Warum so viele Lieferketten in der Vergangenheit feststecken – und ein Weg nach vorne

Wenn Sie mit vier Freunden in ein Restaurant gehen und nur zwei von Ihnen essen, würden Sie das als Erfolg bezeichnen? Was wäre, wenn Ihr Flug von New York nach Los Angeles in Kansas landete? Als Verbraucher würden Sie dieses Restaurant nicht noch einmal besuchen und acht Mahlzeiten kaufen, um zu kompensieren, dass das Restaurant nur 50 % Ihrer Bestellung liefert. Sie würden nicht für einen Flug nach Japan bezahlen, um auf Hawaii Urlaub zu machen. Für das Doppelte des Produkts zu bezahlen, das Sie tatsächlich benötigen, ist nicht nur ein schlechtes Geschäft, sondern ein schlechtes Geschäft, das mehr kostet, als Sie sich leisten können, ganz zu schweigen von einer schrecklichen Erfahrung für alle Beteiligten. Warum also tun dies große Fertigungsunternehmen mit ihren Lieferketten?

Die Direktbeschaffung ist vielleicht der einzige Bereich der Geschäftstätigkeit eines Herstellers, in dem dieses Rückwärtsprinzip gilt, bei dem niedrige oder nicht dem Standard entsprechende pünktliche Komplettlieferungen (OTIF) als Erfolg angesehen werden. Lieferketten sind so selbstgefällig geworden, dass Käufer besser wissen, als zu erwarten, dass sie jedes Teil pünktlich, vollständig und in der von ihnen benötigten Qualität erhalten. Auch in den besten Zeiten binden Überbestellungen von Teilen Geld in Form von versunkenen Kosten oder überschüssigen Sicherheitsbeständen. In Zeiten außergewöhnlicher Störungen, wie derjenigen, in der wir uns jetzt befinden, bringt diese Praxis Unternehmen effektiv zum Erliegen.

Sagen Sie, dass alle Teile pünktlich und völlig unbeschädigt ankommen. Jetzt haben Sie möglicherweise Zehntausende von Dollar an überschüssigem Sicherheitsbestand und Inventar gebunden, der möglicherweise nie das Licht der Welt erblickt – insbesondere, wenn diese Teile vor der Verwendung veraltet sind. Sie stecken in einem Inventar fest, das irgendwann abgeschrieben wird.

Wie sind wir hierher gekommen?

Die kurze Antwort lautet:„Weil wir einen Mangel an Verantwortlichkeit an fast jedem Knoten in der Lieferkette toleriert haben“, von der Käufer-Lieferanten-Beziehung über Vertrauens- und Transparenzprobleme bei Daten bis hin zu veralteten Tools, die einen effizienten Betrieb der Lieferkette verhindern oder mit dem richtigen Maß an Sichtbarkeit und Zusammenarbeit.

Es ist zum Beispiel leicht, einen Lieferanten für viele Unglücke in einer Lieferkette verantwortlich zu machen. Wenn ein Hersteller jedoch niedrige OTIF-Raten, einen übermäßigen Sicherheitsbestand und eine langsame Lagergeschwindigkeit hat oder ständig massive Eilgebühren und Kundenstrafen zahlt, sollte die erste Station auf seinem Weg zur Rückzahlung ein Spiegel sein.

Lieferantenausfälle sind schließlich ein Symptom und nicht die Ursache für eine schlechte Lieferkettenleistung. Es kann auf die Käuferseite zurückgeführt werden, manchmal auf menschliches Versagen zurückzuführen, aber häufiger auf den Status quo – zum Beispiel das Nachverfolgen von Bestellungen mit E-Mails, Tabellenkalkulationen und Haftnotizen – und ungenaue, stagnierende Daten, die in ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) gespeichert sind .

Wenn Unternehmen feststellen, dass ihre ERP-Daten veraltet sind und auf manuelle Updates angewiesen sind, gehen sie mit Skepsis an Tools heran, in die sie viel Zeit und Geld investiert haben. Sie handeln entweder aus dem Bauch heraus oder sind gezwungen, ihren ERP-Daten blind zu vertrauen, weil sie unabhängig von den internen Problemen, die die Leistung ihrer Lieferkette beeinträchtigen, immer noch am Haken sind, um Produkte aus der Tür zu bekommen. Die Realität ist, dass sich Lieferketten schneller als je zuvor bewegen und von Überraschungen, Störungen und ständigen Veränderungen durchzogen sind, die viele Unternehmen erst bemerken, wenn es zu spät ist. Wenn die Einkäufer Datenpunkte für Rohstoffe, min-max-Sicherheitsbestand, Lagerbestand und Vorlaufzeiten angeschlossen haben, sind die Daten bereits veraltet, weil irgendwo in der Lieferkette etwas passiert ist – eine Bestelländerung, eine unbeantwortete E-Mail, ein geänderter Lead eines Lieferanten oder Reaktionszeit – blieb zu lange unbemerkt.

Schon vor COVID war die Unterbrechung der Lieferkette so weit verbreitet, dass eine „Überraschung“ nicht einmal überraschend war. Es wird erwartet und bei Herstellern die Mentalität gepflegt, dass Umsatzeinbußen in der Lieferkette einfach zu den Kosten des Geschäftsbetriebs geworden sind. Unterbrechungen der Lieferkette treten häufig bei Ereignissen auf – denken Sie an Naturkatastrophen, geopolitische Verschiebungen und weltweite Pandemien –, die schnelle Nachfragespitzen verursachen und die Fähigkeit des Lieferanten beeinträchtigen, Schritt zu halten.

In „normalen Zeiten“ ändern sich laut einem Bericht der Hackett Group 40 % der Bestellposten (PO-Posten). Diese Rate stieg in der ersten Hälfte des letzten Jahres aufgrund der COVID-19-Störung auf satte 60 %.

Die Käufer-Lieferanten-Beziehung soll eine strategische Partnerschaft sein, aber der „Strategie“-Teil wird vergeudet, wenn beide Seiten den Großteil ihrer Zeit in veralteten Tabellenkalkulationen und langen E-Mail-Ketten verbringen, während sie verzweifelt versuchen, sich an die kleinste Änderung anzupassen. Das System erzeugt Misstrauen und einen Mangel an Rechenschaftspflicht. Niemand möchte auf diese Weise arbeiten und sollte es auch nicht müssen, warum also bleiben so viele Unternehmen immer noch in der Vergangenheit hängen?

So beheben Sie das OTIF-Problem

Der Versuch, eine schlechte Zusammenarbeit mit Lieferanten zu kompensieren, ohne die Ursache des Problems anzugehen, führt unweigerlich zu niedrigen OTIF-Sätzen oder, schlimmer noch, zu niedrigen OTIF-Sätzen als Erfolg. Hersteller und Einkäufer sollten neue Best Practices und Taktiken zur Bewertung der Lieferantenleistung und zur Verwaltung einzelner Lieferantenbeziehungen und Lieferanten in großem Maßstab anwenden, um letztendlich verbesserte, echte OTIF-Preise zu erzielen:

Bewertung der Lieferantenleistung in Echtzeit. Monatliche oder vierteljährliche Lieferantenbewertungen sind eine alte Schulmentalität und sollten an erster Stelle stehen. Hersteller und Entscheidungsträger in der Lieferkette sollten häufiger Echtzeit- und sogar vorausschauende Lieferantenbewertungen durchführen und diese Berührungspunkte nutzen, um strategische Verbesserungen zur Verbesserung der zukünftigen Leistung zu diskutieren, anstatt frühere Fehler zu diagnostizieren. Optimieren Sie diese Gespräche mit datengesteuerten Scorecards oder Folien, die Leistung und pünktliche Lieferungen bewerten, und teilen Sie sie mit Ihren Lieferanten, damit sie verstehen, wie Sie sie bewerten und Ihre Erwartungen und Ziele erfüllen können.

Bewerten Sie die Vorlaufzeiten neu. Ihr ERP sollte jede Sekunde des Tages genaue Durchlaufzeiten für jedes Teil haben. Kommt eine Lieferantenbestellung ständig zu spät? Dies kann darauf hindeuten, dass die Durchlaufzeiten in Ihrem ERP veraltet sind. Sprechen Sie mit Ihrem Lieferanten, um die Daten noch einmal zu überprüfen, und nehmen Sie dann entsprechende Aktualisierungen in Ihrem ERP vor, damit die Bedarfsplanung ihre Aufgabe erfüllen kann.

Erwarte eine Auftragsbestätigung – anstatt darauf zu hoffen. Wie einfach und schnell können Sie mit Ihren Lieferanten kommunizieren? Es ist fair, von Ihren Lieferanten zu erwarten, dass sie Bestelländerungen zu 100 % ohne übermäßige Verzögerungszeit anerkennen, die unweigerlich zu Kaskadenausfällen und schlechter Leistung führt. Was nützt es schließlich, eine Eilantragsanfrage zu senden, wenn sie erst eine Woche später geöffnet wird? Die rechtzeitige Bestätigung von Bestellungen ist ein verräterisches Zeichen für eine gute Lieferantenkommunikation und sollte eine der wichtigsten Metriken sein, die Einkäufer bei der Bewertung von Lieferantenbeziehungen verwenden.

Stellen Sie eine perfekte Bestellung auf. Verfolgen Sie den Prozentsatz der Teile, die Sie pünktlich, unbeschädigt und in der von Ihnen erwarteten Qualität erhalten. Ihr Lieferant sollte in 90 % der Fälle oder mehr eine perfekte Bestellung liefern, um die Beziehung fortzusetzen. Alles andere gefährdet den Umsatz und kann zu Fehlbeständen, überhöhten Kosten und einer stetigen Erosion des Kundenvertrauens führen.

Entdecken Sie Ihre versteckten Kosten. Kennen Sie die Abweichung zwischen dem Angebot eines Lieferanten und dem, was er Ihnen berechnet hat? Wissen Sie, wie viel Sie für beschleunigte Logistikgebühren zahlen, um verspätete Lieferungen auszugleichen? Überkauf von Teilen und Strafen für verspätete Lieferungen sind nicht die einzigen Kosten, die sich aus der Selbstgefälligkeit der Lieferkette ergeben. Durch die Optimierung der ersten Meile können Sie auch andere kostspielige Versäumnisse aufdecken, z. B. zu viel bezahlte Lieferantenrechnungen, die nicht mit Ihren endgültigen Bestellungen übereinstimmen.

Verbesserungen wie diese erfordern die Bereitschaft, sich an die moderne, schnelllebige Lieferkette von heute anzupassen. Die Einführung von Veränderungen und die Implementierung neuer Prozesse können entmutigend sein, aber es zahlt sich langfristig aus. Erinnern Sie sich an das Überlandflugticket? Rufen Sie bei der Buchung Ihrer Reise ein Reisebüro an und zahlen unnötige Servicegebühren? Oder werden Sie moderne Reisetools nutzen, die es Ihnen ermöglichen, online zu buchen, was Ihnen letztendlich Zeit und Geld spart und Ihnen Sicherheit für die bevorstehende Reise gibt?

Tom Kieley ist Mitbegründer und CEO von SourceDay, einem Anbieter von Supply-Chain-Performance-Software.