Lieferketten modernisieren: Legacy-Barrieren überwinden für eine resiliente Zukunft

Würden Sie in ein Restaurant mit vier Freunden gehen und nur zwei bekommen ihr Essen – würden Sie das als Erfolg betrachten? Was, wenn Ihr Flug von New York nach Los Angeles in Kansas landet? Als Konsument würden Sie dieses Restaurant nicht wieder besuchen und acht Mahlzeiten kaufen, um zu kompensieren, dass nur 50 % geliefert wurden. Sie würden nicht für einen Flug nach Japan zahlen, um in Hawaii Urlaub zu machen. Doppelt so viel für das Produkt zu zahlen, das Sie tatsächlich brauchen, ist nicht nur schlechtes Business – es kostet mehr, als Sie sich leisten können, ganz zu schweigen von der schrecklichen Erfahrung für alle Beteiligten. Warum machen große Fertigungsunternehmen genau das mit ihren Lieferketten?

Direkte Beschaffung ist vielleicht der einzige Bereich in den Operationen eines Herstellers, wo dieses rückwärtsgewandte Prinzip gilt – einer, wo niedrige oder sub-standard On-Time-In-Full (OTIF) Lieferquoten als Erfolg gelten. Lieferketten sind so selbstzufrieden geworden, dass Käufer besser wissen, als zu erwarten, jeden Teil pünktlich, vollständig und in benötigter Qualität zu erhalten – und das hat zu rampantem Überbestellen als Norm statt Ausnahme geführt. Selbst in guten Zeiten bindet Überbestellung Cash in Form von Sunk Costs oder überflüssigem Sicherheitsbestand. In Zeiten außergewöhnlicher Störungen wie jetzt läuft diese Praxis Unternehmen effektiv in den Ruin.

Sagen wir, alle Teile kommen pünktlich, völlig unbeschädigt an. Jetzt haben Sie potenziell Zehntausende Dollar in überflüssigem Sicherheitsbestand und Inventar gebunden, das vielleicht nie das Licht der Welt erblickt – besonders wenn diese Teile veralten, bevor sie verwendet werden. Sie sitzen auf Inventar, das schließlich abgeschrieben wird.

Wie sind wir hier gelandet?

Die kurze Antwort: „Weil wir einen Mangel an Accountability an fast jedem Knoten in der Lieferkette toleriert haben“ – von der Käufer-Lieferanten-Beziehung über Vertrauens- und Transparenzprobleme mit Daten bis zu veralteten Tools, die die Lieferkette daran hindern, effizient oder mit der richtigen Transparenz und Kollaboration zu operieren.

Es ist einfach, einen Lieferanten für viele Missgeschicke der Lieferkette verantwortlich zu machen. Wenn ein Hersteller jedoch niedrige OTIF-Raten, übermäßigen Sicherheitsbestand und langsame Inventarvelocity erlebt oder konsequent massive Expedite-Gebühren und Kundenstrafen zahlt, sollte der erste Stopp auf ihrem Weg zur Besserung ein Spiegel sein.

Lieferantenversagen ist schließlich ein Symptom, nicht die Ursache schlechter Supply-Chain-Performance. Es lässt sich auf die Käuferseite zurückführen – manchmal durch menschliches Versagen, aber öfter durch den Status Quo: POs per E-Mail, Tabellenkalkulationen und Haftnotizen tracken, zum Beispiel – und ungenaue, stagnierende Daten in ERP-Systemen.

Wenn Unternehmen realisieren, dass ihre ERP-Daten veraltet und auf manuelle Updates angewiesen sind, nähern sie sich Tools, in die sie erhebliche Zeit und Geld investiert haben, mit Skepsis. Sie operieren entweder nach Bauchgefühl oder sind gezwungen, ihren ERP-Daten blind zu vertrauen – weil sie trotz interner Probleme, die die Supply-Chain-Performance beeinträchtigen, immer noch verpflichtet sind, Produkt auszuliefern. Die Realität: Lieferketten bewegen sich schneller als je zuvor und sind voller Überraschungen, Störungen und ständiger Veränderungen, die viele Unternehmen nicht einmal bemerken, bis es zu spät ist. Wenn Käufer Datenpunkte für Rohmaterialien, Min-Max-Sicherheitsbestand, Inventar und Lieferzeiten eingepflegt haben, sind die Daten bereits veraltet, weil irgendwo in der Lieferkette – eine PO-Änderung, eine unbeantwortete E-Mail, eine geänderte Lieferanten-Lead-Time – zu lange unbemerkt blieb.

Schon vor COVID war Supply-Chain-Störung so rampant, dass eine „Überraschung“ nicht einmal überraschend war. Sie ist erwartet und hat eine Mentalität unter Herstellern kultiviert, dass Umsatzverluste in der Lieferkette einfach zum Cost of Doing Business geworden sind. Supply-Chain-Störungen treten häufig während Events auf – denken Sie an Naturkatastrophen, geopolitische Verschiebungen und weltweite Pandemien –, die rasche Nachfragespitzen verursachen und die Fähigkeit des Lieferanten beeinträchtigen, Schritt zu halten.

In „normalen Zeiten“ ändern sich 40 % der Purchase Order Lines (PO Lines), laut einem Report von The Hackett Group. Diese Rate stieg in der ersten Hälfte des vergangenen Jahres aufgrund von COVID-19-Störungen auf satte 60 %.

Die Käufer-Lieferanten-Beziehung soll eine strategische Partnerschaft sein, aber das „Strategie“-Stück wird verschenkt, wenn beide Seiten die meiste Zeit in veralteten Tabellen und endlosen E-Mail-Ketten vergraben sind, während sie verzweifelt versuchen, sich an die geringste Änderung anzupassen. Das System züchtet Misstrauen und mangelnde Accountability. Niemand will so arbeiten und sie sollten es nicht müssen – warum stecken so viele Unternehmen noch in der Vergangenheit fest?

Das OTIF-Problem lösen

Der Versuch, schlechte Lieferantenkollaboration zu kompensieren, ohne die Ursache anzugehen, führt unweigerlich zu niedrigen OTIF-Raten – oder schlimmer, niedrige OTIF-Raten als Erfolg zu werten. Hersteller und Käufer sollten neue Best Practices und Taktiken zur Bewertung der Lieferantenperformance und zum Management individueller Lieferantenbeziehungen und Lieferanten im großen Maßstab übernehmen, um letztlich verbesserte, echte OTIF-Raten zu erreichen:

Lieferantenperformance in Echtzeit bewerten

Monatliche oder vierteljährliche Lieferantenbewertungen sind Old-School-Mentalität und sollten das Erste sein, was geht. Hersteller und Supply-Chain-Entscheider sollten häufigere, Echtzeit-, sogar prädiktive Lieferantenbewertungen durchführen und diese Touchpoints nutzen, um strategische Verbesserungen für zukünftige Performance zu besprechen, statt vergangene Versagen zu diagnostizieren. Straffen Sie diese Gespräche mit datengetriebenen Scorecards oder Slides, die Performance und On-Time-Deliveries bewerten, und teilen Sie sie mit Ihren Lieferanten, damit sie verstehen, wie Sie sie bewerten, und Ihre Erwartungen und Ziele erfüllen können.

Lieferzeiten neu bewerten

Ihr ERP sollte für jedes Teil jede Sekunde jedes Tages akkurate Lieferzeiten haben. Ist eine Lieferantenbestellung konsequent spät? Das könnte darauf hindeuten, dass Lieferzeiten in Ihrem ERP veraltet sind. Sprechen Sie mit Ihrem Lieferanten, um Daten zu verifizieren, und aktualisieren Sie entsprechend in Ihrem ERP, damit Demand Planning seinen Job machen kann.

PO-Bestätigung erwarten – statt darauf zu hoffen

Wie einfach und schnell können Sie mit Ihren Lieferanten kommunizieren? Es ist fair, zu erwarten, dass Ihre Lieferanten PO-Änderungen 100 % der Zeit ohne übermäßige Lagzeit bestätigen, die unweigerlich zu Kaskadenfehlern und schlechter Performance führt. Schließlich: Was nützt eine Expedite-Anfrage, wenn sie erst eine Woche später geöffnet wird? Zeitnahe PO-Bestätigung ist ein verräterisches Zeichen guter Lieferantenkommunikation und sollte eine der wichtigsten Metriken sein, die Käufer zur Bewertung von Lieferantenbeziehungen nutzen.

Einen Perfect Order etablieren

Tracken Sie den Prozentsatz der Teile, die Sie pünktlich, unbeschädigt und in erwarteter Qualität erhalten. Ihr Lieferant sollte 90 % der Zeit oder mehr einen Perfect Order liefern, um die Beziehung fortzusetzen. Alles darunter setzt Umsatz aufs Spiel und kann zu Stockouts, aufgeblähten Kosten und stetiger Erosion des Kundenvertrauens führen.

Versteckte Kosten entdecken

Wissen Sie die Varianz zwischen dem, was ein Lieferant Ihnen quotierte, und dem, was er Ihnen in Rechnung stellte? Wissen Sie, wie viel Sie an Expedited-Logistics-Gebühren zahlen, um späte Lieferungen zu kompensieren? Überbestellung und Spätlieferungsstrafen sind nicht die einzigen Kosten, die aus Supply-Chain-Complacency resultieren. Die Straffung der First Mile ermöglicht es Ihnen auch, andere kostspielige Übersehungen aufzudecken – wie Überzahlung auf Lieferantenrechnungen, die nicht mit Ihren finalen POs übereinstimmen.

Verbesserungen wie diese erfordern die Bereitschaft, sich an die heutige moderne, schnelllebige Lieferkette anzupassen. Veränderungen einzuführen und neue Prozesse zu implementieren, kann einschüchternd sein, zahlt sich aber langfristig aus. Erinnern Sie sich an das cross-country Flugticket? Wenn es Zeit ist, Ihre Reise zu buchen: Werden Sie eine Reiseagentur anrufen und unnötige Servicegebühren zahlen? Oder moderne Reise-Tools nutzen, die Online-Buchung erlauben – was letztlich Zeit und Geld spart und Ihnen Ruhe für die bevorstehende Reise gibt?

Tom Kieley ist Mitgründer und CEO von SourceDay, einem Anbieter von Supply-Chain-Performance-Software.