Erwerb einer einfachen CMMS-Software

Ohne Zweifel kann die Umstellung auf ein Computerized Maintenance Management Software (CMMS)-System eine entmutigende Erfahrung sein, insbesondere für Geschäftsinhaber, die sich seit vielen Jahren auf Tabellenkalkulationen verlassen, um ihre Wartungsvorgänge zu verwalten. Das Erkennen des Änderungsbedarfs kann eine Herausforderung für sich sein, da es bedeutet, eine robustere und effizientere Lösung zu finden, um eine Methode zu ersetzen, die die Anforderungen des Unternehmens nicht mehr erfüllt. Daher beginnt Ihre Suche nach einer einfachen CMMS-Software. Darüber hinaus haben viele Geschäftsinhaber Schwierigkeiten damit, ein automatisiertes Wartungssystem einzuführen, das sich völlig von herkömmlichen „Bleistift und Papier“-Ansätzen unterscheidet. Hier sind einige häufig gestellte Fragen:

Wird ein CMMS meinen Wartungsbetrieb wirklich verbessern?
Wie viel kostet mich eine CMMS-Software in Bezug auf finanziellen Aufwand, Ressourcen und Zeit?
Wie viel Aufwand ist mit der Umstellung auf ein CMMS verbunden?
Wie einfach ist ein CMMS zu bedienen?
Werden meine Mitarbeiter tatsächlich ein IPS verwenden?
Wie passt sich das CMMS an die sich ändernden Anforderungen meines Unternehmens an?
Kann ich von überall aus auf das CMMS zugreifen?
Wird ein CMMS meinem Unternehmen am Ende Geld sparen?

Angesichts dieser und anderer Bedenken ist es verständlich, warum viele Geschäftsinhaber zögern, ein kostenpflichtiges Wartungssoftwaresystem einzuführen. Glücklicherweise gibt es eine Möglichkeit, zuerst mit einem kostenlosen einfachen CMMS-Softwaresystem eine Probefahrt zu machen. Diese Systeme verfügen zwar nicht über alle Funktionen oder sind so anpassbar wie gebührenpflichtige CMMS, sie geben Geschäftsinhabern jedoch einen Eindruck davon, wie sie arbeiten und was sie tun können. Für einige Geschäftsinhaber kann die kostenlose CMMS-Software die perfekte langfristige Lösung sein, während sie für andere ein Sprungbrett zu einem fortschrittlicheren System sein kann. Hier sind einige Dinge, die Sie beim Erwerb einer kostenlosen und einfachen Version der automatisierten Wartungssoftware beachten sollten.

Grundlagen einer einfachen CMMS-Software

Ein guter Ausgangspunkt für diejenigen, die neu in der automatisierten Wartungsmanagementsoftware sind, besteht darin, zunächst zu verstehen, worum es bei diesen Systemen geht. Aktuelle Wartungsmanagement-Software bietet Unternehmen die Möglichkeit, Arbeitsaufträge zu verfolgen, schnell genaue Berichte zu erstellen und sofort zu bestimmen, welche ihrer Anlagen eine vorbeugende Wartung erfordern. Diese Verbesserung hat zu einer längeren Lebensdauer der Ausrüstung, einer verbesserten Organisation, einem besseren Zeitmanagement und einer besseren Arbeitsauslastung und letztendlich zu niedrigeren Betriebskosten und höheren Unternehmensgewinnen geführt.

Das Herzstück eines effizient geführten Betriebs sind gut gewartete Geräte und Vermögenswerte. Schlecht gewartete Geräte führen im Allgemeinen zu unerwarteten Ausfällen, kostspieligen Reparaturen und häufig zum Austausch von Geräten. Die Durchführung regelmäßiger vorbeugender Wartung ist der beste Weg, um unvorhergesehene Geräteausfälle zu vermeiden und gleichzeitig ihre Lebensdauer zu verlängern. Wenn es um vorbeugende Wartung geht, stellen CMMS eine Checkliste aller Aufgaben bereit, die mit der Wartung jedes Gerätes verbunden sind, und erstellen Routinepläne, senden Benachrichtigungen und Erinnerungen und erstellen Berichte. Da die vorbeugende Wartung der wertvollste Aspekt eines CMMS ist, ist es wichtig, dass das gewählte automatisierte System – kostenlos oder nicht – in der Lage ist, routinemäßige Wartungsprüfungen zu überwachen.

Funktionen, die in kostenlosen CMMS-Softwaresystemen angeboten werden

Diese Systeme werden von einer Reihe von CMMS-Anbietern hauptsächlich als Testversion für ihre kostenpflichtigen Systeme oder als Plattform für Werbung angeboten. Kostenlose CMMS-Software ist in einem herunterladbaren Format oder als On-Premise-Format verfügbar, was bedeutet, dass die Software auf dem Server eines Unternehmens untergebracht und gewartet werden muss. Kurz gesagt, kostenlose Wartungssoftware ist „einfach“, wo Sie bei einigen Anbietern, die jetzt E-Mail-Funktionen anbieten, angemessene vorbeugende Wartungsfunktionen finden. Diese Systeme eignen sich am besten für kleine Betriebe mit weniger als 100 Assets.

Dinge, die Sie bei kostenlosen CMMS beachten sollten

Wenn Sie darüber nachdenken, kostenlose einfache CMMS-Software zu erwerben, fallen Ihnen sofort zwei Sprichwörter ein:„Sie bekommen, wofür Sie bezahlen“ und „Nichts im Leben ist kostenlos“. Es ist wichtig zu beachten, dass die Basissoftware zwar kostenlos oder frei zugänglich ist, es jedoch einige wichtige Einschränkungen gibt, die zu zusätzlichen Kosten und Zeitbeschränkungen führen. Hier sind einige, die es wert sind, in Betracht gezogen zu werden:

• Der Zugriff auf einige kostenlose CMMS-Softwaresysteme ist zeitlich begrenzt, z. B. auf 30 oder 60 Tage.
• Einige Open-Access-Software ist mit Werbung geladen.
• Wenn ein On-Premise-Format ausgewählt wird, ist der Benutzer vollständig für die Installation und Wartung der Software verantwortlich. Zu den zusätzlichen Kosten gehören ein Techniker vor Ort, der für die Systemwartung, die Computerhardware sowie die Kosten für den Kauf von Antivirensoftware verantwortlich ist.
• Kostenlose CMMS-Systeme werden nicht mit routinemäßigen Updates der Software geliefert.
• Für kostenlose CMMS-Software sind kein technischer Support oder Tutorials verfügbar.
• Open-Access-CMMS-Software ist statisch, was bedeutet, dass sie nicht an die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden kann.
• Funktionen wie mobiler Zugriff, Barcode-Scannen, Dokumenten-Uploads und andere Bildgebung, die routinemäßig bei kostenpflichtigen CMMS-Systemen verfügbar sind, sind in der kostenlosen CMMS-Software nicht enthalten.

Schlussfolgerung

Der Wechsel zu einem automatisierten Wartungsmanagementsystem ist eine große Entscheidung, nicht nur in Bezug auf die Kosten, sondern auch in Bezug auf die Zeit- und Ressourcenzuweisung. Aus diesem Grund ist es absolut sinnvoll, dass Geschäftsinhaber gut darüber informiert sein möchten, was sie kaufen, bevor sie auf der gepunkteten Linie unterschreiben. Eine Probefahrt scheint nur dann ein sinnvoller Ansatz zu sein, wenn sie kostengünstig und mit minimalem Energieaufwand durchgeführt werden kann. Betriebe, die am meisten von kostenloser CMMS-Software profitieren, sind Betriebe mit:

• Weniger als 100 Inhalte
• Ein begrenzter Vorrat an Ersatzteilen
• Minimale reaktive Wartung
• Kein technischer Support erforderlich
• Kein mobiler Zugriff erforderlich

Für Unternehmen, die in der Lage sind, innerhalb dieser Parameter zu arbeiten, kann ein kostenloses, einfaches CMMS-Softwarepaket eine ausgezeichnete Wahl sein, entweder als langfristige Wartungsmanagementlösung oder als kurzfristige Option, wenn es darum geht, festzustellen, ob ein CMMS eine geeignete Methode zur Verwaltung von Wartungsvorgängen im Laufe der Zeit ist . Wenn Open-Access-CMMS-Systeme keine praktikable Option sind, bieten Anbieter von gebührenpflichtigen Systemen alternativ Demos zu ihren Systemen sowie Gelegenheiten zu ausführlichen Diskussionen über ihre Produkte, Serviceoptionen und Gebührenstrukturen an. Sich der oben genannten Einschränkungen bewusst zu sein, dient als hilfreicher Leitfaden bei der Entscheidung, ob der Erwerb einer kostenpflichtigen CMMS-Software der richtige Weg für Ihr Unternehmen ist.