Eine einfache Anleitung zur erfolgreichen Implementierung von CMMS-Software

Sie haben sich für eine CMMS-Software entschieden, um mehr Betriebszeit und besseres Tracking zu erhalten. Da Sie jedoch noch nie zuvor eine implementiert haben, kann der Prozess einschüchternd wirken. Die gute Nachricht ist, dass das Team von Hippo viele erfolgreiche CMMS-Implementierungen durchgeführt hat. Wir sind hier um zu helfen. Hier ist wie.

Bei der Implementierung von CMMS-Software gibt es keine Garantien. Einige schätzen sogar, dass die Ausfallrate branchenübergreifend bis zu 80 % beträgt.

Welche Schritte können Sie unternehmen, um den Erfolg sicherzustellen?

Laut Hippo-Implementierungsspezialistin Carla Prentice ist es genauso wichtig, wie Sie über Ihre Daten denken, wie was Sie damit machen.

Bevor Sie überhaupt mit Ihrer CMMS-Implementierung beginnen, sollten Sie Ihre Einstellung zu Daten ändern

Hier sind einige wichtige Schritte, die Sie unternehmen können, noch bevor Sie sich voll und ganz der Anschaffung eines CMMS verschrieben haben:

1. Beginnen Sie damit, Daten als wertvoll zu behandeln.
2. Entwickeln Sie Prozesse, um sie sicher zu halten
3. Versuchen Sie, es für eine bessere Entscheidungsfindung zu nutzen.

Es spielt keine Rolle, ob Sie ein großer Betrieb oder ein Kleinunternehmer sind, der mit mehreren Rollen jongliert; Sie können immer mit den Grundlagen beginnen. Spüren Sie all diese alten Papier-O&M-Handbücher, Blaupausen und Garantien auf. Auch wenn Sie möglicherweise immer noch mit papier- oder tabellenbasierten Arbeitsaufträgen arbeiten, die langsam und fehleranfällig sein können, versuchen Sie, so viele Ihrer Daten wie möglich zu speichern. Bewahren Sie Ihre Unterlagen an einem Ort auf und sichern Sie diese Computerdateien. Gehen Sie dann Ihre On-Demand-Arbeitsaufträge durch und suchen Sie nach Trends. Wenn zum Beispiel das Waschbecken im Badezimmer im dritten Stock alle drei Monate leckt, versuchen Sie, alle zweieinhalb einen PM zu bestellen, der das überprüft.

Die Arbeit mit diesen älteren Methoden ist frustrierend, aber es hilft jedem, die Rolle der Daten zu verstehen und zu schätzen, was sie liefern können.

Sobald Sie bereit sind, ein CMMS zu implementieren, geht es darum, vorausschauend zu planen und die Dinge in der richtigen Reihenfolge zu erledigen.

Stellen Sie das richtige CMMS-Softwareimplementierungsteam zusammen

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens müssen Sie die richtigen Personen in die Einrichtung der IPS-Datenbank einbeziehen.

Nachdem sie an vielen Projekten gearbeitet hat, ermutigt Carla Organisationen jetzt immer dazu, über Wege nachzudenken, wie sie Unterstützung und interne Unterstützung für das Projekt schaffen und fördern können. Fragen Sie sich:

• Wer muss das Projekt unterstützen, damit es ein Erfolg wird?
• Wer wird am schwersten zu überzeugen sein?
• Wie kann ich ihnen den Wert des Projekts demonstrieren?

Versuchen Sie für die letzte Frage, Ihren Pitch zuzuschneiden. Wenn Sie mit Technikern sprechen, konzentrieren Sie sich darauf, wie ein gutes CMMS das Leben stressfreier macht. Wenn Sie die Arbeit im Voraus planen können, gibt es weniger Überraschungen, weil Sie kleine Probleme finden und beheben, bevor sie zu großen Problemen werden können. Aber mit anderen Personen in der Organisation könnten Sie erklären, wie die Software Ihnen hilft, Ausgaben zu verfolgen, was immer der erste Schritt zur Kostensenkung ist.

Nach Carlas Erfahrung müssen erfahrene Techniker selten überzeugt werden. Der Mythos vom „Oldtimer“, der Technik meidet und sich weigert, sich zu verändern, ist genau das, ein Mythos. Tatsächlich sind erfahrene Techniker oft die besten Kontaktpunkte zwischen Hippo und der Organisation. Sie wissen alles über die Einrichtung und sind begeistert von der Standardisierung und Rationalisierung von Arbeitsabläufen.

Vor allem muss das Team ein Gefühl der Eigenverantwortung sowohl für die Implementierung als auch für die endgültige IPS-Datenbank haben. Da sie letztendlich diejenigen sind, die es am häufigsten verwenden, müssen sie sicherstellen, dass es ihre Arbeitsabläufe und Ziele widerspiegelt.

Und im nächsten Schritt machen sie das möglich.

Entscheiden Sie, wie Sie die Daten in der CMMS-Software anordnen

Carla spielt gerne Computerspiele, in denen man virtuelle Welten baut. Wenn sie mit Teams zusammenarbeitet, um Datenbanken einzurichten, möchte sie, dass sie sich vorstellen, dass sie mit ihr spielen. „Ich bitte sie, sich vorzustellen, wie sie alles organisieren werden. Was ist die Grundlage? Wie hängt das alles zusammen?“

Entwerfen Sie eine Informationsarchitektur mit einer klaren Hierarchie

Es lohnt sich, diese Begriffe zuerst zu definieren. Informationsarchitektur bedeutet einfach, wie Sie Ihre Daten organisieren. Informationshierarchie ist, wie Sie einige Daten als wichtiger behandeln.

Stellen Sie sich vor, Sie möchten die Garage ausräumen. Nun, wo stellt man den Rasenmäher am besten ab? Es sollte durch die Hintertür gehen, weil es dann einfach ist, es in den Hinterhof zu schieben. Was ist mit dem Reserveradheber? Sie verwenden es selten, damit es hinten in einem niedrigen Regal stehen kann. Jetzt ist es sicher aus dem Weg. Für jeden Artikel finden Sie einen Platz, der zu Ihrer Verwendung passt.

Für Ihre Daten gilt im Grunde dasselbe. Sie müssen Wege finden, es so zu organisieren, dass es zu Ihrer Verwendung passt. Laut Carla treffen viele Menschen diese Entscheidungen aufgrund ihrer Branche. Beispielsweise konzentrieren sich Hersteller auf Vermögenswerte und Ausrüstung. Hotels bevorzugen jedoch eine Architektur, die sich eher am Standort orientiert.

Carla ermutigt das Team, sich in der Einrichtung umzusehen und darüber nachzudenken, wie sie ihre Daten organisieren wollen. Nach Zimmer? Abteilung? Werden sie in einem Raum die Vermögenswerte in Produktionslinien aufteilen? Sollten sie jede Produktionslinie in einzelne Ausrüstungsteile unterteilen? Dies sind wichtige Entscheidungen, denn wie Sie die Daten organisieren, wirkt sich darauf aus, wie Sie Ihre Wartungsprogramme verfolgen.

Wählen Sie einen Namen für alles, was Sie pflegen und nachverfolgen müssen

Da Namen einen großen Teil der Architektur ausmachen, spricht Carla schon früh im Prozess über sie. „Wir können Asset-IDs und Seriennummern verwenden, aber Sie müssen auch an den Endbenutzer denken. Woher sollen sie wissen, dass sie an der richtigen Ausrüstung arbeiten?“

Sie möchte, dass das Implementierungsteam den Sprung von „dem Raum mit drei Boilern darin“ zu „Boiler Eins, Boiler Zwei und Boiler Drei“ macht. Es scheint wirklich einfach zu sein, und das ist es auch. Aber es ist auch kritisch. Wenn Sie Ihre Vermögenswerte genau nachverfolgen möchten, brauchen Sie Möglichkeiten, genau darüber zu sprechen.

Stellen Sie sich das so vor:Was lernt ein Arzt als Erstes auf der Medizinschule? Die Namen für alle Körperteile.

Carla hat viele Ideen, was Sie tun können, um erfolgreich zu sein. Sie hat auch Ratschläge, wie Sie einige häufige Hindernisse vermeiden können.

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um die CMMS-Implementierung abzuschließen

Wie lange es dauert, hängt von vielen Faktoren ab, darunter:

• Industrie
• Qualität vorhandener Daten
• Anzahl der Vermögenswerte und Ausrüstung
• Größe des Implementierungsteams

Es kommt auch auf das Alter der Geräte an. Wenn Sie eine neuere Einrichtung mit moderner Ausrüstung haben, ist es einfacher, Asset-IDs und Seriennummern aufzuspüren. Und oft können Sie digitale Handbücher und Schaltpläne direkt von der Website des Herstellers herunterladen oder anfordern. Bei älteren Geräten muss jedoch möglicherweise jemand herumlaufen und Namen von zerkratzten Typenschildern kopieren.

Auch die Größe und Anzahl der Einrichtungen spielt eine Rolle. Carla nennt Beispiele an beiden Enden des Spektrums:ein kleiner Produktionsbetrieb mit einem Raum im Vergleich zu einer bewachten Wohnanlage mit vielen Gebäuden, die über mehrere Standorte verteilt sind.

Der Schlüssel ist, nicht zu hetzen und realistisch zu planen. Einer der wichtigsten Wege, auf denen Carla Implementierungsteams hilft, besteht darin, mit ihnen zusammenzuarbeiten, um angemessene Zeitpläne und erreichbare Meilensteine ​​festzulegen.

Entwickeln Sie präventive Wartungs- und andere Programme, nachdem Sie Ihre Daten gespeichert haben

Manchmal haben Organisationen einen bestehenden vorbeugenden Wartungsplan, den sie als Grundlage für ihre CMMS-Datenbank verwenden möchten. Das Problem ist, dass sie versuchen, sich in die falsche Richtung zu bewegen.

Zuerst müssen Sie Ihre Vermögenswerte, Ausrüstung und Ihr Inventar in der Datenbank einrichten. Sie müssen alles benannt und organisiert haben. Dann können Sie damit beginnen, geplante Inspektionen und Aufgaben einzurichten.

Sie können einen PM nicht zur Inspektion eines Assets einplanen, wenn dieses Asset keinen Namen im System hat. Es gibt keine Möglichkeit, die zugehörigen Teile und Materialien des PM einzuschließen, wenn Sie den Bestand nicht zur Datenbank hinzugefügt haben.

Sie können sich ein vorbeugendes Wartungsprogramm wie das Dach des Hauses vorstellen, das Sie bauen. Es ist nicht möglich, zuerst das Dach zu machen.

Nächste Schritte

Einige Organisationen entscheiden sich dafür, einen Großteil der Arbeit selbst zu erledigen. Die Implementierungsspezialisten von Hippo helfen ihnen dabei, sie durch den Prozess zu führen, aber die Organisation erledigt die Kleinarbeit, wenn es darum geht, die Daten zu sammeln. Zum Beispiel kann Carla jedem schnell beibringen, wie man Bilder hochlädt, sodass jeder Datensatz ein Bild des zugehörigen Assets enthält. Aber es liegt an jemandem in der Organisation, zu dem Objekt zu gehen, dieses Foto zu machen und es hochzuladen.

Für andere Organisationen ist es viel sinnvoller, professionelle Auditoren vor Ort hinzuzuziehen, und Hippo bietet diese Option ebenfalls an. Aber der einzige Weg, um herauszufinden, welche Option für Ihre spezifische Situation am besten geeignet ist, besteht darin, Kontakt aufzunehmen und Kontakt aufzunehmen.

Je mehr wir über Ihre Herausforderungen und Ziele wissen, desto mehr können wir Ihnen helfen.