Mehr Gewinn durch Papierlosigkeit: 5 entscheidende Vorteile

Die Entscheidung, papierlos zu werden, kann überwältigend wirken. Doch die Weigerung wird Ihr Unternehmen langfristig ins Hintertreffen bringen.

Die Umstellung auf ein papierloses Büro bietet zahlreiche Vorteile, die die Bottom Line stärken. Von Cloud-Speicher bis zu digitalen Signaturen gibt es diverse Lösungen.

Bereit, die Papierstapel aus Ihrem Büro zu verbannen? Hier sind fünf Gründe, heute damit zu beginnen.

1. Büroorganisation verbessern

Digitalisierung von Dateien und Informationen verbessert die Organisation Ihres Unternehmens. Ihr Team muss nicht mehr das gesamte Büro durchsuchen, um das fehlende Glied einer Papierkette zu finden. Dies verbessert nicht nur die Organisation, sondern wirkt sich positiv auf die Mitarbeiterproduktivität aus. Alle Informationen für einen effizienten Geschäftsbetrieb liegen in digitalen Dokumenten, sicher in einem Cloud-Speicher, sofort zugänglich für Berechtigte.

2. Kommunikations-effizienz mit Kunden steigern

Elektronische Rechnungen an Kunden senden und digitale Signaturen nutzen verbessert die Effizienz. Sie müssen nicht mehr mit der Ausrede „das muss in der Post verloren gegangen sein“ umgehen oder auf Postlaufzeiten warten.

In einem Cloud-Speichersystem können Sie scheinbar unbegrenzt Kundeninformationen mit Datenbanksoftware speichern – oft als Customer Relationship Management (CRM) bezeichnet. Resultat: verbessertes Kundenengagement und letztlich gestärkte Bottom Line.

3. Sensible Daten schützen

Trotz Bedenken, die Sie vielleicht bezüglich Datenbank-Software-Verletzungen haben: Es ist tatsächlich sicherer, digitalisierte Dateien an Lieferanten und Kunden zu speichern und zu senden. Viele Softwareprogramme sparen nicht nur Zeit und Geld, sondern verbessern auch die Sicherheit digitaler Dateien durch Verschlüsselung.

Indem Sie sensible Informationen hinter einer Mauer verschlüsselter Schutz legen, haben Sie Ruhe. Physische Dateien können das nicht versprechen, und wenn ihnen etwas zustößt, bemerken Sie es vielleicht gar nicht.

4. Beitrag zur ökologischen Nachhaltigkeit leisten

Ein einzelnes papierloses Büro hat allein keine signifikante Umweltauswirkung, aber Tausende kleiner, mittlerer und großer Organisationen schon. Zu entdecken, wie man papierlos wird, reduziert die Verschmutzung, die den Planeten weiter degradiert, drastisch. Und während Sie keinen Dollarbetrag für die Umstellung auf ein umweltfreundliches papierloses Büro ansetzen können, können Sie den Bilanzposten „Goodwill“ im Rechnungswesen aufbessern.

5. Versteckte Papierkosten einsparen

Es gibt viele versteckte Kosten beim Zögern, Ihr Unternehmen papierlos zu machen. Verlorene Dokumente können unglaubliche Zeitmengen verschwenden und Ihrem Unternehmen einen schlechten Ruf einbringen.

Papierlosigkeit reduziert den Papierkram-Drudge, befreit Mitarbeiter für wertvollere Aufgaben. Zudem ermöglichen papierlose Büros leichtere Remote-Arbeit und geben teure Quadratmeter frei, die für Lagerung genutzt wurden. Und wenn Sie noch nicht überzeugt sind: Es gibt Steuergutschriften für Büros, die Nachhaltigkeitsmaßnahmen nachweisen.

Der Übergang zum papierlosen Büro birgt bestimmte Hindernisse. Beispielsweise könnten Vorabkosten abschrecken. Doch Sie sollten integrierte digitale Lösungen als Investition betrachten, die durch verbesserte Effizienz und Produktivität Kosteneinsparungen bringt.

Schnelle Aktionsschritte für den Übergang

• Scanning-Apps per Smartphone für Rechnungen und Rechnungen nutzen,
• Bank bitten, papierlose elektronische Kontoauszüge zu senden,
• Lieferanten auffordern, Informationen per E-Mail zu senden,
• Scanning-App für Visitenkarten herunterladen,
• Interne Dokumente elektronisch versenden,
• Gemeinsames, elektronisches Kalendersystem nutzen, und
• Digitales Signatursystem verwenden.

Scott Burday ist Präsident von Trinity Integrated Solutions.