Fünf Möglichkeiten, papierlos zu profitieren

Die Entscheidung, papierlos zu werden, kann überwältigend erscheinen. Wenn Sie sich jedoch weigern, dies zu tun, wird Ihr Unternehmen schließlich ins Hintertreffen geraten.

Die Umstellung auf ein papierloses Büro bietet eine Reihe von Vorteilen, die das Endergebnis stärken. Von Cloud-Speicher bis hin zu digitalen Signaturen gibt es eine Reihe von Lösungen, die Sie verfolgen können.

Sind Sie bereit, die Papierstapel aus Ihrem Büro zu entfernen? Hier sind fünf Gründe, warum Sie noch heute damit beginnen sollten.

Verbessern Sie Ihre Büroorganisation. Die Digitalisierung von Dateien und anderen Informationen verbessert die Organisation Ihres Unternehmens. Ihr Team muss nicht mehr das gesamte Büro durchsuchen, um das fehlende Glied einer Papierspur zu finden. Dies wird nicht nur die Organisation verbessern, sondern auch positive Auswirkungen auf die Mitarbeiterproduktivität haben. Alle Informationen, die Sie für den Betrieb eines effizienten Unternehmens benötigen, werden in digitalen Dokumenten gespeichert, die sicher in einem Cloud-Speicherplatz gespeichert sind und sofort für diejenigen zugänglich sind, die eine Zugriffsberechtigung haben.

Verbessern Sie die Effizienz der Kommunikation mit Kunden. Das Versenden elektronischer Rechnungen an Kunden und die Verwendung digitaler Signaturen verbessert die Effizienz. Sie müssen sich nicht mehr mit der Ausrede „Es muss in der Post verloren gegangen sein“ herumschlagen oder auf Verzögerungen bei der Schneckenpost warten.

In einem Cloud-Speichersystem können Sie mithilfe einer Datenbanksoftware, die oft als Customer Relationship Management (CRM)-System bezeichnet wird, eine scheinbar unendliche Menge an Kundeninformationen speichern. Als Ergebnis verbessern Sie die Kundenbindung und steigern letztendlich das Endergebnis.

Schützen Sie sensible Daten. Trotz der Bedenken, die Sie möglicherweise über Sicherheitsverletzungen bei Datenbanksoftware haben, ist es tatsächlich viel sicherer, digitalisierte Dateien zu speichern und an Anbieter und Kunden zu senden. Viele Softwareprogramme sparen Unternehmen nicht nur Zeit und Geld, sondern verbessern durch Verschlüsselung auch die Sicherheit digitaler Dateien.

Indem Sie sensible Informationen hinter einer verschlüsselten Schutzmauer platzieren, können Sie beruhigt sein. Physische Dateien können nicht dasselbe versprechen, und wenn ihnen etwas passiert, bemerken Sie es möglicherweise nicht einmal.

Tragen Sie Ihren Teil zur Nachhaltigkeit bei. Ein papierloses Büro allein hat keine nennenswerten Auswirkungen auf die Umwelt, aber Tausende kleiner, mittlerer und großer Unternehmen werden dies tun. Die Entdeckung, wie man papierlos wird, wird die Menge an Umweltverschmutzung, die den Planeten weiterhin schädigt, drastisch reduzieren. Und obwohl Sie keinen Dollarbetrag für die Umstellung auf ein umweltfreundliches papierloses Büro verwenden können, können Sie die Buchhaltungsspalte "Goodwill" in Ihrer Bilanz verbessern.

Sparen Sie Geld, indem Sie die versteckten Papierkosten senken. Es gibt viele versteckte Kosten, wenn Sie Ihr Geschäft papierlos aufschieben. Verlorene Dokumente können unglaublich viel Zeit verschwenden und Ihrem Unternehmen einen schlechten Ruf verschaffen.

Der papierlose Weg reduziert die mit Papierkram verbundene Plackerei und gibt Ihren Mitarbeitern Zeit, wertvollere Aufgaben zu erledigen. Darüber hinaus ermöglichen papierlose Büros eine einfachere Fernarbeit und sparen teure Quadratmeter für die Lagerung. Und wenn Sie immer noch nicht überzeugt sind, gibt es Steuergutschriften für Büros, die zeigen, dass sie Nachhaltigkeitsmaßnahmen ergreifen.

Papierlos zu werden bringt gewisse Hindernisse mit sich. Beispielsweise können Vorlaufkosten Sie davon abhalten, die Konvertierung vorzunehmen. Sie sollten integrierte digitale Lösungen jedoch als Investition betrachten, die zu Kosteneinsparungen durch verbesserte Effizienz und Produktivität führt.

Bei der Umstellung auf ein papierloses Büro können Sie den folgenden Schritten folgen:

• Verwenden Sie Scan-Apps, auf die Ihr Smartphone für Rechnungen und Rechnungen zugreift,
• Fordern Sie Ihre Bank an, papierlose elektronische Kontoauszüge zu senden,
• Bitten Sie die Anbieter, Informationen per E-Mail zu senden,
• Laden Sie eine Scan-App für Visitenkarten herunter
• Interne Dokumente elektronisch senden
• Verwenden Sie ein gemeinsam nutzbares elektronisches Kalendersystem und
• Verwenden Sie ein digitales Signatursystem.

Scott Burday ist Präsident von Integrierte Trinity-Lösungen .