6 Best Practices für die Bestandsverfolgung im Gesundheitswesen

Gesundheitsorganisationen verlassen sich auf Geräte, Werkzeuge und andere Ressourcen, um Patienten eine qualitativ hochwertige Gesundheitsversorgung zu bieten. Dazu gehören nicht nur die medizinischen Geräte, die in der direkten Pflege verwendet werden, sondern auch die Computer und andere Vermögenswerte, auf die sich Gesundheitsunternehmen verlassen, um Patientenakten, medizinische Abrechnungen und andere Prozesse zu verwalten, die im Hintergrund ablaufen.
Effiziente Bestandsverfolgung ist ein Muss für Gesundheitsorganisationen, um eine effiziente Leistungserbringung sicherzustellen und verlorene und gestohlene Geräte zu reduzieren. Schätzungen zufolge kosten verlorene und gestohlene Geräte US-Krankenhäuser derzeit etwa 4.000 US-Dollar pro Bett und Gerätediebstahl kostet Krankenhäuser mindestens 52 Millionen US-Dollar pro Jahr. Befolgen Sie diese Best Practices, um die Prozesse zur Nachverfolgung von Gesundheitsressourcen zu verbessern.

1. Führen Sie eine vollständige Bestandsprüfung durch und kennzeichnen Sie alle Assets mit eindeutigen Identifikationsnummern.

Kategorisierung von Vermögenswerten nach Typ, Dokumentation des Vermögenswerts, Betriebsjahre, Herstellerinformationen, Ersatzteillieferanten, und andere Informationen zu jedem Asset erleichtern die langfristige Verwaltung von Assets. Der vorhandene Betriebsstatus aller Anlagen sollte dokumentiert werden, ebenso wie alle früheren Wartungsaufzeichnungen.
Die Kategorisierung von Anlagen nach Typ ist während der ersten Bestandsprüfung von entscheidender Bedeutung, da Anlagen unterschiedlicher Art auch eindeutige Wartungspläne erfordern andere unterschiedliche Asset-Management-Verfahren, die für den Asset-Typ oder die Asset-Kategorie einzigartig sind. Eine vollständige Bestandsprüfung und Kennzeichnung aller vorhandenen Assets ist die Grundlage für solide Asset-Management-Praktiken für Gesundheitsorganisationen und unterstützt die anderen unten beschriebenen Best Practices.

2. Wählen Sie Asset-Tags und Barcode-Etiketten, die für die Anwendung geeignet sind.

Assets im Gesundheitswesen können regelmäßigen Desinfektionsverfahren oder anderen Umweltgefahren ausgesetzt sein, daher ist es unerlässlich, Asset-Tags auszuwählen, die einer regelmäßigen Belastung durch diese Bedingungen standhalten. Es gibt auch Asset-Tag-Lösungen für hochwertige Geräte, die häufig verloren gehen oder gestohlen werden. Zerstörbare Etiketten aus Vinyl und manipulationssichere Strichcode-Etiketten hinterlassen zum Beispiel eindeutige Beweise für Manipulationen und schrecken vor Diebstahl ab.
Folienetiketten und Polyester-Strichcode-Etiketten sind geeignete Optionen für die Kennzeichnung vieler Gegenstände im Gesundheitswesen, wie z. B. Computerausrüstung, während Metalphoto ® Asset-Tags aus Aluminium und Metalphoto®-Folienetiketten eignen sich ideal zum Etikettieren hochwertiger Assets für dauerhafte Haltbarkeit, und zweiteilige Asset-Tags sind nützlich für die Vereinfachung der Dokumentation und Aufbewahrung von Aufzeichnungen, ein häufiger Schwachpunkt, wenn es um die Gesamteffizienz im Gesundheitswesen geht Sektor.

3. Optimieren Sie die Geräteauslastung mit einer Bestandsverwaltungslösung.

Viele Krankenhäuser investieren zu viel in Vermögenswerte, um die Schwierigkeit zu kompensieren, wichtige Vermögenswerte schnell zu finden. Durch die Implementierung eines Krankenhaus-Bestandsverwaltungssystems können Organisationen redundante, unnötige Gerätekäufe reduzieren (oder sogar eliminieren), indem sie die Gerätenutzung optimieren.
Die Kennzeichnung von Vermögenswerten und die Dokumentation der Gerätestandorte in einer zentralen Datenbank erleichtert es dem Personal, die Geräte leicht zu finden , Verbrauchsmaterialien und Ausrüstung, die sie für eine effiziente Versorgung benötigen. Außerdem wird es einfacher, den komplexen Test-, Inspektions- und Wartungsprozess zu verwalten, der für Organisationen im Gesundheitswesen erforderlich ist, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten.

4. Entwickeln Sie ein Asset-Lifecycle-Management-System.

Asset-Tracking kann in Kombination mit Asset-Management-Softwarelösungen zur Verwaltung des Asset-Lebenszyklus verwendet werden für verschiedene Arten von Vermögenswerten. Mit dieser Methode überwachen Gesundheitsorganisationen den Zustand von Vermögenswerten, verwalten Wartungspläne und verfolgen die mit einzigartigen Vermögenswerten verbundenen Lebenszykluskosten. Unternehmen können sich dafür entscheiden, Vermögenswerte zu ersetzen, nachdem sie vollständig abgeschrieben sind, um die Sicherheit zu verbessern, indem ältere Vermögenswerte außer Betrieb genommen werden, bevor Unfälle oder dauerhafte Ausfälle auftreten. Zum Beispiel können Gesundheitsdienstleister mit robusten historischen Asset-Daten leicht die Assets identifizieren, die andere des gleichen Typs übertreffen, sodass Käufer Hersteller auswählen können, die den besten Lebenszeitwert bieten, wenn es an der Zeit ist, veraltete Geräte zu ersetzen.

5. Implementieren Sie vorbeugende Wartung.

Krankenhäuser und andere Gesundheitsorganisationen verwalten eine große Menge hochwertiger Vermögenswerte. Die Bestandsverfolgung kann die Verwaltung vorbeugender Wartungsprogramme rationalisieren, wodurch die Häufigkeit unerwarteter Ausfälle reduziert werden kann, indem potenzielle Geräteprobleme erkannt werden, bevor sie zu Unterbrechungen führen. Darüber hinaus verlängert die laufende vorbeugende Wartung in der Regel die Nutzungsdauer dieser kostspieligen Anlagen, indem sie in einem optimalen Betriebszustand gehalten werden. Asset-Tracking-Lösungen können auch Krankenhäusern und anderen Anbietern dabei helfen, Desinfektionsverfahren zu verfolgen, um nosokomiale Infektionen zu reduzieren.

6. Implementieren Sie ein Check-in/Check-out-System.

Wenn Assets mit eindeutigen Identifikationsnummern gekennzeichnet sind, können Gesundheitsorganisationen Check-in/Check-out-Systeme implementieren, um Anbietern und Mitarbeitern Verfügbarkeits- und Standortinformationen in Echtzeit zur Verfügung zu stellen. Im Laufe der Zeit gesammelte Daten ermöglichen die Optimierung von Investitionen:Assets, die häufig nachgefragt und bei Bedarf nicht verfügbar sind, sollten im Inventar einer Gesundheitseinrichtung dupliziert werden.
Wenn mehrere identische Assets vorhanden sind, aber selten alle gleichzeitig verwendet werden, die meisten Unternehmen reduzieren die Anzahl der Assets in ihrem Bestand, wenn diese vorhandenen Assets außer Betrieb genommen werden. Das Ergebnis? Niedrigere Gerätekosten, ohne die Verfügbarkeit wichtiger Geräte zu opfern.
Gesundheitseinrichtungen können in vielerlei Hinsicht von der Bestandsverfolgung profitieren, aber die Befolgung bewährter Verfahren zur Verfolgung von Gesundheitsressourcen gewährleistet eine optimierte Bestandsverwaltung, senkt Kosten und verbessert letztendlich die Versorgung.