für die Unterstützung des Prozesses. Die Entscheidung über die Selbsteinrichtung sollte nicht nur von den Kosten geleitet werden, sondern auch von den verfügbaren technischen Fähigkeiten, die für die Durchführung des Prozesses erforderlich sind. Für einige Unternehmen können die Zeit, die Ressourcen und die Frustration, die mit einem Selbsteinrichtungsprozess verbunden sind, die Entscheidung treffen, die Unterstützung des Anbieters in Anspruch zu nehmen. In diesem Fall sind Anbieter möglicherweise eher bereit, Ihre Datenbank zu füllen und Ihre Mitarbeiter zu schulen. Wenn Sie Geld sparen möchten, indem Sie Ihre neue CMMS-Software selbst einrichten, das System jedoch so kompliziert ist, dass Sie die Hilfe des Anbieters benötigen, ist dies möglicherweise nicht die richtige Software für Sie. Im Allgemeinen sind webbasierte Systeme einfacher zu implementieren als Vor-Ort-Systeme, die dedizierte Hardware erfordern. Es ist wichtig, die Kostenunterschiede rechtzeitig einzuschätzen, wenn Sie erwägen, sich vom Anbieter unterstützen zu lassen.

2 Fragen zum technischen Support, die Sie jedem CMMS-Anbieter stellen sollten

Selbst die benutzerfreundlichste Software kann von Wachstumsschmerzen begleitet sein; Der wichtige Faktor ist sicherzustellen, dass eine angemessene Schulung und ein robustes Support-Personal in der Lage sind, sicherzustellen, dass Schwierigkeiten minimiert werden. Wenn Sie planen, ein IPS erfolgreich zu implementieren, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Anbieter über ein Team verfügt, das Ihr Unternehmen unterstützt. Hier sind zwei Fragen an Ihren Anbieter während Ihrer ersten Beratung:

Bieten sie Schulungen an?

Finden Sie heraus, ob der CMMS-Anbieter Sie darin schult, Datenbanken einzurichten, Daten einzugeben, vorbeugende Wartungsarbeiten zu planen und Arbeitsaufträge in die Warteschlange zu stellen – sowie andere Dienstleistungen, die Ihr Team von Ihrem CMMS benötigt. Informieren Sie sich auch, ob Schulungen in Ihrer monatlichen Gebühr (oder der Einrichtungsgebühr) enthalten sind. Wenn nicht, wie hoch sind die zusätzlichen Kosten für die Schulung?
Der beste Ansatz besteht darin, sicherzustellen, dass einige Schlüsselpersonen wie das Management und andere wichtige Benutzer so schnell wie möglich in der Software geschult werden. Diese Führungskräfte können ihr Wissen dann im Laufe der Zeit an andere Mitglieder des Wartungsteams weitergeben. Durch das Teilen von Informationen auf diese Weise können Sie Geld sparen, wenn der von Ihnen ausgewählte CMMS-Anbieter Gebühren für Schulungen und Support erhebt.

Ist der Support leicht zu erreichen?

Finden Sie heraus, in welchen Zeiträumen der Support kontaktiert werden kann und, ebenso wichtig, die erwartete Reaktionszeit. Informieren Sie sich über die Kommunikationswege, die Ihnen zur Verfügung stehen? Abhängig von den Umständen und der Tageszeit kann E-Mail am besten funktionieren, während zu anderen Zeiten die Kommunikation per Telefon oder Chat bevorzugt wird.
Finden Sie heraus, ob das Support-Team qualifiziert ist? Mit anderen Worten, werden Sie eine 800-Callcenter-Nummer anrufen, bei der das technische Supportpersonal ausgelagert ist, oder werden Sie mit fest angestellten Technikern interagieren, die in der Lage sind, Fehler zu beheben und das Kundenerlebnis zu verbessern?

Für die meisten Kunden, die in ein CMMS investieren, ist die Einrichtung eines planmäßigen vorbeugenden Wartungsprogramms der Kern ihres Geschäfts. Wenn ein Systemfehler die Funktionalität Ihrer vorbeugenden Wartung oder eine wichtige Funktion stört, ist es wichtig, dass das Problem so schnell wie möglich behoben wird. Telefon-Tags zu spielen, 45 Minuten in der Warteschleife zu sein oder ein Arbeitsauftragsticket an jemand anderen weiterleiten zu lassen, kann frustrierend und teuer sein. Erkundigen Sie sich, wie und von wem diese Probleme behandelt werden. Support ist etwas, an das Unternehmen selten denken, bis ein Problem auftritt. Erkundigen Sie sich nach Supportdiensten, bevor Sie ein CMMS kaufen.

3 Fragen, die Sie sich zu Ihrem langfristigen CMMS-Erfolg stellen sollten

Beim Kauf von CMMS-Software ist es üblich, sich auf die Gegenwart zu konzentrieren, wobei sich Bedenken auf Probleme im Zusammenhang mit Installationskosten und der Schulung der Mitarbeiter in ihrer Verwendung konzentrieren. Allzu oft werden Probleme übersehen, die sich darauf beziehen, wie sich das System in Zukunft auf Ihr Unternehmen auswirken wird, während es wächst und sich weiterentwickelt. Stellen Sie sicher, dass Sie diese drei Faktoren berücksichtigen, die sich in Zukunft auf Ihr Unternehmen auswirken könnten:

Kann Ihre IPS-Software mit dem Wachstum Ihres Unternehmens skalieren?

Unternehmen sind dynamisch, was bedeutet, dass sie sich im Laufe der Zeit verändern und weiterentwickeln. Sprechen Sie mit Ihrem IPS-Anbieter und finden Sie heraus, ob sich die Software an das Unternehmenswachstum anpassen lässt, einschließlich der Erweiterung eines Gebäudes, der Aufstockung des Personals oder der Änderung der Pflichten und Aufgaben des Wartungspersonals. Krankenhäuser zum Beispiel erleben ständige Veränderungen wie die Einführung neuer Geräte, die täglich gewartet werden müssen, oder die Hinzufügung einer Flotte von Krankenwagen, die rund um die Uhr im Einsatz sein müssen. In diesem Fall sollte ein CMMS in der Lage sein, diese Herausforderungen zu bewältigen. Anticipate that your company will likely evolve, and that your software must evolve with you. Ensure that all the details of the software’s expansion capabilities are laid out ahead of time.

Anticipate the possibility that your company will evolve, and that your software must be able to evolve with you. Ensure that all the details are laid out ahead of time so that your company isn’t caught off-guard in the midst of a major change or expansion.

Can the data be extracted for use in another CMMS system?

If your company grows beyond the limits of the software you select, it is important that you don’t find yourself in the position of having to start from scratch with a new system. An important issue to consider is, will the vendor allow you to repurpose the data stored on their system for use in a new maintenance management software system? Be sure to inquire about the procedure should data extraction become necessary.

What is the frequency of software updates?

Reputable software companies have a team of developers that are always working on improving its software. Updates are common and indicate that your CMMS vendor is invested in sustaining a lifetime relationship with satisfied customers. In general, web-based software is updated more frequently than software that is installed on a business’ own servers. However, these updates do not generally result in an interruption of service. Since differences in update frequency and associated downtimes vary from one vendor to another and from one format to another, it is best to inquire about how frequently software updates are released, at what time they are released, and what, if any down times can be expected during update installations.

To Find the Right CMMS For Your Business, You Have to Ask Questions and Find Answers

If you are still trying to keep track of your maintenance needs using a spreadsheet, it’s time to consider a CMMS as a more efficient, productive and profitable alternative. The U.S. Department of Energy reports that, on average, companies reported a 20% decrease in equipment downtime once maintenance management system software was implemented. Yet, even with the potential for large cost savings, you may already know that finding a CMMS that fits your business can be daunting.