Vier Möglichkeiten, eine Straßenkontrolle zu bestehen

Folgendes müssen Fahrer, Eigentümer und Flottenmanager wissen, um intensive Straßenkontrollen durch Bundesbehörden zu bestehen.

Als Lkw-Fahrer, Eigentümer-Betreiber oder Sicherheitsmanager einer Flotte kennen Sie vielleicht das Wort „Audit“. Es gibt drei Fälle, in denen ein Sicherheitsaudit oder -inspektion am Straßenrand der Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA) oder des US-Verkehrsministeriums (DOT) durchgeführt werden kann:Audit für neue Marktteilnehmer, Compliance-Audit und gezieltes Audit.

Laut FMCSA sind „Straßenkontrollen Prüfungen von Nutzfahrzeugen und/oder Fahrern durch Inspektoren des Motor Carrier Safety Assistance Program (MCSAP). MCSAP-Inspektoren führen Straßenkontrollen an Nutzfahrzeugen und Fahrern durch, um zu überprüfen, ob diese den Federal Motor Carrier Safety Regulations (FMCSRs) und/oder Hazardous Materials Regulations (HMRs) entsprechen.“

Die Nichteinhaltung der FMCSA- oder DOT-Regeln und -Vorschriften während eines Audits kann zu schwerwiegenden Verstößen führen, z. B. zur Außerdienststellung eines Fahrers oder zu einer Geldstrafe. Im Jahr 2018 gab es 4.534 abgeschlossene Durchsetzungsverfahren mit Geldstrafen in Höhe von 34,3 Millionen US-Dollar, einer Höchststrafe von 129.400 US-Dollar und einer durchschnittlichen Geldstrafe von 7.556 US-Dollar. Im Geschäftsjahr 2018 gab es insgesamt 3.532.555 Straßenkontrollen mit einer Fahrer-Außer-Service-(OOS)-Rate von 4,78 Prozent und einer Lkw-OOS-Rate von 20,82 Prozent. Oftmals wird der Fahrer mit einer Inspektion herausgefordert, weil er nicht vorbereitet ist oder nicht versteht, wie die Tools und Technologien für die Einhaltung der Vorschriften zu verwenden sind.

Der folgende Leitfaden soll Ihnen dabei helfen, zu bestehen und Ihren Fahrern zum Erfolg zu verhelfen.

Erfahren Sie, wie Sie Ihr ELD verwenden

Der Rechnungsprüfer wird wahrscheinlich acht Tage lang Aufzeichnungen über den Dienststatus (RODS) verlangen. Die schnelle und effiziente Bereitstellung dieser Informationen ist der Schlüssel zum Bestehen einer Straßeninspektion. Zu wissen, wie Sie Ihr elektronisches Protokollierungsgerät (ELD) verwenden, erfordert Zeit und Übung. Die meisten ELD-Anbieter bieten Online-Tutorials und ein ELD-Handbuch zu Schulungszwecken an. Das Handbuch muss immer an Bord Ihres LKWs mitgeführt werden. Nachdem Sie die Schulungen abgeschlossen und das Handbuch gelesen haben, beginnen Sie mit der Verwendung des ELD, um sich mit seiner Funktionsweise, den verfügbaren Informationen und dem „Schnickschnack“ des Systems vertraut zu machen.

Stellen Sie sicher, dass Sie und Ihre Fahrer nicht nur die Grundlagen der ELD-Funktion kennen, sondern auch wissen, wie die RODS-Aktivität hochgeladen wird. Gemäß den FMCSA-Richtlinien müssen die RODS eines Fahrers elektronisch entweder durch eine „Telematik“ oder „lokale“ Übertragung übertragen werden. Eine Telematikübertragung erfolgt über verschlüsselte E-Mail oder Webservices. Eine lokale Übertragung erfolgt über USB 2.0 oder Bluetooth. Um sicherzustellen, dass die Strafverfolgungsbehörden während einer Straßenkontrolle immer die Betriebsstundendaten (HOS) erhalten können, muss ein Fahrer entweder die Anzeige oder einen Ausdruck bereitstellen können, wenn ein autorisierter Sicherheitsbeamter eine physische Anzeige der Informationen fordert.

Investieren Sie in die richtigen Tools

Eine der ersten Anfragen, die ein Beamter während eines Straßenaudits stellt, besteht oft darin, die letzten acht Tage Ihres RODS zu sehen. Die Investition in die richtigen Tools ist der erste Schritt, um Sie und Ihre Fahrer auf ein erfolgreiches Roadside-Audit vorzubereiten. Mit dem jüngsten ELD-Mandat sollen Spediteure die neuesten RODS auf Knopfdruck elektronisch bereitstellen können. Einer der Vorteile der Verwendung eines ELD besteht darin, dass Sie auf einfache Weise auf tägliche Protokolle zugreifen, diese organisieren und speichern können. Kompatible ELDs erfassen und speichern Daten vom Lkw auf dem Gerät selbst, die dann auf einen Cloud-Server hochgeladen werden. Wenn Sie in einen ELD-Anbieter investieren, müssen Sie unbedingt wissen, wie und wo Ihre Daten gespeichert sind und wie Sie sie bei Bedarf einfach abrufen können.

Die Investition in einen ELD-Anbieter, der von einem zugänglichen und sachkundigen Support-Team unterstützt wird, ist beim Durchlaufen eines Auditprozesses unerlässlich. Wenn Sie oder Ihr Fahrer sich in einer Audit-Situation befinden, sollte Ihr ELD-Anbieter in der Lage sein, die erforderlichen Schritte durchzuführen, um dem Audit-Beauftragten die angeforderten Informationen zur Verfügung zu stellen. Die beste Vorgehensweise bei der Investition in Werkzeuge für Ihre Flotte besteht darin, geeignete Schulungsmaterialien und Schulungssitzungen bereitzustellen, um Ihren Fahrern das Wissen zur Verwendung des ELD-Systems zu vermitteln.

Organisieren Sie Ihre Protokolle und Unterlagen

Allgemeine organisatorische Fähigkeiten können auf vielfältige Weise zu Ihren Gunsten wirken. Die Aufrechterhaltung einer sauberen und organisierten LKW-Kabine kann Prüfern und „Außenstehenden“ zeigen, dass Sie es mit Ihrem Geschäft ernst meinen. Als Fahrer ist Ihr Lkw-Fahrerhaus Ihr Büro. Sie möchten kein Meeting mit losen Papieren und Müll auf Ihrem Schreibtisch durchführen. Eine gute Organisation kann einen positiven Eindruck vermitteln, dass Sie es ernst meinen.

Ebenso wichtig ist die Organisation im Backend. Implementieren Sie eine tägliche Protokollprüfung, um sicherzustellen, dass Ihre RODS genau sind. Wenn Ihre RODS Fehler aufweisen, vermerken Sie alle Unstimmigkeiten und zertifizieren Sie Ihre Protokolle, bevor Sie Ihren Arbeitstag beenden. Die Implementierung guter organisatorischer Gewohnheiten erhöht Ihre Chancen, ein Roadside-Audit zu bestehen.

Während eines Straßenaudits können Sie aufgefordert werden, mehrere Verifizierungsdokumente vorzulegen, wie z. Unternehmensüberprüfung und Papiere, die belegen, dass Notfallversorgungseinrichtungen (wie Feuerlöscher, ein gut sortierter Erste-Hilfe-Kasten, reflektierende DOT-Dreiecke und Straßennotfackeln) auf dem neuesten Stand und an Bord sind.

Eine gute Möglichkeit, diese Dokumente zu organisieren, besteht darin, eine Ziehharmonikamappe oder einen Ordner mit drei Ringen aufzubewahren. Um organisierte und gut geführte Wartungsaufzeichnungen zu gewährleisten, richten Sie eine tägliche Wartungsroutine ein:Inspizieren Sie Ihr Fahrzeug, notieren Sie alle Änderungen oder Probleme und zertifizieren Sie die Tagebücher, um sicherzustellen, dass die letzten sieben Tage jederzeit zur Inspektion bereit sind. Die besten ELD-Systeme ermöglichen es den Fahrern, mit ihrer ELD-Anwendung den Daily Vehicle Inspection Report (DVIR) zu dokumentieren. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass Ihre letzten sieben Tage korrekt sind, bevor Sie einen neuen Fahrtag beginnen. Wenn es irgendwelche Probleme mit Ihren letzten sieben Tagen von RODS gibt, seien Sie bereit, die Umstände der Probleme zu erklären, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Ein Beispiel für eine Anmerkung wäre, wenn der Fahrer den Grund für die Suche nach einem sicheren Parkplatz für die Nacht mit Personenbeförderung (PC) erläutern möchte.

Gut mit anderen umgehen

Dieser letzte Schritt ist für uns die „goldene Regel“ für das Bestehen eines Roadside-Audits. Versetzen Sie sich für einen Moment in die Lage des Auditors/Inspektors. Straßenkontrollen sind ein Teil des Transportgeschäfts, um sicherzustellen, dass nur mandatskonforme, professionelle und sichere Fahrer das Privileg erhalten, ein Nutzfahrzeug auf den Autobahnen unseres Landes zu betreiben. Der Beamte hat den ganzen Tag das „Vergnügen“, Fahrer zu auditieren.

Welche Fahrer werden Ihrer Meinung nach bei ihren Inspektionsergebnissen besser abschneiden? Diejenigen, die ungeduldig, unhöflich und schroff gegenüber einem Inspektor sind, weil sie einfach ihre Arbeit machen? Unwahrscheinlich. Eine selbstbewusste, positive und professionelle Haltung ebnet oft den Weg für ein viel günstigeres Ergebnis im Umgang mit dem Prüfer als ein negatives. Wir haben oft gesehen, dass ein höflicher, geduldig und respektvoller Fahrer bei einer Straßenkontrolle mit größerer Wahrscheinlichkeit erfolgreich ist. Dieser Ansatz beseitigt die Emotionen und konzentriert den Austausch auf die jeweilige Aufgabe, sodass der Fahrer die Werkzeuge und Systeme kennen und vertrauen kann, die zur Aufrechterhaltung eines sicheren und effektiven täglichen Betriebs verwendet werden.

Vertrauen Sie auf Ihre Logs, sich selbst als Fahrer und Ihr Geschäft; Seien Sie geduldig mit dem Prozess und respektvoll gegenüber dem Beamten, der die Prüfung durchführt. Ihre Einstellung ist eine Sache, die Sie kontrollieren können, und wird zweifellos das Ergebnis des Stopps am Straßenrand beeinflussen.

Ken Evans ist CEO und Gründer von Konexial , ein Anbieter von Electronic Logging Device (ELD)-Technologie.