Vier bewährte Strategien, um eine bundesstaatliche Straßenkontrolle zu bestehen

Was Fahrer, Owner-Operatoren und Flottenmanager über das Bestehen intensiver Straßenkontrollen durch Bundesbehörden wissen müssen.

Als LKW-Fahrer, Owner-Operator oder Sicherheitsmanager einer Flotte sind Sie vielleicht mit dem Wort „Audit“ vertraut. Drei Situationen, in denen ein Roadside Safety Audit oder Inspektion durch Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA) oder US Department of Transportation (DOT) durchgeführt werden kann: New Entrant Audit, Compliance Audit, Targeted Audit.

Laut FMCSA: „Straßenkontrollen sind Untersuchungen von Nutzfahrzeugen und/oder Fahrern durch Motor Carrier Safety Assistance Program (MCSAP) Inspektoren. MCSAP Inspektoren führen Straßenkontrollen an Nutzfahrzeugen und Fahrern durch, um zu prüfen, ob sie den Federal Motor Carrier Safety Regulations (FMCSRs) und/oder Hazardous Materials Regulations (HMRs) entsprechen.“

Nichteinhaltung von FMCSA- oder DOT-Regeln während eines Audits kann zu schweren Verstößen führen: Fahrer wird Out-of-Service gestellt oder bestraft. 2018 gab es 4.534 abgeschlossene Enforcement-Cases mit 34,3 Mio. $ Bußgeldern, Höchststrafe 129.400 $, Durchschnitt 7.556 $. Im FY 2018 insgesamt 3.532.555 Straßenkontrollen, Driver Out-of-Service (OOS) Rate 4,78 %, Truck OOS Rate 20,82 %. Oft ist der Fahrer durch Inspektion gefordert, weil er unvorbereitet ist oder nicht versteht, wie er Tools und Technologie für Compliance nutzt.

Folgender Leitfaden soll Ihnen helfen, zu bestehen, und Ihre Fahrer zum Erfolg zu führen.

ELD bedienen lernen

Der prüfende Officer wird wahrscheinlich acht Tage Records of Duty Status (RODS) anfordern. Diese Info schnell und effizient bereitzustellen, ist Schlüssel zum Bestehen. ELD (Electronic Logging Device) bedienen zu können, kommt mit Zeit und Übung. Die meisten ELD-Anbieter haben Online-Tutorials und stellen ELD-Handbuch für Schulung bereit. Das Handbuch muss jederzeit im LKW an Bord bleiben. Nach Schulungssessions und Handbuch-Review: ELD nutzen, um vertraut zu werden mit Funktion, verfügbaren Infos, „Bells and Whistles“ des Systems.

Neben Grundlagen: Sicherstellen, dass Sie und Ihre Fahrer wissen, wie RODS-Aktivität hochgeladen wird. Per FMCSA-Richtlinien muss RODS elektronisch via „Telematics“ oder „Local“ Transfer übertragen werden. Telematics Transfer via verschlüsselte E-Mail oder Web Services. Local Transfer via USB 2.0 oder Bluetooth. Um sicherzustellen, dass Strafverfolgung immer Hours-of-Service (HOS) Daten während Straßenkontrolle empfangen kann, muss Fahrer entweder Display oder Printout bereitstellen können, wenn autorisierter Safety Official physische Anzeige der Infos anfordert.

In die richtigen Tools investieren

Oft erste Anfrage eines Officers während Roadside-Audit: Letzte acht Tage RODS sehen. In richtige Tools zu investieren, ist erster Schritt für erfolgreichen Roadside-Audit. Mit jüngstem ELD-Mandat sollten Carrier neueste RODS elektronisch per Knopfdruck bereitstellen können. Ein Perk von ELD: Einfacher Zugriff, Organisation, Speicherung täglicher Logs. Konforme ELDs zeichnen Daten vom LKW auf dem Gerät auf, laden dann auf Cloud-Server hoch. Bei ELD-Provider-Investment: Unbedingt wissen, wie und wo Ihre Daten gespeichert sind und wie einfach abrufbar bei Bedarf.

ELD-Provider mit zugänglichem, kompetentem Support-Team ist essenziell bei Audit-Prozess. Wenn Sie oder Ihr Fahrer in Auditsituation: Provider sollte notwendige Steps für Bereitstellung der vom Officer angeforderten Infos durchgehen können. Best Practice bei Tool-Investition für Flotte: Richtige Schulungsmaterialien und Sessions bereitstellen, um Fahrer mit Wissen zur ELD-System-Nutzung auszustatten.

Logs und Papierkram organisieren

Allgemeine Organisationsskills wirken sich vielfältig positiv aus. Sauberes, organisiertes Fahrerhaus zeigt prüfenden Officer und „Außenstehenden“, dass Sie Ihr Business ernst nehmen. Als Fahrer ist Ihr Cab Ihr Büro. Sie würden kein Meeting mit losen Papieren und Müll auf dem Schreibtisch führen. Gut organisiert sein gibt positiven Eindruck: Sie meinen Business ernst.

Backend-Organisation ebenso wichtig. Täglichen Log-Check implementieren für RODS-Genauigkeit. Fehler in RODS: Diskrepanzen annotieren, Logs vor Schichtende zertifizieren. Gute Organisationsgewohnheiten erhöhen Chancen, Roadside-Audit zu bestehen.

Während Roadside-Audit könnten Sie aufgefordert werden, diverse Verifikationsdokumente vorzulegen: acht Tage RODS, Routine-Wartungspapiere, planmäßige Wartungspapiere mit Fälligkeitsdatum, Fahrzeug-ID mit Leasing-Papieren (falls geleast), Firmenverifikation, Papiere dass Notfallausrüstung (Feuerlöscher, gut bestückter Erste-Hilfe-Koffer, DOT-Reflektordreiecke, Notfall-Fackeln) aktuell und an Bord sind.

Guter Weg für Dokumentenorganisation: Akkordeonordner oder Ringordner. Für geordnete, gepflegte Wartungsrecords: Tägliche Wartungsroutine etablieren – Fahrzeug inspizieren, Änderungen/Probleme notieren, Tageslogs zertifizieren, damit vorherige sieben Tage jederzeit inspektionbereit. Beste ELD-Systeme ermöglichen Fahrern, ELD-App für Daily Vehicle Inspection Report (DVIR) zu nutzen. Wichtig: Vorherige sieben Tage vor neuem Fahrtag auf Genauigkeit prüfen. Probleme in letzten sieben Tagen RODS: Umstände erklären können, wenn gefragt. Beispiel Annotation: Fahrer erklärt Grund für Personal Conveyance (PC) zum Finden sicherer Parkplatz für Nacht.

Anderen freundlich begegnen

Dieser finale Schritt ist unsere „Goldene Regel“ für Roadside-Audit-Bestehen. Versetzen Sie sich kurz in Auditor/Inspector. Straßenkontrollen sind Teil des Transportbusiness, um sicherzustellen, dass nur mandate-compliant, professionelle, sichere Fahrer das Privileg erhalten, Nutzfahrzeuge auf unseren Highways zu betreiben. Der Officer hat das „Vergnügen“, den ganzen Tag Fahrer zu auditieren.

Welche Fahrer werden wohl bessere Inspektionsergebnisse haben? Ungeduldige, unhöfliche, abrupte gegenüber Inspector, der nur seinen Job macht? Eher nicht. Selbstbewusste, positive, professionelle Einstellung ebnet oft Weg für weit günstigeres Ergebnis im Umgang mit Inspector als negative. Wir haben oft gesehen: höflicher, geduldiger, respektvoller Fahrer hat mehr Erfolg bei Roadside-Audit. Dieser Ansatz entfernt Emotion und fokussiert Austausch auf Aufgabe, erlaubt Fahrer, wissend und selbstbewusst zu Tools und Systemen für sichere, effektive tägliche Operationen zu sein.

Vertrauen Sie Ihren Logs, sich selbst als Fahrer, Ihr Business; seien Sie geduldig mit Prozess und respektvoll zum prüfenden Officer. Ihre Einstellung ist das Eine, das Sie kontrollieren können, und wird zweifellos das Ergebnis des Roadside-Stops beeinflussen.

Ken Evans ist CEO und Gründer von Konexial, Anbieter von Electronic Logging Device (ELD) Technologie.