Vorteile von CMMS-Software 

Wir verbringen bei Hippo so viel Zeit damit, über die Vorteile unserer CMMS-Lösung zu schreiben, dass wir unsere eigenen Leitsätze entwickelt haben. Weil sie schön und kurz sind, haben sie eine Schlagkraft und sparen gleichzeitig Zeit und Platz.

Aber es lohnt sich, sie genauer zu betrachten, um besser zu verstehen, was genau die Vorteile von CMMS sind.

Zugriff von überall aus der Cloud

Dieser kommt immer dann zur Sprache, wenn wir über die Vorteile eines modernen CMMS sprechen, das durch Cloud Computing unterstützt wird. In vielen Fällen vergleichen wir sie mit traditionellen papier- und tabellenbasierten Methoden, die sowohl langsam als auch anfällig für ihre eigenen einzigartigen Frustrationen sind.

Auf Papier gibt es nur eine Kopie des Arbeitsauftrags, und das bedeutet, dass Ihre Daten oft unvollständig und immer fragil sind. Unvollständig, weil man immer nur so viel auf ein einziges Blatt Papier kritzeln kann. Techniker erhalten eine grundlegende Beschreibung, an welchem ​​Asset gearbeitet werden soll und welche Art von Arbeit erledigt werden muss. Bei so viel Lesen zwischen den Zeilen gibt es viel Rätselraten. Und die Daten sind fragil, weil es leicht ist, ein Blatt Papier zu verlegen.

Bei Tabellenkalkulationen haben Sie das gegenteilige Problem. Anstatt eine Kopie zu haben, haben Sie einen Haufen. Die auf Ihrem Desktop, plus die, die Sie sich selbst per E-Mail als Backup geschickt haben, und dann gibt es noch die, die Sie an den Techniker gesendet haben. Die Probleme beginnen, sobald Sie Änderungen an einer dieser Kopien vornehmen, denn jetzt haben Sie keine Kopien, sondern Versionen. Änderungen, die Sie in einer Datei vornehmen, werden nicht auf die anderen Dateien übertragen, und es wird schnell unmöglich zu wissen, welche Version die neueste ist und welche die richtigen Daten enthält. Wenn Sie versuchen, den Arbeitsauftrag mit neuen Informationen zu aktualisieren, hat der Techniker keine Ahnung. Sie arbeiten immer noch an den alten Daten. Und wenn sie ihre Version aktualisieren, Notizen hinzufügen oder schließen, wissen Sie es nicht, bis sie es Ihnen sagen. Denken Sie daran, dass Sie nur Ihre Versionen der Dateien sehen können.

Moderne CMMS-Software nimmt alle Ihre Daten und legt sie an einem Ort ab. Tatsächlich erledigen wir die gesamte IT-Schwerarbeit für Sie. Wir kümmern uns um Datensicherungen und Software-Sicherheitsupdates. Änderungen werden in Echtzeit behandelt; Wenn Sie einen Arbeitsauftrag zuweisen oder ein Techniker einen abschließt, kann es jeder sehen. Und wir stellen die Daten von jedem mit dem Internet verbundenen Computer oder mobilen Gerät zur Verfügung. Letztendlich bedeutet „von überall und jederzeit“, dass Ihr gesamtes Team unabhängig von seinem Standort mit denselben Daten arbeitet. Der Vorteil ist, dass Sie immer mit genauen, zuverlässigen Daten arbeiten. Mühelos halten Sie alle auf dem Laufenden, die dort sein müssen.

Optimierte Arbeitsabläufe für Arbeitsaufträge 

In gewisser Weise ist dies ein kleiner Übertrag von den Vorteilen, alle Ihre Daten in einer zentralen Datenbank zu haben, die in Echtzeit aktualisiert wird. Anstatt jedes Mal ins Büro zurücklaufen zu müssen, wenn sie einen Arbeitsauftrag abschließen und einen neuen benötigen, können Techniker unterwegs auf Aufgaben zugreifen. Moderne Arbeitsauftragssoftware reduziert die Ausfallzeiten der Techniker zwischen Aufgaben und steigert die Produktivität.

Aber es sagt Technikern nicht nur, wohin sie gehen und was sie tun sollen. Arbeitsauftragssoftware gibt ihnen alles, was sie brauchen, um effizient zu arbeiten und schnell abzuschließen, einschließlich: 

• Vervollständigen Sie die Reparatur- und Wartungshistorie von Assets 
• Schritt-für-Schritt-Anleitung 
• Anpassbare Checklisten 
• Zugehörige Teile- und Materiallisten 
• Digitale Schaltpläne, Bilder, Betriebs- und Wartungshandbücher 
• Interaktive Standort- und Lagepläne

Auch im Zusammenhang mit der Idee, schneller zu arbeiten, erspart die Integration von zugehörigen Teile- und Materiallisten in Arbeitsaufträge den Technikern unerwartete Verzögerungen, wenn sie herumlaufen müssen, um den Bestand aufzuspüren. Sie kommen mit allem, was sie brauchen, vor Ort an. Aber es hilft der Abteilung auch, den Gesamtbestand zu kontrollieren und sicherzustellen, dass Sie die richtigen Teile zur richtigen Zeit und zum richtigen Preis haben. Wenn ein Techniker einen Arbeitsauftrag abschließt, werden die Teile und Materialien automatisch aus Ihren Bestandszählungen entfernt. Und wenn Sie anpassbare Mindestmengen erreichen, sendet die Software eine Warnung und warnt Sie, eine Bestellung aufzugeben. Nie mehr herumsitzen und auf die Ankunft von Teilen warten.

Die Leute neigen dazu, Arbeitsauftragssoftware als Einbahnstraße zu betrachten, bei der Informationen von der Wartungsleitung zu den Technikern der Abteilung gelangen. Aber ein gutes CMMS unterstützt eine klare, wechselseitige Kommunikation, und das hilft der Abteilung, mehr und schneller zu erledigen. Wenn ein Techniker eine Frage zu einer Aufgabe hat, kann er schnell Kommentare anhängen und um Hilfe oder weitere Erläuterungen bitten. Wenn sie dabei sind, einen Arbeitsauftrag abzuschließen, können sie digitale Bilder ihrer Arbeit hochladen und eine virtuelle Sichtprüfung anfordern.

Gehen Sie der Wartungskurve mit vorbeugender Wartung voraus

Hier geht es darum, wie unsere Wartungslösung es so viel einfacher macht, ein vorbeugendes Wartungsprogramm einzurichten, zu planen und zu verfolgen. Am Ende kommen Sie unter diesem Stapel von On-Demand-Arbeitsaufträgen hervor und bleiben ein paar Schritte voraus. Anstatt zu reagieren, sind Sie jetzt proaktiv und finden und kümmern sich um kleine Probleme, bevor sie die Chance haben, zu großen Problemen heranzuwachsen. Sie ersparen sich nicht nur viel Frustration, sondern auch der Organisation viel Geld. Kurzes Beispiel:Das Ersetzen eines billigen Zahnrads oder Geräts, bevor es kaputt geht, bedeutet, dass das Unternehmen die Bediener nicht dafür bezahlt, neben ungenutzten Geräten zu stehen, und Ihre Abteilung nicht zusätzlich zu den Überstundentarifen für Techniker Eillieferungspreise für Teile zahlt.

Hier erfahren Sie, wie vorbeugende Wartungssoftware dies ermöglicht. Erstens verfügt es über alle Ihre Reparatur- und Wartungsaufzeichnungen für Geräte und Anlagen und kann automatisch Berichte erstellen, die Ihnen mitteilen, welche Anlagen die größten Teile des Budgets der Abteilung verschlingen. Wenn Sie dies mit den Empfehlungen der Hersteller kombinieren, können Sie Ihre PMs einrichten, die die erforderlichen präventiven Aufgaben und deren Häufigkeiten darstellen. Nächster Schritt:Planen Sie die vorbeugende Wartung in der Software, was dank des In-App-Kalenders ganz einfach ist. Geben Sie die Aufgaben einmal ein und lassen Sie die Software automatisch zähler- und zeitbasierte PMs generieren und zuweisen. Wenn Sie Dinge verschieben müssen, ziehen Sie Ihre PMs per Drag-and-Drop, um das Programm zu optimieren.

In einigen Fällen nehmen Sie kleine Anpassungen an Ihren PMs vor, um Feiertage oder die Verfügbarkeit von Teilen und Ressourcen besser zu berücksichtigen. In anderen können Sie die vorbeugende Wartungssoftware verwenden, um große Teile des Programms schnell hinzuzufügen, zu entfernen oder anzupassen. Mit COVID-19 fügen beispielsweise viele Organisationen stündliche Hygienepläne hinzu oder pausieren in Fällen, in denen Einrichtungen geschlossen sind, ihre gesamten PM-Programme.

Datengestützte Entscheidungsfindung mit automatisierten Berichten 

Bei der Vermögensverwaltung geht es darum, für den geringsten Geldbetrag den größtmöglichen Nutzen aus Ausrüstung und Vermögenswerten zu ziehen, und am Ende ist es ein Balanceakt. Möglicherweise können Sie On-Demand-Arbeitsaufträge vollständig eliminieren, aber es macht keinen Sinn, wenn Sie dies nur mit PMs tun, die alle zwei Tage wiederkehren. Am anderen Ende des Spektrums sparen Sie vielleicht kurzfristig Geld, indem Sie geplante Wartungsarbeiten kürzen, aber Sie zahlen dafür langfristig mit ungeplanten Ausfallzeiten und kostspieligen Reparaturen.

Der beste Weg, um zu wissen, was zu tun ist und wie oft es zu tun ist, ist ein robustes automatisiertes Reporting. Bevor Sie die richtigen Korrekturmaßnahmen ergreifen können, müssen Sie wissen, welche Anlagen Sie am meisten kosten und welche Arten von Reparaturen Sie durchführen. In einigen Fällen können Sie Ihr vorbeugendes Wartungsprogramm optimieren. In anderen können Sie den Anbieter wechseln. Wenn Sie beispielsweise regelmäßig Schmiermittel in Ihre Pumpen füllen, aber immer noch Ausfälle haben, ist es an der Zeit, den Lieferanten zu wechseln. Und Berichte sind für mehr als nur Teile und Ausrüstung. Es sind auch Menschen. Durch die Verfolgung von KPIs in Bezug auf die Produktivität können Sie Ihre Personalressourcen besser verwalten.

Behalten Sie den Überblick mit der Bestandskontrolle 

Einer der großen Vorteile der vorbeugenden Wartung besteht darin, dass Sie, da Sie wissen, wann das Team bestimmte Aufgaben erledigt, leicht sicherstellen können, dass es die richtigen Teile genau dann hat, wenn es sie braucht. Und mit dem Luxus, früh zu bestellen, vermeiden Sie zusätzliche Ausgaben für Eillieferungen.

Aber es ist mehr als nur das. Die Bestandskontrollsoftware von Hippo beginnt, wenn Sie wichtige Daten für alle Ihre Bestandsartikel eingeben:Ihren aktuellen Vorrat und Ihre anpassbaren Nennwerte. Wenn jemand einen neuen Arbeitsauftrag erstellt, On-Demand oder vorbeugende Wartung, kann er die erforderlichen Teile und Materialien mit dem Arbeitsauftrag verknüpfen. Später, wenn ein Techniker diesen Arbeitsauftrag abschließt, werden die Teile und Materialien automatisch aus Ihren Bestandszählungen entfernt.

Und wenn Ihr Niveau unter das anpassbare Mindestniveau fällt, sendet Ihnen das CMMS eine Warnung, damit Sie wissen, dass Sie die nächste Bestellung vorbereiten müssen. Aber das ist auch ein Kinderspiel, weil Sie alle Kontaktinformationen Ihrer Lieferanten im CMMS haben und die Software Ihnen mehr hilft, indem sie den Einkaufsprozess teilweise automatisiert. Später, wenn der Bestand eintrifft, gibt es einen einfachen Prozess zum Aktualisieren der Zahlen im CMMS, einschließlich intuitiver Methoden zum Zählen von Teil- und Komplettlieferungen.

Arbeitsauftragsvorlagen 

Wenn Sie zum ersten Mal ein neues Asset erhalten, ist es sinnvoll, alle Empfehlungen des Herstellers zu befolgen. Sie sind diejenigen, die die Ausrüstung entworfen haben, also kennen sie sie am besten. Außerdem gibt es wahrscheinlich Bestimmungen in der Garantie, die Sie dazu verpflichten, bestimmte Inspektionen und Aufgaben durchzuführen (oder zu vermeiden).

Aber im Laufe der Zeit sind die wirklichen Experten für dieses Asset die Techniker in Ihrem Team, die am meisten daran gearbeitet und alle seine Geheimnisse kennengelernt haben. An diesem Punkt ist es wahrscheinlich sinnvoller, das zu tun, von dem Sie wissen, dass es funktioniert, unabhängig davon, was im Handbuch steht.

Stellen Sie es sich so vor:Wenn Sie zum ersten Mal heiraten, kann es sinnvoll sein, die Eltern Ihres Ehepartners nach Tipps für ein gutes Geburtstagsgeschenk zu fragen. Aber sobald Sie ein Jahrzehnt in der Ehe sind, fragen dieselben Eltern Sie jetzt um Rat. Du kennst deinen Ehepartner besser als seine eigenen Eltern ihn kennen.

Bei Vermögenswerten und Ausrüstung können Sie jedoch auf Probleme stoßen, wenn all dieses Insiderwissen nur in den Köpfen von ein oder zwei erfahrenen Technikern vorhanden ist. Es wird als „Schlüsselpersonenrisiko“ bezeichnet und bedeutet, dass Ihre Abteilung Gefahr läuft, all dieses Know-how zu verlieren, wenn nur wenige Schlüsselpersonen das Unternehmen verlassen, entweder durch eine Versetzung oder in den Ruhestand. Wenn sie durch diese Tür gehen, verschwindet auch all das Wissen.

Der Weg, das Risiko zu beseitigen, besteht darin, das Wartungs-Know-how innerhalb des CMMS in Vorlagen voller Checklisten und Anweisungen zu sichern. Wann immer Sie einen neuen Arbeitsauftrag erstellen, können Sie die Vorlage mit nur wenigen Klicks hinzufügen und den Technikern sofort alles geben, was sie brauchen, um Probleme mit den bevorzugten SOPs und Best Practices der Abteilung zu lösen.

Und wenn diese Schlüsseltechniker die Abteilung verlassen, haben Sie immer noch alle ihre Erkenntnisse, und sie sind sicher und für das gesamte Team zugänglich.

Zeigen Sie die Einhaltung mit dem Aktivitätsprotokoll 

Es kann je nach Branche variieren, aber im Allgemeinen muss jeder Wege finden, um die gesetzlichen Vorschriften und Branchenstandards einzuhalten.

Hippo hilft, indem es die Einrichtung und Planung vorbeugender Wartungsinspektionen und -aufgaben erleichtert, On-Demand-Arbeitsaufträge verwaltet und mit Arbeitsauftragsvorlagen voller Checklisten und Anweisungen sicherstellt, dass Techniker ordnungsgemäß arbeiten.

Aber das deckt nur den ersten Teil der Compliance ab, nämlich das Compliance-Werden. Es gibt jedoch einen zweiten Teil, der ebenso herausfordernd sein kann:den Nachweis, dass Sie konform sind.

Die schlechte Nachricht zur Compliance ist, dass es so etwas wie diese Mathe-Quiz aus der High School ist. Es reicht nicht aus, die richtige Antwort zu haben; Sie müssen auch „Ihre Arbeit zeigen“.

Die gute Nachricht ist, dass Hippo es einfach macht. Denken Sie daran, dass sich mit einem modernen CMMS alle Ihre Daten an einem Ort befinden, an dem sie sicher, geschützt und durchsuchbar sind. Das heißt, wenn Sie nachweisen müssen, dass Sie die richtige Arbeit zum richtigen Zeitplan geleistet haben, brauchen Sie die Software nur zu verwenden, um automatisch einige Berichte für Sie zu erstellen.

Sie können auch einzelne Arbeitsaufträge aufschlüsseln, um das Aktivitätsprotokoll zu überprüfen, das Ihnen für diesen Arbeitsauftrag genau sagt, wer was wann getan hat.

Der OSHA-Inspektor möchte wissen, wann das letzte Mal jemand die Sicherheitsschienen an der Druckmaschine inspiziert hat? Das kannst du gleich nachschauen. Ein anderer Inspektor möchte wissen, wie lange Ihr Team gebraucht hat, um einen bestimmten sicherheitsrelevanten Arbeitsauftrag abzuschließen? Es steht direkt im Log.

Erhöhen Sie die Transparenz und erzwingen Sie Verantwortlichkeit durch besseres Tracking 

Wenn Sie Ihre Daten nachverfolgen und ihnen vertrauen können, können Sie endlich sehen, was in Ihrer Abteilung vor sich geht. Endlich wissen Sie, was funktioniert und was nicht, und erhalten Einblicke, wie Sie Probleme mit Vermögenswerten, Ausrüstung, Inventar und sogar Personen am besten beheben können.

Sobald Sie wissen, welches Asset Sie am meisten kostet, um es am Laufen zu halten, können Sie anfangen zu prüfen, warum. Ist es an der Zeit, den Vermögenswert zurückzuziehen? Sollten Sie sich für die Teile und Materialien einen neuen Lieferanten suchen? Oder müssen Sie Ihre SOPs für On-Demand-Arbeitsaufträge und PMs überprüfen und aktualisieren?

Und was Sie über Ihre Assets erfahren, können Sie auch über die Techniker erfahren, die daran arbeiten. Sind die Glattstellungsraten bei allen Techs ungefähr gleich? Gibt es jemanden im Team, dessen Reparaturen repariert werden müssen?

Es gibt auch die Kehrseite, wo Dateneinblicke Ihnen zeigen, was gut funktioniert. Tatsächlich ist CMMS eine großartige Möglichkeit, den Beitrag der Wartungsabteilung zum Endergebnis der gesamten Organisation hervorzuheben.

CMMS-Vorteile werden nicht garantiert 

Das ist kein Satz, den wir oft verwenden, aber er ist wahr. Tatsächlich ist es nicht ungewöhnlich, dass CMMS-Projekte scheitern. Das bedeutet, dass Sie einen CMMS-Anbieter benötigen, der sich Ihrem langfristigen Erfolg verschrieben hat und viel über erfolgreiche CMMS-Implementierungen weiß. Zunächst möchten Sie sicherstellen, dass sie einen soliden Onboarding-Prozess mit engagierten Ausbildern und einer Vielzahl von Ressourcen haben, einschließlich aufgezeichneter Videos und Live-Online-Unterricht. Dann schauen Sie sich ihre laufenden Support-Systeme an.

Nächste Schritte

CMMS-Software kann viele Vorteile bieten. Einige davon gelten für alle Branchen, während andere eher branchenspezifisch sind. Um sich ein umfassenderes Bild von den Arten von Vorteilen zu machen, die Sie erwarten können, müssen Sie sich an CMMS-Anbieter wenden und mit ihnen ins Gespräch kommen. Sobald sie mehr über Ihr Unternehmen und die Herausforderungen wissen, mit denen Sie derzeit konfrontiert sind, können sie Ihnen eine maßgeschneiderte Liste der Vorteile geben und erklären, wie sie mit Ihnen zusammenarbeiten können, um sicherzustellen, dass Sie sie sehen.

Hippo hat viele Möglichkeiten, Ihnen zu helfen, egal wie weit Sie dabei sind. Wir können Ihre Fragen beantworten, Ihnen bei der Buchung einer Live-Softwaredemo helfen oder Ihnen sogar eine kostenlose Testversion einrichten.

Aber was ist, wenn Ihr nächster Schritt darin besteht, den Chef davon zu überzeugen, dass Ihre Abteilung ein CMMS benötigt? Senden Sie ihnen den folgenden Abschnitt, eine prägnante Zusammenfassung, die direkt für sie geschrieben wurde.

Zusammenfassung der CMMS-Vorteile

Es gibt viele Schlagworte rund um die Vorteile von CMMS-Software, aber was bedeuten sie wirklich? Wie kann ein IPS wirklich liefern? Viele der Vorteile ergeben sich aus der Einrichtung des Systems, bei dem es sich um eine zentrale Datenbank handelt, auf die über ein sauberes, übersichtliches UX-Design zugegriffen werden kann. Sobald sich alle Ihre Daten an einem Ort befinden und von überall aus zugänglich sind, können Sie Daten einfach erfassen und teilen, wodurch alles schneller und zuverlässiger wird. Die Arbeit geht nicht mehr verloren, und das Wartungsteam kann nicht nur im Voraus planen, sondern auch genau sehen, was es erreicht hat und wie es es getan hat, was es einfacher macht, Erfolge zu wiederholen und wiederherzustellen. Und das alles läuft auf Kosteneinsparungen nicht nur für die Wartungsabteilung, sondern für die gesamte Organisation hinaus. Wenn Ihr Wartungsteam über ein CMMS verfügt, kann es mehr Betriebszeit für weniger Geld bieten. Sie erhalten mehr Produktivität zu niedrigeren Kosten auf ganzer Linie.